Jahresabschluss: welche Unterlagen braucht das Treuhandbüro vom Kunden?

Warum die Unterlagen über den Abschluss entscheiden

Ein Jahresabschluss ist nur so gut wie die Unterlagen, auf denen er beruht. Das Treuhandbüro kann Bilanz und Erfolgsrechnung erst erstellen, wenn die Kundin oder der Kunde Kontoauszüge, offene Rechnungen, Inventar und Lohnangaben vollständig geliefert hat. Fehlt etwas, verschiebt sich der Abschluss, und mit ihm die Steuererklärung und allfällige Korrekturen bei der Mehrwertsteuer.

Diese Checkliste zeigt, welche Unterlagen typischerweise gebraucht werden und auf welche gesetzlichen Vorgaben sie zurückgehen. Sie ersetzt nicht die Liste, die das Büro für das einzelne Mandat festlegt. Welche Unterlagen tatsächlich nötig sind, hängt von Rechtsform, Branche und Grösse des Unternehmens ab.

Was das Obligationenrecht verlangt

Zur Buchführung und Rechnungslegung verpflichtet sind juristische Personen sowie Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit einem Umsatzerlös von mindestens 500 000 Franken im letzten Geschäftsjahr (Art. 957 Abs. 1 OR). Kleinere Einzelunternehmen und Personengesellschaften müssen lediglich über Einnahmen und Ausgaben sowie die Vermögenslage Buch führen (Art. 957 Abs. 2 OR). Die ordentliche Buchführung umfasst nach dem KMU-Portal des Bundes ein Inventar, eine vollständige Bilanz und eine Erfolgsrechnung.

Daraus ergeben sich die Anforderungen an die Unterlagen:

• Belegnachweis: Für die einzelnen Buchungsvorgänge gilt der Belegnachweis (Art. 957a Abs. 2 Ziff. 2 OR). Als Buchungsbeleg gelten alle Aufzeichnungen auf Papier oder elektronisch, die nötig sind, um den Geschäftsvorfall nachzuvollziehen (Art. 957a Abs. 3 OR).
• Jahresrechnung: Sie besteht aus Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang (Art. 958 Abs. 2 OR). Neben den Zahlen des Geschäftsjahres sind die Vorjahreswerte anzugeben (Art. 958d Abs. 2 OR).
• Abgrenzung: Aufwände und Erträge sind zeitlich und sachlich abzugrenzen (Art. 958b Abs. 1 OR). Überschreiten die Nettoerlöse aus Lieferungen und Leistungen oder die Finanzerträge 100 000 Franken nicht, kann auf die zeitliche Abgrenzung verzichtet und auf Ausgaben und Einnahmen abgestellt werden (Art. 958b Abs. 2 OR).
• Nachweis der Positionen: Der Bestand der einzelnen Positionen in Bilanz und Anhang ist durch ein Inventar oder auf andere Art nachzuweisen (Art. 958c Abs. 2 OR).
• Frist: Der Geschäftsbericht muss innerhalb von sechs Monaten nach Ablauf des Geschäftsjahres erstellt und dem zuständigen Organ zur Genehmigung vorgelegt werden (Art. 958 Abs. 3 OR).

Für kleinere Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit vereinfachter Buchführung gelten die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung sinngemäss (Art. 957 Abs. 3 OR). Die Liste fällt dort meist kürzer aus: Einnahmen, Ausgaben und die Vermögenslage müssen trotzdem belegt sein. Welche der folgenden Punkte ein solches Mandat betreffen, entscheidet das Büro im Einzelfall.

Checkliste 1: Bank, Post und Kasse

• Kontoauszüge aller Geschäftskonten bis zum Bilanzstichtag, auch von Konten, die im Lauf des Jahres eröffnet oder geschlossen wurden.
• Saldobestätigungen oder Jahresauszüge zum Stichtag, damit der Bestand nachgewiesen ist.
• Kassenbuch oder Kassenbelege und der gezählte Kassenbestand am Stichtag.
• Kreditkarten- und Zahlungsdienstabrechnungen, die über das Geschäft laufen.
• Darlehens- und Hypothekarverträge mit Zins- und Saldoausweis.

Checkliste 2: offene Rechnungen und Abgrenzungen

• Liste der offenen Kundenrechnungen (Debitoren) am Stichtag, mit Hinweis auf zweifelhafte Forderungen.
• Liste der offenen Lieferantenrechnungen (Kreditoren) am Stichtag.
• Rechnungen, die nach dem Stichtag eingegangen sind, aber Leistungen aus dem alten Jahr betreffen.
• Im Voraus bezahlte oder erhaltene Beträge, etwa Mieten, Versicherungsprämien oder Abonnemente, für die Abgrenzung nach Art. 958b OR.
• Angefangene Arbeiten und noch nicht verrechnete Leistungen.

Checkliste 3: Inventar und Anlagen

• Warenlager oder Material am Stichtag, gezählt und bewertet, als Nachweis nach Art. 958c Abs. 2 OR.
• Rechnungen für Anschaffungen im Geschäftsjahr, etwa Maschinen, Fahrzeuge, Informatik oder Mobiliar.
• Angaben zu verkauften oder ausgeschiedenen Anlagen.
• Leasing- und Mietverträge, die neu abgeschlossen oder beendet wurden.
• Bei Liegenschaften: Unterlagen zu Investitionen und Unterhalt.

Checkliste 4: Löhne und Sozialversicherungen

Bei Unternehmen mit Angestellten gehört die Lohnbuchhaltung zum Abschluss. Die Ausgleichskasse setzt provisorische Akontobeiträge fest, die auf der voraussichtlichen Lohnsumme beruhen. Die definitiven Beiträge richten sich nach der Lohndeklaration, die nach dem Merkblatt 2.01 der Informationsstelle AHV/IV (Stand 1. Januar 2026) spätestens bis 30. Januar nach Ende des Beitragsjahres bei der Ausgleichskasse eingereicht werden muss. Bei verspäteter Einreichung sind Verzugszinsen auf allfälligen Differenzen geschuldet. Viele Ausgleichskassen nehmen die Lohndeklaration auch elektronisch entgegen, etwa über die einheitliche Lohnmeldung ELM.

• Lohnjournal des ganzen Jahres und die Lohnmutationen (Eintritte, Austritte, Lohnänderungen).
• Lohndeklaration an die Ausgleichskasse und deren Abrechnung der Differenz zu den Akontobeiträgen.
• Abrechnungen von Pensionskasse, Unfall- und Krankentaggeldversicherung.
• Spesenabrechnungen und allfällige Naturalbezüge.

Checkliste 5: Mehrwertsteuer

Für mehrwertsteuerpflichtige Kunden ist der Abschluss auch der Moment, die Abrechnungen des Jahres zu prüfen. Stellt die steuerpflichtige Person beim Jahresabschluss Mängel fest, muss sie diese spätestens in der Abrechnung über jene Periode korrigieren, in die der 180. Tag seit Ende des Geschäftsjahres fällt (Art. 72 Abs. 1 MWSTG). Die ESTV nennt dafür die Berichtigungsabrechnung.

• Alle eingereichten MWST-Abrechnungen des Geschäftsjahres.
• Abrechnung und Kontoauszug der ESTV mit allfälligen Zinsen.
• Angaben zu Eigenverbrauch und zu Leistungen, die anders als üblich zu behandeln sind.

Mehr zu Perioden, Fristen und Verzugszins steht im Ratgeber zur MWST-Abrechnung.

So holt das Treuhandbüro die Unterlagen ein: Schritt für Schritt

1. Liste pro Mandat festlegen: aus den Checklisten oben nur übernehmen, was für dieses Unternehmen gilt.
2. Termin setzen: rückwärts gerechnet von der Frist für die Steuererklärung und den sechs Monaten nach Art. 958 Abs. 3 OR.
3. Liste früh verschicken: am besten vor dem Bilanzstichtag, damit Inventar und Kassenbestand am Stichtag erhoben werden.
4. Eingang pro Punkt abhaken: was da ist, was fehlt, was unvollständig ist.
5. Gezielt nachfragen: die fehlenden Unterlagen einzeln aufzählen, nicht nur «es fehlt noch etwas».
6. Frist prüfen: Reichen die Unterlagen nicht rechtzeitig, die Fristerstreckung für die Steuererklärung beantragen, bevor die Frist abläuft.
7. Abschluss besprechen und die unterzeichnete Jahresrechnung ablegen.

Nach dem Abschluss: aufbewahren

Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsbericht und Revisionsbericht sind zehn Jahre aufzubewahren, die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres (Art. 958f Abs. 1 OR). Geschäftsbericht und Revisionsbericht sind schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren (Art. 958f Abs. 2 OR). Geschäftsbücher und Belege dürfen auch elektronisch aufbewahrt werden, wenn die Übereinstimmung mit den Geschäftsvorfällen gewährleistet ist und sie jederzeit lesbar gemacht werden können (Art. 958f Abs. 3 OR). Details stehen im Ratgeber zu den Aufbewahrungsfristen.

Und Meyssens?

Meyssens ist ein Einzelunternehmen in Lausen (BL) und hat noch keine Kunden. Für Treuhandbüros planen wir eine Unterlagen-Erinnerung, individuell auf Anfrage: Das Büro legt pro Mandat fest, welche Unterlagen erwartet werden, der Baustein zeigt die Lücken und bereitet eine Nachfrage als Entwurf vor, die das Büro selbst prüft und versendet. Der Fristenkalender mit Belegeingang ist in der Pilotphase, das Register für Aufbewahrungsfristen individuell auf Anfrage. Was im Abschluss steht, entscheidet immer das Büro.