Unterlagen-Erinnerung für Treuhandbüros
Der Baustein vergleicht pro Mandat und Periode, welche Unterlagen erwartet werden und welche eingegangen sind. Für jede Lücke liegt ein Mailentwurf mit den offenen Punkten bereit. Das Büro liest, passt an und versendet selbst.
Beispiel
Offene Unterlagen · Q3
- Beispiel GmbH2 offen · Bankauszug Sept., Leasingvertrag
- Muster Sanitär AGvollständig
Entwurf an Beispiel GmbH
Für den Abschluss Q3 fehlen uns noch: der Bankauszug September und der Leasingvertrag. Wir wären froh um die Unterlagen bis …
Checkliste pro Mandat und Periode, Versand durch das Büro. Erfundene Beispieldaten.
Beispielansicht, wie das Produkt aussehen könnte. Das Produkt ist in Planung.
Wer was übernimmt
Heute von Hand
Für Abschlüsse, MWST-Abrechnungen und Löhne braucht das Büro Unterlagen der Mandantinnen und Mandanten: Bankauszüge, Belege, Lohnmutationen. Run my Accounts nennt in seiner Partnerunterlage als typische Mandantenpflichten etwa Bankauszüge innert 10 Tagen nach Monatsende und Lohnmutationen bis zum 15. des Monats. Fehlt etwas, wird nachtelefoniert oder eine E-Mail einzeln geschrieben. Wie viel Zeit das in Schweizer Büros kostet, ist nicht belegt. Eine Umfrage von TREUHAND|SUISSE und bexio aus dem Jahr 2016 mit rund 80 Firmen ergab, dass 60 Prozent der Treuhänder einen grossen Teil ihrer Arbeitszeit mit Administration verbringen; die Zahl ist alt und nur ein Anhaltspunkt.
Das übernimmt der Baustein
Pro Mandat und Periode legt das Büro eine Checkliste fest: welche Konten, welche Belegarten, welche Lohnangaben. Der Baustein vergleicht die Checkliste mit dem, was im Eingang liegt, und zeigt pro Mandat die offenen Punkte. Daraus schreibt er einen Entwurf an die Mandantin oder den Mandanten, der die fehlenden Unterlagen einzeln aufzählt und den gewünschten Termin nennt. Der Entwurf liegt im Postausgang des Büros zur Prüfung bereit. Nach dem Versand merkt sich der Baustein das Datum und schlägt bei Bedarf eine zweite Erinnerung vor, wiederum als Entwurf.
Das entscheiden Sie
Welche Unterlagen ein Mandat braucht und bis wann, legt das Büro fest. Jeder Entwurf wird gelesen, angepasst und vom Büro selbst versendet; der Baustein verschickt nichts. Ob eine fehlende Unterlage ein Problem ist oder später nachgereicht werden kann, entscheidet die zuständige Person im Büro.
Entwürfe ja, automatischer Versand nein. Jeder Baustein bereitet vor: Entwürfe, Listen und Hinweise. Was Ihren Betrieb verlässt, gibt ein Mensch frei.
Für wen
Für Treuhandbüros mit vielen kleinen Mandaten, bei denen Unterlagen regelmässig fehlen. Für Büros, die Nachfragen heute einzeln schreiben oder am Telefon erledigen.
Aufwand: klein bis mittel (Einschätzung)
Das ist eine Einschätzung aus unserer Recherche, keine gemessene Grösse. Belegte Schweizer Zahlen dazu, wie viel Handarbeit in diesem Ablauf heute anfällt, gibt es nicht. Den tatsächlichen Aufwand bestimmt vor allem, welche Software Sie heute nutzen und welche Exporte sie bietet.
Daten und Schutz
Die Entwürfe enthalten Namen, Kontaktangaben und die Liste der fehlenden Unterlagen, also Personendaten. Inhalte von Belegen oder Konten liest der Baustein für die Erinnerung nicht. Für die treuhänderische Tätigkeit gilt laut TREUHAND|SUISSE nicht das strafrechtliche Berufsgeheimnis nach Art. 321 StGB, sondern die Geheimhaltung als Treuepflicht aus dem Auftragsrecht und das Datenschutzgesetz. Deshalb gelten die Bedingungen unten.
- Vertrag zur Auftragsbearbeitung, bevor echte Daten verarbeitet werden
- Hosting in der Schweiz
- Datenminimierung: nur die Angaben, die der Ablauf wirklich braucht
Weitere Bausteine und passende Seiten
Alle zehn geplanten Bausteine für Treuhandbüros und drei Abläufe stehen auf der Branchenseite.
Fristenkalender und Belegeingang für Treuhandbüros
Ein Fristenkalender pro Mandat für MWST-Abrechnungen, Steuererklärungen und eigene Termine, dazu ein geordneter Belegeingang mit Checkliste. Der Baustein erinnert und bereitet Nachfragen als Entwurf vor. Die Treuhänderin oder der Treuhänder entscheidet.
Mehr erfahren In PlanungRegister für Aufbewahrungs- und Löschfristen
Das Register führt pro Dossier das Geschäftsjahr und das Datum, bis zu dem die Unterlagen aufzubewahren sind. Es listet Dossiers, deren Frist abgelaufen ist, und schlägt die Prüfung vor. Gelöscht wird nie automatisch.
Mehr erfahrenAufbewahrungsfristen für Buchhaltung und Belege
Zehn Jahre, 20 Jahre und was digital gilt, mit Quellen.
WeiterlesennDSG für KMU: Checkliste
Informationspflicht, Auftragsbearbeitung und Datensicherheit.
WeiterlesenHäufige Fragen
Verschickt der Baustein Erinnerungen automatisch?
Nein. Er schreibt Entwürfe. Das Büro liest jeden Entwurf, passt ihn an und versendet ihn selbst.
Liest der Baustein Kontoauszüge oder Belege?
Für die Erinnerung nicht. Er prüft nur, ob eine erwartete Unterlage eingegangen ist, zum Beispiel der Auszug eines Kontos für einen bestimmten Monat.
Gilt für Treuhandbüros das Berufsgeheimnis?
Laut einem Beitrag von TREUHAND|SUISSE aus dem Jahr 2019 gilt Art. 321 StGB für die treuhänderische Tätigkeit nicht. Es gelten die Geheimhaltung als Treuepflicht aus dem Auftragsrecht und das Datenschutzgesetz. Für den Einzelfall ist das keine Rechtsberatung.
Quellen und Hinweis
Das könnte Sie auch interessieren
Treuhandbüros
Mandantenanfragen schneller beantworten und Mandanten regelmässig informieren.
Mehr zu Treuhandbüros RatgeberAufbewahrungsfristen für Buchhaltung und Belege
Zehn Jahre nach Art. 958f OR, 20 Jahre für MWST-Unterlagen zu Immobilien, digitale Ablage nach GeBüV: Überblick mit Quellen und Checkliste.
Mehr zu Aufbewahrungsfristen für Buchhaltung und Belege RatgebernDSG für KMU: Checkliste
Was KMU nach dem Schweizer Datenschutzgesetz tun müssen: Datenschutzerklärung, Verzeichnis, Auftragsbearbeiter, Pannen.
Mehr zu nDSG für KMU: ChecklisteInteresse an diesem Baustein?
Hinterlassen Sie uns Ihre Angaben. Die Anfrage ist unverbindlich und kostenlos.
← Zurück zu Treuhandbüros