Register für Aufbewahrungs- und Löschfristen
Das Register führt pro Dossier das Geschäftsjahr und das Datum, bis zu dem die Unterlagen aufzubewahren sind. Es listet Dossiers, deren Frist abgelaufen ist, und schlägt die Prüfung vor. Gelöscht wird nie automatisch.
Beispiel
Aufbewahrung · Frist abgelaufen
- Beispiel GmbH · Geschäftsjahr 201510 Jahre · abgelaufen Ende 2025
- Muster Immobilien AG · MWST Liegenschaft20 Jahre · bis Ende 2035
- Arbeitsanweisung Buchführung 2015gleich lang wie die Bücher
Nur Metadaten, gelöscht wird nie automatisch. Erfundene Beispieldaten.
Beispielansicht, wie das Produkt aussehen könnte. Das Produkt ist in Planung.
Wer was übernimmt
Heute von Hand
Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsbericht und Revisionsbericht sind zehn Jahre aufzubewahren, und die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres (Art. 958f Abs. 1 OR). Für bestimmte MWST-Unterlagen zu unbeweglichen Gegenständen nennt WEKA eine Aufbewahrung von 20 Jahren (Art. 70 Abs. 3 MWSTG). Auch Arbeitsanweisungen zur Buchführung sind so lange aufzubewahren wie die Bücher, die danach geführt wurden (Art. 4 Abs. 2 GeBüV). In vielen Büros steht trotzdem nirgends, wann ein Dossier gelöscht werden darf, und alte Ablagen bleiben einfach liegen. Das Letzte ist eine Einschätzung, Zahlen dazu haben wir nicht.
Das übernimmt der Baustein
Für jedes Dossier hält das Register fest: Mandat, Art der Unterlagen, Geschäftsjahr und die geltende Frist. Standard sind zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahres; für Unterlagen, die das Büro als MWST-Unterlagen zu Immobilien markiert, setzt das Register 20 Jahre. Die Regeln stellt das Büro selbst ein und kann sie pro Dossier ändern. Einmal im Jahr zeigt eine Liste die Dossiers, deren Frist abgelaufen ist, mit dem Hinweis, was vor einer Löschung zu prüfen ist, etwa laufende Verfahren oder ein noch aktives Mandat. Die Arbeitsanweisungen des Büros führt das Register als eigene Dossiers mit.
Das entscheiden Sie
Ob ein Dossier gelöscht, länger aufbewahrt oder dem Mandanten übergeben wird, entscheidet das Büro. Der Baustein löscht nie selbst und verschiebt keine Dateien. Welche Frist im Einzelfall gilt, etwa bei Immobilien oder bei offenen Steuerverfahren, prüft ein Mensch.
Entwürfe ja, automatischer Versand nein. Jeder Baustein bereitet vor: Entwürfe, Listen und Hinweise. Was Ihren Betrieb verlässt, gibt ein Mensch frei.
Für wen
Für Treuhandbüros mit Archiven über viele Jahre und Mandate. Für Büros, die Aufbewahrung und Löschung bisher nicht systematisch geregelt haben.
Aufwand: klein (Einschätzung)
Das ist eine Einschätzung aus unserer Recherche, keine gemessene Grösse. Belegte Schweizer Zahlen dazu, wie viel Handarbeit in diesem Ablauf heute anfällt, gibt es nicht. Den tatsächlichen Aufwand bestimmt vor allem, welche Software Sie heute nutzen und welche Exporte sie bietet.
Daten und Schutz
Das Register enthält nur Metadaten: Dossierbezeichnung, Mandat, Geschäftsjahr, Frist und Status. Inhalte der Unterlagen liest es nicht. Weil Namen von Mandantinnen und Mandanten Personendaten sein können, gelten trotzdem die Bedingungen unten.
- Vertrag zur Auftragsbearbeitung, bevor echte Daten verarbeitet werden
- Hosting in der Schweiz
- Datenminimierung: nur die Angaben, die der Ablauf wirklich braucht
Weitere Bausteine und passende Seiten
Alle zehn geplanten Bausteine für Treuhandbüros und drei Abläufe stehen auf der Branchenseite.
Fristenkalender und Belegeingang für Treuhandbüros
Ein Fristenkalender pro Mandat für MWST-Abrechnungen, Steuererklärungen und eigene Termine, dazu ein geordneter Belegeingang mit Checkliste. Der Baustein erinnert und bereitet Nachfragen als Entwurf vor. Die Treuhänderin oder der Treuhänder entscheidet.
Mehr erfahren In PlanungUnterlagen-Erinnerung für Treuhandbüros
Der Baustein vergleicht pro Mandat und Periode, welche Unterlagen erwartet werden und welche eingegangen sind. Für jede Lücke liegt ein Mailentwurf mit den offenen Punkten bereit. Das Büro liest, passt an und versendet selbst.
Mehr erfahrenAufbewahrungsfristen für Buchhaltung und Belege
Zehn Jahre, 20 Jahre und was digital gilt, mit Quellen.
WeiterlesenHäufige Fragen
Wie lange muss die Buchhaltung aufbewahrt werden?
Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsbericht und Revisionsbericht zehn Jahre ab Ablauf des Geschäftsjahres (Art. 958f OR). Für bestimmte MWST-Unterlagen zu Immobilien nennt WEKA 20 Jahre. Den geltenden Gesetzestext prüfen wir vor dem Einsatz.
Löscht der Baustein abgelaufene Dossiers?
Nein. Er listet sie nur auf. Löschen, länger aufbewahren oder übergeben entscheidet das Büro.
Darf digital aufbewahrt werden?
Ja, wenn die Übereinstimmung mit den Geschäftsvorfällen gewährleistet ist und die Unterlagen jederzeit lesbar gemacht werden können (Art. 958f Abs. 3 OR). Für veränderbare Träger wie eine Cloud verlangt die Geschäftsbücherverordnung zusätzlich unter anderem einen unverfälschbaren Nachweis des Speicherzeitpunkts (Art. 9 GeBüV).
Quellen und Hinweis
- Art. 958f OR, Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher (droit-bilingue.ch, nicht amtlich)
- WEKA, Aufbewahrungsfristen: Compliance-Anforderungen an die Geschäftsunterlagen
- Geschäftsbücherverordnung (GeBüV), Fassung AS 2002 1399 (Fedlex, PDF)
- KMU-Portal des Bundes, Elektronische Aufbewahrung der Geschäftsbücher
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