Digitale Infrastruktur für Treuhandbüros
Treuhandbüros arbeiten mit Fristen, Unterlagen und vielen Rückfragen. Besonders in intensiven Phasen, etwa rund um Steuererklärungen und Jahresabschlüsse, wächst das Postfach schneller, als es abgearbeitet werden kann. Gleichzeitig ist Vertraulichkeit selbstverständlich. Digitale Helfer können Routinearbeit verringern, solange die fachliche Verantwortung beim Büro bleibt.
Typische Herausforderungen
Wiederkehrende Rückfragen
Mandantinnen und Mandanten fragen oft nach denselben Dingen: welche Unterlagen benötigt werden, bis wann sie eingereicht werden müssen oder wie es mit ihrem Auftrag weitergeht. Die Antworten sind meist dieselben, werden aber jedes Mal neu geschrieben.
Unterlagen und Fristen im Blick behalten
Wenn Unterlagen fehlen, muss nachgefragt werden, oft mehrmals. Hinweise zu Fristen werden einzeln verschickt. Das bindet Zeit, die für die fachliche Arbeit fehlt.
Informationen erreichen nicht alle
Änderungen bei Abläufen oder wichtige Termine werden einzelnen Mandanten mitgeteilt, aber nicht allen gleichzeitig. Ein regelmässiger Informationsweg fehlt. Rückfragen zu bereits erklärten Punkten sind die Folge.
So könnte es aussehen
Die folgenden Szenarien sind frei erfundene Beispiele zur Veranschaulichung. Sie beschreiben keine bestehenden Kunden und setzen Produkte voraus, die sich noch in der Pilotphase oder in Planung befinden.
Checkliste per Antwortentwurf
Ein Mandant fragt, welche Belege für seine Steuererklärung nötig sind. Der Assistent schlägt eine Antwort mit der hinterlegten Checkliste vor, die Sachbearbeiterin ergänzt Persönliches und versendet sie selbst. Ob die Checkliste vollständig ist, entscheidet weiterhin das Büro.
Mandanteninformation vor der Steuersaison
Ein Newsletter informiert alle angemeldeten Mandanten über die Abläufe der kommenden Steuersaison und darüber, wie Unterlagen eingereicht werden können. Alle erhalten dieselbe Information zur gleichen Zeit. Rückfragen beantwortet das Team wie gewohnt persönlich.
Allgemeine Fragen auf der Website
Eine Interessentin fragt im Chat, ob das Büro auch Lohnbuchhaltung für kleine Unternehmen anbietet. Der Chatbot beantwortet die Frage anhand der Leistungsseite und verweist für ein Gespräch auf die Kontaktmöglichkeiten. Fragen zu konkreten Mandaten beantwortet der Chatbot nicht.
Vertraulichkeit gegenüber Mandanten
Was dazu passt
Mail-Assistent
Ein Assistent, der eingehende E-Mails sortiert und Antwortentwürfe vorbereitet. Sie prüfen jeden Entwurf, passen ihn bei Bedarf an und senden ihn selbst ab. So bleibt die Kontrolle bei Ihnen, und wiederkehrende Anfragen sind schneller beantwortet.
Mehr erfahren Pilotphase, Pilotpartner gesuchtWebsite-Chatbot
Ein Chatbot für Ihre Website, der Fragen auf Grundlage Ihrer eigenen Inhalte beantwortet. Er verweist auf die passenden Seiten und nennt bei Bedarf Ihre Kontaktmöglichkeiten. Sie bestimmen, welche Inhalte er verwenden darf.
Mehr erfahren In PlanungNewsletter
Ein schlankes Werkzeug, um Newsletter zu gestalten, zu versenden und die Empfängerliste zu verwalten. Es braucht keine Programmierkenntnisse, und die Anmeldung erfolgt über einen Bestätigungslink. Gedacht für Organisationen, die regelmässig informieren möchten, ohne ein grosses Marketing-System einzuführen.
Mehr erfahrenFragen und Antworten
Welche Daten sieht der Mail-Assistent?
Vorgesehen ist, dass er eingehende E-Mails liest, um sie zu ordnen und Entwürfe vorzuschlagen. Welche Postfächer angebunden werden und wo die Daten verarbeitet werden, sollte vor dem Einsatz gemeinsam festgelegt werden. Das Produkt ist derzeit in Planung.
Ersetzt der Chatbot die persönliche Beratung?
Nein. Er ist für allgemeine Fragen zu Ihrem Angebot gedacht. Für Beratung verweist er auf Ihre Kontaktmöglichkeiten.
Sehen wir, wer den Newsletter erhält?
Vorgesehen ist, dass sich Empfängerinnen und Empfänger über einen Bestätigungslink anmelden und Sie jederzeit sehen, wer den Newsletter erhält. Der Newsletter ist derzeit in Planung.
Interesse für Ihren Betrieb?
Hinterlassen Sie uns Ihre Angaben. Die Anfrage ist unverbindlich und kostenlos.
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