Aufbewahrungsfristen für Buchhaltung und Belege: was in der Schweiz gilt

Zehn Jahre als Grundregel

Die wichtigste Regel steht im Obligationenrecht. Nach Art. 958f Abs. 1 OR sind die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege sowie der Geschäftsbericht und der Revisionsbericht während zehn Jahren aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres. Ein Beleg aus dem März 2026 einer Firma mit Geschäftsjahr gleich Kalenderjahr ist also bis Ende 2036 aufzubewahren, nicht bis März 2036.

Das KMU-Portal des Bundes beschreibt dieselbe Regel und ergänzt, dass vom Geschäftsbericht und vom Revisionsbericht je ein gedrucktes und unterschriebenes Exemplar aufzubewahren ist. Das entspricht Art. 958f Abs. 2 OR: Geschäftsbericht und Revisionsbericht sind schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren. Für alle übrigen Unterlagen ist Papier keine Pflicht.

Für Treuhandbüros kommt eine zweite Ebene dazu. Das Büro bewahrt oft Unterlagen seiner Mandantinnen und Mandanten auf, und für jedes Mandat läuft die Frist ab dessen Geschäftsjahr. Wer viele Mandate betreut, hat deshalb nicht eine Frist, sondern Hunderte. Dieser Ratgeber fasst zusammen, was gilt, und zeigt, wo wir die Angaben noch nicht im amtlichen Text geprüft haben.

Was unter die Pflicht fällt

Das Gesetz nennt vier Gruppen: Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsbericht und Revisionsbericht. Die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) spricht zusätzlich von der Geschäftskorrespondenz, die so zu erfassen und aufzubewahren ist, dass sie nicht unbemerkt geändert werden kann (Art. 3 GeBüV). WEKA weist in einem Fachbeitrag darauf hin, dass auch E-Mails, Offerten, Verträge oder Korrespondenz mit Banken und Versicherungen zum Buchungsbeleg werden können, wenn sie einen Geschäftsfall belegen.

Laut demselben Beitrag sind auch Personalakten, Unterlagen der Sozialversicherungen und Lohndeklarationen im Zusammenhang mit der Buchführung zehn Jahre aufzubewahren, weil sie indirekt zu Buchungsbelegen werden können. Für die Praxis heisst das: Im Zweifel nicht nach Dateityp entscheiden, sondern danach, ob die Unterlage einen Geschäftsvorfall belegt.

MWST: bis zur Verjährung, bei Immobilien 20 Jahre

Für die Mehrwertsteuer gilt eine eigene Regel. WEKA beschreibt sie so: Nach Art. 70 Abs. 2 MWSTG in Verbindung mit Art. 42 Abs. 6 MWSTG sind Geschäftsbücher, Belege und Unterlagen bis zum Eintritt der absoluten Verjährung der Steuerforderung ordnungsgemäss aufzubewahren. Die absolute Verjährung tritt zehn Jahre nach Ablauf der Steuerperiode ein, in der die Steuerforderung entstanden ist.

Länger gilt die Frist für Unterlagen zu unbeweglichen Gegenständen. Wer Unterlagen braucht, um die Einlageentsteuerung oder den Eigenverbrauch bei Liegenschaften zu berechnen, muss sie laut WEKA 20 Jahre aufbewahren (Art. 70 Abs. 3 MWSTG). Betroffen sind vor allem Mandate mit eigenen Liegenschaften, etwa Firmen mit Geschäftshaus oder Selbständige mit gemischt genutztem Gebäude.

Den Wortlaut des Mehrwertsteuergesetzes haben wir für diesen Ratgeber nicht im amtlichen Text gelesen; die Angaben stammen aus dem WEKA-Beitrag. Vor einer Löschung von MWST-Unterlagen zu Immobilien sollte das Büro die geltende Fassung prüfen.

Digital aufbewahren: was die Geschäftsbücherverordnung verlangt

Art. 958f Abs. 3 OR erlaubt die Aufbewahrung auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise, soweit die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen gewährleistet ist und die Unterlagen jederzeit wieder lesbar gemacht werden können. Die Einzelheiten regelt der Bundesrat in der Geschäftsbücherverordnung. Die wichtigsten Punkte aus der GeBüV in der Fassung von 2002:

• Integrität: Bücher, Belege und Korrespondenz müssen so aufbewahrt werden, dass sie nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt (Art. 3).
• Verfügbarkeit: Bis zum Ende der Frist müssen berechtigte Personen die Unterlagen innert angemessener Frist einsehen und prüfen können, wenn nötig auch ohne Hilfsmittel (Art. 6).
• Organisation: Archivierte Informationen sind von aktuellen zu trennen oder so zu kennzeichnen, dass man sie unterscheiden kann, und die Verantwortung für das Archiv ist zu regeln (Art. 7).
• Archiv: Die Informationen sind systematisch zu inventarisieren und vor unbefugtem Zugriff zu schützen; Zugriffe und Zutritte sind aufzuzeichnen (Art. 8).
• Träger: Zulässig sind unveränderbare Träger wie Papier, und veränderbare Träger nur, wenn technische Verfahren die Integrität gewährleisten, der Zeitpunkt der Speicherung unverfälschbar nachweisbar ist und die Abläufe dokumentiert sind (Art. 9).
• Prüfung und Migration: Die Träger sind regelmässig auf Integrität und Lesbarkeit zu prüfen; wer Daten in ein anderes Format überträgt, protokolliert das und bewahrt das Protokoll mit auf (Art. 10).

Das KMU-Portal hält fest, dass die Speicherung in der Cloud die Bedingung eines unveränderbaren Datenträgers nicht erfüllt und deshalb den strengeren Anforderungen für veränderbare Träger unterliegt. Es empfiehlt archivtaugliche Formate wie PDF/A. Für ein Treuhandbüro heisst das: Ein gewöhnlicher Ordner auf einem Server oder in einer Cloud reicht allein nicht, es braucht ein Verfahren, das Änderungen sichtbar macht und den Speicherzeitpunkt belegt.

Arbeitsanweisungen nicht vergessen

Eine Pflicht, die oft übersehen wird, steht in Art. 4 GeBüV. Je nach Art und Umfang des Geschäfts sind Organisation, Zuständigkeiten, Abläufe und die eingesetzten Programme in Arbeitsanweisungen so zu dokumentieren, dass Bücher, Belege und Korrespondenz verstanden werden können. Diese Arbeitsanweisungen sind zu aktualisieren und gleich lang aufzubewahren wie die Geschäftsbücher, die danach geführt wurden (Art. 4 Abs. 2 GeBüV).

Wechselt ein Büro die Buchhaltungssoftware oder das Ablagesystem, beginnt für die alte Arbeitsanweisung also keine neue Frist, sie läuft mit den Büchern, die nach ihr geführt wurden. Praktisch ist es, jede Fassung mit Datum abzulegen und im selben Register wie die Dossiers zu führen.

Nach Ablauf: prüfen, nicht automatisch löschen

Dass eine Frist abgelaufen ist, heisst nicht, dass ein Dossier sofort gelöscht werden muss oder darf. Vor einer Löschung lohnt sich ein Blick auf drei Fragen:

• Gibt es eine längere Frist? Etwa die 20 Jahre für MWST-Unterlagen zu Immobilien. WEKA nennt zudem die absolute Verjährung von 20 Jahren bei Spätschäden durch Asbest (Art. 128a OR), die Unternehmen bei ihren Aufbewahrungsregeln beachten sollten.
• Läuft etwas? Ein offenes Steuerverfahren, eine Revision oder ein Rechtsstreit können dafür sprechen, Unterlagen länger zu behalten.
• Wem gehören die Unterlagen? Bei Mandatsunterlagen klärt das Büro, ob sie der Mandantin oder dem Mandanten zurückgegeben oder nach Absprache vernichtet werden.

Gleichzeitig spricht einiges dagegen, alles unbegrenzt zu behalten: Mandatsunterlagen enthalten Personendaten, und jedes Jahr zusätzlicher Aufbewahrung ist ein Jahr mehr, in dem diese Daten geschützt werden müssen. Ein Register mit Geschäftsjahr, Frist und Status pro Dossier macht sichtbar, was ansteht, ohne dass etwas ungeprüft verschwindet.

Checkliste für das Büro

1. Fristbeginn festhalten: Pro Dossier das Ende des Geschäftsjahres notieren, nicht das Datum des einzelnen Belegs.
2. Standardfrist zehn Jahre für Bücher, Belege, Geschäfts- und Revisionsbericht setzen.
3. MWST-Unterlagen zu Immobilien markieren und mit 20 Jahren führen.
4. Geschäfts- und Revisionsbericht unterschrieben und auf Papier aufbewahren.
5. Digitale Ablage prüfen: Werden Änderungen sichtbar, ist der Speicherzeitpunkt belegt, werden Zugriffe aufgezeichnet?
6. Arbeitsanweisungen mit Datum ablegen und so lange aufbewahren wie die Bücher.
7. Lesbarkeit regelmässig testen und Formatwechsel protokollieren.
8. Einmal im Jahr die abgelaufenen Dossiers prüfen und über Löschung, Rückgabe oder längere Aufbewahrung entscheiden.

Was wir nicht geprüft haben

Den Text von Art. 958f OR haben wir über droit-bilingue.ch gelesen, eine nicht amtliche Wiedergabe; massgebend ist die Veröffentlichung der Bundeskanzlei. Die GeBüV lag uns in der ursprünglichen Fassung aus der Amtlichen Sammlung von 2002 vor; ob einzelne Artikel seither geändert wurden, haben wir nicht geprüft. Die Angaben zur Mehrwertsteuer stammen aus einem Fachbeitrag von WEKA, nicht aus dem Gesetzestext. Kantonale Regeln, etwa für Steuerakten, und branchenspezifische Fristen behandelt dieser Ratgeber nicht.

Und Meyssens?

Meyssens ist ein Einzelunternehmen in Lausen (BL) und hat noch keine Kunden. Für Treuhandbüros planen wir ein Register für Aufbewahrungs- und Löschfristen: Es führt pro Dossier Geschäftsjahr, Frist und Status, listet einmal im Jahr die abgelaufenen Dossiers und schlägt die Prüfung vor. Gelöscht wird nie automatisch, und das Register arbeitet nur mit Metadaten. Dazu planen wir einen Fristenkalender pro Mandat und eine Unterlagen-Erinnerung, die Nachfragen als Entwurf vorbereitet.

Die Angaben in diesem Ratgeber stammen aus Art. 958f OR, der Geschäftsbücherverordnung, dem KMU-Portal des Bundes und einem Fachbeitrag von WEKA. Für den Einzelfall, insbesondere vor einer Löschung, lohnt sich die Prüfung der geltenden Fassung und bei Unsicherheit eine Fachperson.