Fristenkalender und Belegeingang für Treuhandbüros
Ein Fristenkalender pro Mandat für MWST-Abrechnungen, Steuererklärungen und eigene Termine, dazu ein geordneter Belegeingang mit Checkliste. Der Baustein erinnert und bereitet Nachfragen als Entwurf vor. Die Treuhänderin oder der Treuhänder entscheidet.
Beispiel
Fristen diese Woche
- Beispiel GmbH · MWST Q3fällig 29.11. · 2 Belege fehlen
- Familie Muster · Steuererklärung 2026ZH · 31.3.2027
Entwurf Nachfrage an Mandantin
Für die MWST-Abrechnung Q3 fehlen uns noch die Belege zu Einkauf Oktober und Leasingrate. Bitte laden Sie diese hier hoch.
Fristen pro Mandat und Kanton eingestellt. Erfundene Beispieldaten.
Beispielansicht, wie das Produkt aussehen könnte. Das Produkt ist in Planung.
Wer was übernimmt
Heute von Hand
Fristen sind über viele Mandate verteilt: MWST-Abrechnungen innert 60 Tagen nach Ablauf der Abrechnungsperiode (Art. 71 MWSTG), Steuererklärungen mit kantonal verschiedenen Fristen, etwa im Kanton Zürich bis 31. März für natürliche und bis 30. September für juristische Personen (Zürcher Steuerbuch Nr. 133.1). Belege kommen per E-Mail, Post und Foto, oft unvollständig. Nachfragen bei Mandantinnen und Mandanten kosten viel Zeit.
Das übernimmt der Baustein
Pro Mandat legt das Büro fest, welche Fristen gelten: Abrechnungsperiode der MWST, Steuerfristen des Kantons, eigene interne Termine. Der Baustein zeigt einen gemeinsamen Kalender, erinnert rechtzeitig und markiert Mandate, bei denen Unterlagen fehlen. Belege kommen über einen geordneten Eingang pro Mandat herein, eine Checkliste zeigt, was für den Abschluss noch fehlt, und eine Nachfrage an die Mandantin oder den Mandanten liegt als Entwurf bereit. Abgelegt wird in einem archivtauglichen Format wie PDF/A.
Das entscheiden Sie
Welche Fristen für ein Mandat gelten und ob eine Fristverlängerung beantragt wird, entscheidet das Treuhandbüro. Belege prüft und verbucht ein Mensch. Nachfragen an Mandantinnen und Mandanten gehen erst nach Freigabe hinaus. Ob die Ablage den Anforderungen der Geschäftsbücherverordnung an veränderbare Datenträger genügt, prüfen wir vor dem Einsatz.
Entwürfe ja, automatischer Versand nein. Jeder Baustein bereitet vor: Entwürfe, Listen und Hinweise. Was Ihren Betrieb verlässt, gibt ein Mensch frei.
Für wen
Für Treuhandbüros mit vielen kleinen Mandaten, Lohn- und MWST-Abrechnungen. Für Büros, bei denen Belege auf vielen Wegen eintreffen und Fristen in Tabellen oder Köpfen stehen.
Aufwand: mittel (Einschätzung)
Das ist eine Einschätzung aus unserer Recherche, keine gemessene Grösse. Belegte Schweizer Zahlen dazu, wie viel Handarbeit in diesem Ablauf heute anfällt, gibt es nicht. Den tatsächlichen Aufwand bestimmt vor allem, welche Software Sie heute nutzen und welche Exporte sie bietet.
Daten und Schutz
Belege und Mandatsdaten enthalten Finanz- und Personendaten. Geschäftsbücher und Buchungsbelege sind zehn Jahre aufzubewahren (Art. 958f OR). Eine Cloud gilt nach der KMU-Seite des Bundes nicht als unveränderbarer Datenträger, deshalb gelten die strengeren Regeln der Geschäftsbücherverordnung und die Bedingungen unten.
- Vertrag zur Auftragsbearbeitung, bevor echte Daten verarbeitet werden
- Hosting in der Schweiz
- Datenminimierung: nur die Angaben, die der Ablauf wirklich braucht
Häufige Fragen
Bis wann muss die MWST abgerechnet werden?
Innert 60 Tagen nach Ablauf der Abrechnungsperiode, ohne Aufforderung (Art. 71 MWSTG). Bei der jährlichen Abrechnung gilt bis Ende Februar des Folgejahres. Fristverlängerungen beantragt man elektronisch über das ESTV-Portal.
Gelten in allen Kantonen dieselben Steuerfristen?
Nein. Im Kanton Zürich gilt für die Steuererklärung 2026 der 31. März 2027 für natürliche und der 30. September 2027 für juristische Personen. Im Kanton Bern nennt TaxInfo den 15. März für Unselbständigerwerbende, den 15. Mai für Selbständigerwerbende und für juristische Personen den 31. Juli beziehungsweise sieben Monate nach Geschäftsabschluss. Der Fristenkalender wird deshalb pro Mandat und Kanton eingestellt.
Dürfen Belege nur elektronisch aufbewahrt werden?
Ja, wenn die Übereinstimmung mit den Geschäftsvorfällen gewährleistet ist und die Daten jederzeit lesbar gemacht werden können. Die Einzelheiten regelt die Geschäftsbücherverordnung, etwa zu veränderbaren Datenträgern mit Zeitstempel und Protokoll. Aufzubewahren sind sie zehn Jahre (Art. 958f OR).
Quellen und Hinweis
- Mehrwertsteuergesetz, Art. 71 (Fedlex)
- ESTV, Fristverlängerung für die Einreichung der MWST-Abrechnung
- Kanton Zürich, Zürcher Steuerbuch Nr. 133.1, Aufforderung zur Einreichung 2026
- Kanton Bern, TaxInfo: Abgabefrist und Fristverlängerung
- KMU-Portal des Bundes, Elektronische Aufbewahrung der Geschäftsbücher
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