MWST-Abrechnung: welche Fristen gelten und wie überwacht man sie?

Die Grundregel: 60 Tage nach der Abrechnungsperiode

Für die Mehrwertsteuer gilt eine einfache Grundregel mit vielen Varianten. Die steuerpflichtige Person rechnet innert 60 Tagen nach Ablauf der Abrechnungsperiode unaufgefordert mit der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) ab (Art. 71 Abs. 1 MWSTG). In derselben Frist ist die Steuerforderung der Periode zu bezahlen (Art. 86 Abs. 1 MWSTG). Endet die Steuerpflicht, läuft die Frist ab diesem Zeitpunkt (Art. 71 Abs. 2 MWSTG).

Wie viele Termine daraus im Jahr entstehen, hängt von der Abrechnungsperiode ab. Und die ist nicht bei jedem Mandat gleich. Wer in einem Treuhandbüro die Fristen für viele Mandate überwacht, muss deshalb pro Mandat wissen, welche Periode und welche Methode gilt. Dieser Ratgeber fasst zusammen, was das Mehrwertsteuergesetz (Stand 31. März 2025) und die Seiten der ESTV dazu sagen.

Welche Abrechnungsperiode gilt?

Das Gesetz unterscheidet zwischen der Steuerperiode, in der Regel dem Kalenderjahr (Art. 34 MWSTG), und der kürzeren Abrechnungsperiode innerhalb dieses Jahres. Seit 1. Januar 2025 gilt nach Art. 35 MWSTG:

• Vierteljährlich: der Normalfall, etwa bei der effektiven Abrechnungsmethode.
• Halbjährlich: bei der Abrechnung nach Saldosteuersätzen.
• Monatlich: auf Antrag bei regelmässigem Vorsteuerüberschuss.
• Jährlich: auf Antrag bei einem Umsatz aus steuerbaren Leistungen von nicht mehr als 5 005 000 Franken pro Jahr.
• Andere Perioden: gestattet die ESTV auf Antrag in begründeten Fällen und legt die Bedingungen fest.

Die Saldosteuersatzmethode steht Unternehmen offen, die jährlich nicht mehr als 5 024 000 Franken Umsatz aus steuerbaren Leistungen erzielen und nicht mehr als 108 000 Franken Steuern nach ihrem Saldosteuersatz bezahlen (Art. 37 Abs. 1 MWSTG). Sie ist bei der ESTV zu beantragen und mindestens eine Steuerperiode beizubehalten. Wer zur effektiven Methode wechselt, kann frühestens nach drei Jahren zurück, Wechsel sind jeweils auf Beginn einer Steuerperiode möglich (Art. 37 Abs. 4 MWSTG). Die ESTV nennt für das erste Steuerjahr oder das Jahr vor dem Wechsel je nach Saldosteuersatz tiefere Umsatzgrenzen. Ein Methodenwechsel verändert also auch den Fristenkalender: aus vier Terminen pro Jahr werden zwei oder umgekehrt.

Fälligkeit im Alltag: so liest man die Frist

Die ESTV erklärt die Fälligkeit auf ihrer Seite zum Bezahlen der Mehrwertsteuer an einem Beispiel: Das 1. Quartal ist am 31. Mai fällig. Abrechnung und Zahlung gehören zusammen, beide sind innert 60 Tagen nach Ende der Abrechnungsperiode fällig.

Für die Fristenüberwachung heisst das: Pro Mandat und Periode gibt es einen Termin, an dem sowohl das Formular eingereicht als auch der Betrag bei der ESTV eingegangen sein soll. Massgebend ist die gesetzliche Frist von 60 Tagen nach Ende der Periode. Wer Termine selbst berechnet, sollte sie mit den Angaben im ESTV-Portal abgleichen, statt sich auf eine Faustregel zu verlassen.

Jährliche Abrechnung: Raten statt Quartale

Wer jährlich abrechnet, bezahlt während des Jahres Raten, die die ESTV festlegt und in Rechnung stellt (Art. 86a MWSTG). Massgebend ist die Steuerforderung der letzten Steuerperiode. Die Raten sind fällig:

• Effektive Methode und Pauschalsteuersätze: je ein Viertel bis 150, 240 und 330 Tage nach Beginn der Steuerperiode.
• Saldosteuersätze: die Hälfte bis 240 Tage nach Beginn der Steuerperiode.

Die bezahlten Raten werden an die Jahresabrechnung angerechnet. Hält man die Raten für zu hoch oder zu tief, kann man eine Anpassung beantragen. Die jährliche Abrechnung muss mindestens eine ganze Steuerperiode beibehalten werden. Wer sie verlässt, kann frühestens nach drei Steuerperioden zurückwechseln. Kommt jemand seinen Abrechnungs- und Zahlungspflichten nicht oder nur teilweise nach, kann die ESTV die Genehmigung verweigern oder widerrufen (Art. 35a MWSTG). Auch für die Raten gilt der Verzugszins ohne Mahnung (Art. 87 Abs. 1bis MWSTG).

Fristverlängerung: Einreichung und Zahlung getrennt betrachten

Die ESTV unterscheidet auf ihren Seiten zwischen der Frist zur Einreichung der Abrechnung und der Frist zur Zahlung.

• Einreichung: Eine Fristverlängerung beantragt man kostenlos und elektronisch im ESTV-Portal über den Service «MWST abrechnen». Das elektronische Verfahren ist vorgeschrieben. Gesuche, die nicht über diesen Service kommen, kann die ESTV nach eigener Angabe nicht bewilligen.
• Zahlung: Die Zahlungsfrist lässt sich online über denselben Service um drei Monate nach Fälligkeit verlängern. Für einen längeren Aufschub braucht es ein begründetes Gesuch über das Kontaktformular oder per Post.
• Härtefall: Ist die Bezahlung mit einer erheblichen Härte verbunden, kann über ein Onlineformular eine Fristverlängerung oder eine Ratenzahlung beantragt werden. Die ESTV entscheidet je nach Sachverhalt.

Wie lange die Einreichefrist höchstens verlängert werden kann und ob ein Treuhandbüro das Gesuch für ein Mandat stellt, regeln die genannten Seiten nicht ausdrücklich. Das hängt vom Zugang im ESTV-Portal ab und ist im Einzelfall zu klären.

Verzugszins und Vergütungszins

Bei verspäteter Zahlung ist ohne Mahnung ein Verzugszins geschuldet (Art. 87 Abs. 1 MWSTG). Die ESTV berechnet ihn vom Fälligkeitsdatum bis zum Zahlungseingang. Verzugs- und Vergütungszinsen werden nach Angabe der ESTV grundsätzlich erst ab einem Betrag von 100 Franken erhoben oder ausbezahlt.

Die Zinssätze legt das Eidgenössische Finanzdepartement (EFD) in einer Verordnung fest (SR 631.014). Laut Mitteilung der ESTV vom 22. September 2026 betragen der Verzugszins und der Vergütungszins auf Rückerstattungen für 2027 weiterhin 4.00 Prozent, unverändert gegenüber 2026. Der Satz gilt nicht nur für die Mehrwertsteuer, sondern unter anderem auch für die direkte Bundessteuer und die Verrechnungssteuer.

Umgekehrt gilt: Ergibt die Abrechnung ein Guthaben und zahlt die ESTV es später als 60 Tage nach Eintreffen der Abrechnung aus, erhält die steuerpflichtige Person für die Zeit ab dem 61. Tag einen Vergütungszins (Art. 88 Abs. 4 MWSTG). Kein Verzugszins ist bei einer Nachbelastung geschuldet, die auf einem Fehler beruht, der bei richtiger Abwicklung beim Bund zu keinem Steuerausfall geführt hätte (Art. 87 Abs. 2 MWSTG). Ob das im konkreten Fall zutrifft, ist im Einzelfall zu prüfen.

Was passiert, wenn die Abrechnung fehlt?

Zahlt die steuerpflichtige Person nicht oder offensichtlich ungenügend, setzt die ESTV den provisorisch geschuldeten Betrag nach vorgängiger Mahnung in Betreibung. Fehlt die Abrechnung oder ist sie offensichtlich ungenügend, bestimmt die ESTV diesen Betrag vorher nach pflichtgemässem Ermessen (Art. 86 Abs. 2 MWSTG). Das gilt unabhängig von der gewählten Abrechnungsperiode (Art. 86 Abs. 10 MWSTG).

Mit Busse bestraft werden kann zudem, wer vorsätzlich oder fahrlässig trotz Mahnung eine Steuerabrechnung nicht fristgerecht einreicht oder die Steuer nicht periodengerecht deklariert (Art. 98 Bst. b und c MWSTG). Eine verpasste Frist ist also mehr als ein Zinsproblem.

Korrekturen nach dem Jahresabschluss: der 180. Tag

Eine zweite Frist betrifft die Korrektur. Stellt die steuerpflichtige Person beim Jahresabschluss Mängel in ihren Abrechnungen fest, muss sie diese spätestens in der Abrechnung über jene Periode korrigieren, in die der 180. Tag seit Ende des Geschäftsjahres fällt (Art. 72 Abs. 1 MWSTG). Die ESTV nennt dafür die Berichtigungsabrechnung. Erkannte Mängel in früheren Steuerperioden sind nachträglich zu korrigieren, solange die Steuerforderungen nicht rechtskräftig oder verjährt sind (Art. 72 Abs. 2 MWSTG).

Für das Büro bedeutet das: Der Termin des Jahresabschlusses und der MWST-Kalender hängen zusammen. Welche Unterlagen der Kunde für den Abschluss liefern sollte, zeigt unsere Checkliste für den Jahresabschluss.

Fristenüberwachung im Treuhandbüro: Schritt für Schritt

1. Stammdaten pro Mandat erfassen: MWST-Nummer, Methode (effektiv, Saldo- oder Pauschalsteuersatz) und Abrechnungsperiode.
2. Termine aus der Periode ableiten: pro Periode ein Termin für Abrechnung und Zahlung, abgeglichen mit dem Fälligkeitsdatum im ESTV-Portal.
3. Bei jährlicher Abrechnung die Raten eintragen: die Termine nach Art. 86a MWSTG und die Beträge aus der Rechnung der ESTV.
4. Interne Vorlaufzeit festlegen: bis wann die Belege des Mandats da sein müssen, damit die Abrechnung rechtzeitig fertig wird.
5. Fehlende Unterlagen früh anfordern und die Nachfrage mit Datum festhalten.
6. Fristverlängerung rechtzeitig prüfen: Einreichung elektronisch über «MWST abrechnen», Zahlung getrennt davon.
7. Den 180. Tag nach dem Geschäftsjahr als eigenen Termin für Korrekturen eintragen.
8. Methodenwechsel nachführen: Ändert sich Methode oder Periode, ändern sich alle Folgetermine.

Und Meyssens?

Meyssens ist ein Einzelunternehmen in Lausen (BL) und hat noch keine Kunden. Für Treuhandbüros planen wir einen Fristenkalender mit Belegeingang, der sich in der Pilotphase befindet: Das Büro legt pro Mandat Periode und Fristen fest, der Kalender erinnert und zeigt, wo Belege fehlen. Ergänzend ist eine Unterlagen-Erinnerung individuell auf Anfrage möglich, die Nachfragen an Mandantinnen und Mandanten als Entwurf vorbereitet. Ob eine Fristverlängerung beantragt wird, entscheidet immer das Büro. Massgebend sind das Gesetz und die Angaben der ESTV.