Fristerstreckung für die Steuererklärung: wie läuft sie für Treuhandbüros?

Fristerstreckung ist Sache des Kantons

Für die Einreichung der Steuererklärung gibt es in der Schweiz keine einheitliche Frist und kein einheitliches Verfahren für eine Fristerstreckung. Die Einreichefristen, die Dauer einer Verlängerung, die Gebühren und die Wege für Vertreterinnen und Vertreter legen die Kantone fest. Für ein Treuhandbüro, das Mandate aus mehreren Kantonen betreut, heisst das: Pro Kanton gilt ein eigener Ablauf.

Dieser Ratgeber fasst zusammen, was die Steuerverwaltungen von Basel-Landschaft, Zürich und Bern auf ihren Seiten und in ihren Mitteilungen festhalten. Andere Kantone haben wir nicht geprüft. Massgebend ist immer die Frist, die auf der Steuererklärung oder im Brief der Steuerverwaltung steht.

Gemeinsam: vor Ablauf der Frist beantragen

In allen drei Kantonen zählt der Zeitpunkt: Das Gesuch gehört vor den Ablauf der Frist. Zürich hält ausdrücklich fest, dass Gesuche nach Ablauf der Frist nicht berücksichtigt werden können. Bern verlangt, die Fristverlängerung zu beantragen, bevor die Einreichefrist abläuft. In Basel-Landschaft erhält eine 1. Mahnung, wer bis zum Ende der stillschweigend gewährten zwei Monate weder die Steuererklärung noch ein Gesuch eingereicht hat. Wer Mandate kurz vor dem Termin übernimmt, sollte deshalb zuerst die Frist sichern und erst danach die Unterlagen zusammentragen.

Alle drei Kantone bieten einen Online-Weg an, der für Treuhandbüros mehrere Mandate auf einmal erlaubt. Die Voraussetzungen sind aber verschieden: eine CSV-Vorlage in Basel-Landschaft, das Treuhand-Register in Zürich, das BE-Login in Bern.

Basel-Landschaft: zwei Monate stillschweigend

Die Kurzmitteilung Nr. 551 der Steuerverwaltung Basel-Landschaft vom 10. September 2024 nennt folgende Einreichefristen: Unselbständigerwerbende 31. März, Selbständigerwerbende und Teilhaber von Personengesellschaften 30. Juni, juristische Personen 30. Juni, beschränkt Steuerpflichtige 30. November. Für die Fristverlängerung gelten diese Grundsätze:

• Bis 2 Monate: kostenlos und stillschweigend gewährt, ohne Gesuch.
• Mahnung: Wer bis zum Ende dieser zwei Monate weder die Steuererklärung noch ein Gesuch einreicht, erhält eine 1. Mahnung.
• Mehr als 2 Monate: gebührenpflichtig, die Gebühr beträgt 40 Franken.
• Mehr als 8 Monate: in jedem Fall zu begründen. Die zuständige Behörde prüft das Gesuch und antwortet per Post.
• Online: über E-Fristen.BL.ch für natürliche und E-FristenJP.BL.ch für juristische Personen. Fristen bis 8 Monate werden sofort am Bildschirm bestätigt. Wer einen anderen Weg wählt, reicht das Gesuch bei der veranlagenden Stelle ein, also bei der Gemeinde oder beim Kanton.

Für Treuhandbüros besonders wichtig ist die Funktion «Massenfristen»: Auf der Fristverlängerungsseite steht eine CSV-Vorlage bereit, mit der die Steuernummern der Mandanten und die beantragten Fristen elektronisch übermittelt werden. Die Antwort kommt laut Kurzmitteilung innerhalb von zwei Arbeitstagen, ebenfalls elektronisch.

Zürich: Treuhand-Register und Sammelgesuch

Nach der Aufforderung zur Einreichung der Steuererklärungen 2027 (Zürcher Steuerbuch Nr. 133.1 vom 4. August 2026) sind die Steuererklärungen 2026 natürlicher Personen bis 31. März 2027 online oder dem Scan-Center einzureichen, jene der juristischen Personen bis 30. September 2027 dem kantonalen Steueramt.

• Natürliche Personen über Vertreter: Im Treuhand-Register eingetragene Steuerberater und Vertreter können Fristerstreckungsgesuche für ihre Mandanten online stellen. Sammelgesuche sind über eine Excel-Vorlage möglich. Der Dienst steht laut Kanton in den Monaten Februar und März zur Verfügung.
• Prüfung über die AHV-Nummer: Beim Erfassen wird geprüft, ob die Mandantin oder der Mandant bei der Wohnsitzgemeinde geführt wird. Danach geht das Gesuch an die Gemeinde. Eine Rückmeldung kommt in der Regel nur bei einer Ablehnung.
• Juristische Personen: Bis 30. September lässt sich online eine Fristerstreckung bis 30. November beantragen, mit der Registernummer des Unternehmens. Eine Verlängerung darüber hinaus ist per Post zu beantragen und wird nur ausnahmsweise bei ausserordentlichen Gründen bewilligt. Arbeitsüberlastung oder fehlende Unterlagen gelten nach Angabe des Kantons nicht als solche Gründe.
• Wohnsitz in einem anderen Kanton: Fristerstreckungsentscheide des Wohnsitz- oder Sitzkantons gelten auch für Zürich, wenn sie der zuständigen Zürcher Behörde vor Ablauf der Zürcher Frist mitgeteilt werden.

Bern: BE-Login für Treuhandbüros

Die Steuerverwaltung des Kantons Bern bietet Treuhänderinnen, Treuhändern und Vertretern im BE-Login Sammel-Fristverlängerungen an. Die Anmeldung läuft über AGOV. Mitarbeitende werden im BE-Login erfasst, einzeln berechtigt und erhalten je einen eigenen Zugang. Ein Treuhandbüro braucht keinen steuerlichen Bezug zum Kanton Bern, um den Dienst für Berner Kundinnen und Kunden zu nutzen.

Für Privatpersonen nennt der Kanton drei Stufen der Verlängerung mit Gebühren:

• Bis 15. Juli: online gebührenfrei, schriftlich, per Telefon oder am Schalter 20 Franken.
• Bis 15. September: online 20 Franken, sonst 40 Franken.
• Bis 15. November: online 40 Franken, sonst 60 Franken.

Personengesellschaften, Erben- und Miteigentümergemeinschaften zahlen keine Gebühr. Die Gebühr wird mit der Schlussabrechnung verrechnet. Wer die Steuererklärung verspätet einreicht, zahlt eine Mahngebühr von 60 Franken. Für die Fristverlängerung einer Drittperson braucht es deren ZPV-Nummer, Fall-Nummer und ID-Code aus dem Brief zur Steuererklärung. Wegen eines Betriebsunterbruchs hat der Kanton die letzte Einreichefrist für die Steuererklärung 2025 automatisch vom 15. auf den 30. November 2026 verlängert (Stand: November 2026; einmalige Verlängerung, für spätere Jahre beim Kanton nachsehen). Eine Einschränkung betrifft das Einreichen: Treuhänderinnen und Treuhänder dürfen Steuererklärungen von Privatpersonen im BE-Login nicht selbst freigeben und einreichen. Das müssen die Personen selbst tun, wenn sie registriert sind.

Was sich zwischen den Kantonen unterscheidet

• Automatische Verlängerung: In Basel-Landschaft gelten zwei Monate ohne Gesuch. In Zürich und Bern haben wir in den geprüften Quellen keine allgemeine stillschweigende Verlängerung gefunden.
• Gebühren: Basel-Landschaft 40 Franken ab mehr als zwei Monaten, Bern gestaffelt nach Datum und Weg. Für Zürich nennen die geprüften Seiten keine Gebühr.
• Sammelgesuch: CSV in Basel-Landschaft, Excel über das Treuhand-Register in Zürich, BE-Login in Bern.
• Zeitfenster: Zürich nennt für den Online-Dienst der Vertreter die Monate Februar und März.

Andere Kantone: je nach Kanton unterschiedlich

Für weitere Kantone machen wir keine Angaben, weil wir sie nicht anhand der offiziellen Seiten geprüft haben. Fristen, Gebühren und Online-Wege sind je nach Kanton unterschiedlich und ändern sich. Bitte prüfen Sie die Angaben bei der Steuerverwaltung des Wohnsitz- oder Sitzkantons Ihrer Mandantin oder Ihres Mandanten.

So organisiert das Treuhandbüro die Fristerstreckung

1. Mandate nach Kanton und Art gruppieren: natürliche Personen, Selbständige, juristische Personen, beschränkt Steuerpflichtige.
2. Frist pro Mandat erfassen: das Datum auf der Steuererklärung oder im Brief, nicht eine geschätzte Standardfrist.
3. Zugänge klären: CSV-Vorlage in Basel-Landschaft, Eintrag im Treuhand-Register in Zürich, BE-Login mit AGOV in Bern.
4. Benötigte Kennungen sammeln: Steuernummer, AHV-Nummer, Registernummer oder ZPV-Nummer, Fall-Nummer und ID-Code, je nach Kanton.
5. Gesuch vor Ablauf stellen und das Zeitfenster des Kantons beachten.
6. Bestätigung ablegen und die neue Frist im Fristenkalender des Mandats nachführen.
7. Gebühren mit der Mandantin oder dem Mandanten klären, bevor eine gebührenpflichtige Stufe beantragt wird.
8. Unterlagen anfordern: Die gewonnene Zeit nützt nur, wenn die Unterlagen danach auch kommen.

Was passiert, wenn die Steuererklärung nicht kommt?

Zürich hält fest: Wer die Steuererklärung trotz Verpflichtung und Mahnung nicht einreicht, wird nach pflichtgemässem Ermessen eingeschätzt. Zudem droht nach Art. 174 DBG eine Busse bis 1000 Franken, in schweren Fällen oder bei Rückfall bis 10 000 Franken. Basel-Landschaft verschickt nach Ablauf der stillschweigenden zwei Monate eine 1. Mahnung, Bern erhebt bei verspäteter Einreichung eine Mahngebühr von 60 Franken. Eine Fristerstreckung ist deshalb meist der einfachere Weg als eine verspätete Einreichung. Für den Abschluss bei Selbständigen und Unternehmen hilft unsere Checkliste der Unterlagen für den Jahresabschluss, für die Mehrwertsteuer der Ratgeber zu den Fristen der MWST-Abrechnung.

Und Meyssens?

Meyssens ist ein Einzelunternehmen in Lausen (BL) und hat noch keine Kunden. Wir planen einen Fristenkalender mit Belegeingang für Treuhandbüros, derzeit in der Pilotphase. Die Steuerfristen trägt das Büro pro Mandat selbst ein, der Kalender enthält dafür keine vorgegebenen Werte. Ob eine Fristerstreckung beantragt wird, entscheidet das Büro, das Gesuch stellt es selbst beim Kanton. Für die Nachfragen nach fehlenden Unterlagen ist eine Unterlagen-Erinnerung individuell auf Anfrage möglich, die Entwürfe vorbereitet und nichts selbst verschickt.