Mieterakte: welche Unterlagen darf die Verwaltung erheben und wie lange aufbewahren?

Was in eine Mieterakte gehört

Zu jedem Mietverhältnis entsteht eine Akte: Mietvertrag, Belege aus der Bewerbung, Kaution, Nebenkostenabrechnungen, Schadenmeldungen, Übergabeprotokolle und Korrespondenz. Fast alles darin sind Personendaten im Sinne des Datenschutzgesetzes (DSG), also Angaben, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen (Art. 5 DSG). Ob die Akte im Ordner oder als digitale Mieterakte geführt wird, ändert an den Regeln nichts.

Dieser Ratgeber beantwortet zwei Fragen: Welche Unterlagen darf eine Verwaltung von der Mieterschaft verlangen, und wie lange darf oder muss sie sie aufbewahren? Er stützt sich auf das DSG, die Datenschutzverordnung (DSV), das Obligationenrecht (OR) und das Merkblatt des Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) zu Anmeldeformularen für Mietwohnungen. Was im Anmeldeformular selbst stehen darf, behandelt der Ratgeber Anmeldeformular für Mietwohnungen.

Die Grundsätze des DSG

Art. 6 DSG gibt den Rahmen für jede Mieterakte vor:

• Rechtmässigkeit und Treu und Glauben: Daten werden nicht heimlich beschafft.
• Verhältnismässigkeit: Nur was für den Zweck nötig ist.
• Zweckbindung: Daten dürfen nur zu einem bestimmten und für die betroffene Person erkennbaren Zweck beschafft und nur damit vereinbar bearbeitet werden.
• Löschung: Daten werden vernichtet oder anonymisiert, sobald sie für den Zweck der Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind.
• Richtigkeit: Unrichtige oder unvollständige Daten sind zu berichtigen, zu löschen oder zu vernichten.

Als Rechtfertigung kommt nach Art. 31 Abs. 2 Bst. a DSG insbesondere in Betracht, dass die Verwaltung Daten über ihre Vertragspartnerin oder ihren Vertragspartner in unmittelbarem Zusammenhang mit dem Abschluss oder der Abwicklung eines Vertrags bearbeitet. Das deckt vieles, was eine Mieterakte braucht, aber nicht alles, was sich sammeln liesse. Besondere Vorsicht gilt bei besonders schützenswerten Personendaten wie Angaben über die Gesundheit, die Religion oder Massnahmen der sozialen Hilfe (Art. 5 Bst. c DSG).

Welche Nachweise die Verwaltung verlangen darf

Der EDÖB geht in seinem Merkblatt, aktualisiert am 15. Juli 2025, von einem zweistufigen Verfahren aus. Im ersten Schritt bewerben sich alle Interessierten mit einem Formular. Erst im zweiten Schritt, wenn sich der Vertragsabschluss mit einer bestimmten Person konkretisiert, darf die Verwaltung Belege und weitere Angaben verlangen. Das Merkblatt nennt dafür:

• Ausweiskopie, etwa der Identitätskarte oder der Aufenthaltsbewilligung, sofern sie geeignet ist, die Angaben im Formular zu prüfen.
• Belege zum Einkommen, etwa einen Lohnausweis oder einzelne Lohnabrechnungen.
• Original des Betreibungsregisterauszugs, wenn nötig; eine Kopie darf schon von allen Bewerbenden verlangt werden.
• Referenzen von Arbeitgebern oder bisherigen Vermietenden, mit Einwilligung und nur zur Bestätigung der Angaben im Formular.
• Angaben für den Vertrag, etwa eine gesetzliche Vertretung, die Bankverbindung oder den Nachweis einer Hausratversicherung.

Es ist nach dem Merkblatt unverhältnismässig, diese Belege schon von allen Bewerbenden zu verlangen. Dazu kommen gesetzliche Pflichten: Kantonales oder kommunales Recht kann vorsehen, dass die Daten der neuen Mieterschaft der Einwohnerkontrolle gemeldet werden. Das betrifft nur die gewählte Mieterschaft. Welche Meldungen gelten, ist je nach Kanton und Gemeinde unterschiedlich.

Was nicht in die Akte gehört

Nach dem Merkblatt des EDÖB sind Fragen nach Zivilstand, Konfession und Nationalität grundsätzlich nicht zulässig. Zulässig ist stattdessen die Frage, ob die Wohnung als Familienwohnung dient, und die Frage nach Schweizer oder ausländischer Staatsangehörigkeit mit Art und Ablaufdatum der Aufenthaltsbewilligung. Nicht zulässig sind auch Fragen nach Leasing-, Abzahlungs- und Kleinkreditverträgen oder Lohnpfändungen.

Für die Mieterakte bedeutet das: Was in der Bewerbung nicht hätte verlangt werden dürfen, wird auch später nicht nachgereicht. Angaben zu Mitbewohnenden, die den Vertrag nicht unterzeichnen, etwa deren Beruf oder Einkommen, gehören nach dem EDÖB ebenfalls nicht dazu. Im 33. Tätigkeitsbericht 2025/2026 berichtet der EDÖB, dass er bei Liegenschaftsverwaltungen mit niederschwelligen Interventionen gegen Formulare vorgeht, die Angaben über den Auswahlzweck hinaus verlangen.

Unterlagen während der Mietdauer

Während der Mietdauer kommen Unterlagen dazu, die das OR selbst voraussetzt:

• Kaution: Sie wird bei einer Bank auf den Namen der Mieterschaft hinterlegt, bei Wohnungen höchstens drei Monatszinse (Art. 257e OR).
• Nebenkosten: Die Vermieterschaft muss der Mieterschaft auf Verlangen Einsicht in die Belege gewähren (Art. 257b Abs. 2 OR).
• Mängel und Schäden: Meldungen der Mieterschaft nach Art. 257g OR und ihre Erledigung, siehe Schaden in der Mietwohnung.
• Übergabeprotokolle: Das Rückgabeprotokoll muss der nächsten Mieterschaft auf Verlangen bei der Übergabe zur Einsicht vorgelegt werden (Art. 256a OR), siehe Wohnungsabnahme und Übergabeprotokoll.
• Kündigung: Die Vermieterschaft kündigt Wohnräume schriftlich mit einem vom Kanton genehmigten Formular (Art. 266l OR).

Bonitätsangaben verdienen besondere Aufmerksamkeit: Wer Daten zur Prüfung der Kreditwürdigkeit bearbeitet, kann sich nach Art. 31 Abs. 2 Bst. c DSG unter anderem nur dann auf ein überwiegendes Interesse berufen, wenn die Daten nicht älter als zehn Jahre sind.

Wie lange aufbewahren?

Eine einheitliche Aufbewahrungsfrist für Mieterakten nennt das Gesetz nicht. Massgebend ist der Grundsatz aus Art. 6 DSG: aufbewahren, solange der Zweck es verlangt, danach vernichten oder anonymisieren. Für die Frage, wie lange der Zweck dauert, geben andere Bestimmungen Anhaltspunkte:

• Bewerbungen nicht gewählter Personen: nach der Unterzeichnung des Mietvertrags mit allen Beilagen vernichten, ausser es liegt ein Rechtfertigungsgrund vor, etwa eine Warteliste mit Einwilligung (EDÖB).
• Kaution: Hat die Vermieterschaft innert einem Jahr nach Ende des Mietverhältnisses keinen Anspruch rechtlich geltend gemacht, kann die Mieterschaft die Rückerstattung direkt von der Bank verlangen (Art. 257e Abs. 3 OR).
• Forderungen: Forderungen für Mietzinse verjähren nach fünf Jahren (Art. 128 Ziff. 1 OR), andere Forderungen grundsätzlich nach zehn Jahren, wenn das Bundeszivilrecht nichts anderes bestimmt (Art. 127 OR).
• Buchhaltung: Geschäftsbücher und Buchungsbelege sind zehn Jahre aufzubewahren, ab Ablauf des Geschäftsjahres (Art. 958f OR). Das betrifft etwa Rechnungen und Zahlungsbelege, nicht die ganze Akte. Mehr dazu im Ratgeber Aufbewahrungsfristen für Buchhaltung und Belege.
• Rückgabeprotokoll: bis zur nächsten Übergabe greifbar halten (Art. 256a OR).

Welche Frist für welche Unterlage gilt, legt die Verwaltung selbst fest und begründet sie mit diesen Anhaltspunkten. Bei laufenden Streitigkeiten oder besonderen Verträgen ist im Einzelfall zu prüfen, ob länger aufbewahrt werden muss.

Digitale Mieterakte: Sicherheit und Zugriff

Wer eine digitale Mieterakte führt, muss nach Art. 8 DSG durch technische und organisatorische Massnahmen eine dem Risiko angemessene Datensicherheit gewährleisten. Der EDÖB verlangt im Merkblatt, dass Bewerbungsdaten nur den Personen zugänglich sind, die die Auswahl treffen, und dass dieser Kreis so klein wie möglich bleibt. Für die Akte der Mieterschaft gilt sinngemäss dasselbe.

• Anbieter: Liegt die Akte bei einem Softwareanbieter, ist er Auftragsbearbeiter. Die Verwaltung muss sich vergewissern, dass er die Datensicherheit gewährleisten kann (Art. 9 DSG).
• Information: Die Mieterschaft ist bei der Beschaffung mindestens über Identität und Kontakt der Verantwortlichen, den Zweck und allfällige Empfänger zu informieren (Art. 19 DSG).
• Verzeichnis: Unternehmen, die am 1. Januar eines Jahres weniger als 250 Mitarbeitende beschäftigen, sind von der Pflicht zum Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten befreit, ausser sie bearbeiten besonders schützenswerte Personendaten in grossem Umfang oder betreiben ein Profiling mit hohem Risiko (Art. 12 DSG, Art. 24 DSV).
• Belege: Buchungsbelege dürfen elektronisch aufbewahrt werden, wenn die Übereinstimmung mit den Geschäftsvorfällen gewährleistet ist und sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können (Art. 958f Abs. 3 OR).

Auskunft an die Mieterschaft

Jede Person kann nach Art. 25 DSG Auskunft verlangen, ob Daten über sie bearbeitet werden. Mitzuteilen sind unter anderem die bearbeiteten Daten als solche, der Zweck und die Aufbewahrungsdauer oder, falls das nicht möglich ist, die Kriterien zu ihrer Festlegung. Das Begehren ist schriftlich zu stellen, auch elektronisch (Art. 16 DSV). Die Auskunft muss innerhalb von 30 Tagen erteilt werden (Art. 18 DSV). Wer seine Fristen schon festgelegt hat, kann diese Frage ohne Suchaufwand beantworten.

Checkliste für die Mieterakte

1. Für jede Art von Unterlage den Zweck festhalten: Auswahl, Vertrag, Abrechnung, Unterhalt, Rückgabe.
2. Belege wie Ausweiskopie und Lohnausweis nur von der gewählten Person verlangen.
3. Bewerbungen der anderen Personen nach Vertragsunterzeichnung vernichten, ausser es liegt eine Einwilligung für eine Warteliste vor.
4. Keine Angaben zu Zivilstand, Konfession oder Nationalität ablegen, auch nicht nachträglich.
5. Für jede Unterlage eine Aufbewahrungsfrist festlegen und begründen, etwa mit Art. 127, 128, 257e oder 958f OR.
6. Nach Ende des Mietverhältnisses einen Termin für die Durchsicht der Akte setzen und Unnötiges vernichten.
7. Zugriffe auf die Personen beschränken, die die Akte brauchen, und Anbieter als Auftragsbearbeiter prüfen.
8. Einen Ablauf für Auskunftsbegehren mit der Frist von 30 Tagen bereithalten.

Und Meyssens?

Eine Software für die Mieterakte bietet Meyssens nicht an. Die Bausteine für Immobilienverwaltungen sind so gedacht, dass sie wenig Daten erzeugen: Die Buchung von Besichtigungsterminen verlangt nur Name und Kontakt und bewusst keine Bewerbungsunterlagen. Das digitale Übergabeprotokoll legt Protokoll, Fotos und Schlüssel beim Objekt ab, und die Schadenmeldung mit Triage sammelt Meldungen an einem Ort. Alle drei bieten wir individuell auf Anfrage an. Sie sind noch bei keiner Verwaltung im Einsatz, und welche Fristen gelten, legt die Verwaltung fest.