Digitales Übergabeprotokoll
Wohnungsabnahme und Übergabe auf Tablet oder Handy: Raum für Raum mit Fotos, Zählerständen und Schlüsseln, unterschrieben vor Ort. Daraus entsteht das Protokoll als PDF-Entwurf. Was als Mangel gilt und wer dafür aufkommt, entscheiden die Beteiligten.
Beispiel
Übergabe Beispielweg 12, 3. OG links
- KücheIn Ordnung · 2 Fotos
- BadBemerkung: Fuge beim Lavabo · 1 Foto
- Zählerstand StromAbgelesen und fotografiert
- Schlüssel3 Wohnung, 1 Briefkasten
Ob ein Mangel vorliegt, entscheidet die Verwaltung. Erfundene Beispieldaten.
Beispielansicht, wie das Produkt aussehen könnte. Das Produkt ist in Planung.
Wer was übernimmt
Heute von Hand
Übergaben laufen vielerorts mit einem Papierformular. Fotos landen auf dem Handy der Bewirtschafterin, Zählerstände auf einem separaten Blatt, und das Protokoll wird im Büro abgetippt. Fehlt später ein Foto oder ist eine Notiz unleserlich, lässt sich der Zustand schwer nachweisen.
Das übernimmt der Baustein
Eine Checkliste pro Objekt führt durch alle Räume. Zu jedem Punkt lassen sich Zustand, Bemerkung und Fotos erfassen, dazu Zählerstände und abgegebene Schlüssel. Am Ende unterschreiben Mieterschaft und Verwaltung auf dem Gerät. Der Baustein erstellt das Protokoll als PDF-Entwurf, legt es beim Objekt ab und übernimmt die Schlüssel in eine Liste.
Das entscheiden Sie
Die Personen vor Ort halten den Zustand fest und unterschreiben. Ob ein Schaden über die normale Abnützung hinausgeht und wer ihn bezahlt, entscheidet die Verwaltung, nicht der Baustein. Das Protokoll geht erst nach Durchsicht an die Mieterschaft.
Entwürfe ja, automatischer Versand nein. Jeder Baustein bereitet vor: Entwürfe, Listen und Hinweise. Was Ihren Betrieb verlässt, gibt ein Mensch frei.
Für wen
Für Verwaltungen mit regelmässigen Ein- und Auszügen. Für Bewirtschaftungen, die Fotos, Zählerstände und Schlüssel an einem Ort haben möchten.
Aufwand: klein bis mittel (Einschätzung)
Das ist eine Einschätzung aus unserer Recherche, keine gemessene Grösse. Belegte Schweizer Zahlen dazu, wie viel Handarbeit in diesem Ablauf heute anfällt, gibt es nicht. Den tatsächlichen Aufwand bestimmt vor allem, welche Software Sie heute nutzen und welche Exporte sie bietet.
Daten und Schutz
Das Protokoll enthält Namen, Unterschriften und Fotos aus der Wohnung. Fotos und Kontaktdaten aus bewohnten Wohnungen nur mit Einwilligung der Mieterin oder des Mieters.
- Vertrag zur Auftragsbearbeitung, bevor echte Daten verarbeitet werden
- Hosting in der Schweiz
- Datenminimierung: nur die Angaben, die der Ablauf wirklich braucht
Weitere Bausteine für Immobilienverwaltungen
Ausgewählt für diese Branche, mit Ablauf-Grafik und Beispiel auf der Branchenseite.
Schadenmeldung mit Triage
Mieterinnen und Mieter melden Schäden und Anliegen über ein einziges Formular mit Foto. Der Baustein schlägt Kategorie und Dringlichkeit vor und zeigt bei Notfällen sofort die Notfallnummer an. Ob und wer einen Auftrag erhält, entscheidet die Bewirtschaftung.
Mehr erfahren In PlanungBesichtigungstermine für Mietobjekte
Interessierte wählen einen freien Besichtigungstermin auf einer Buchungsseite, statt per Telefon oder E-Mail einen Termin auszuhandeln. Die Verwaltung legt die Zeitfenster fest und sieht jederzeit, wer kommt. Erinnerungen und Absagen liegen als Entwurf bereit und gehen mit Ihrer Freigabe hinaus.
Mehr erfahrenQuellen und Hinweis
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