Anmeldeformular für Mietwohnungen: was zulässig ist

Worum es geht

Nach einer Besichtigung füllen Interessierte ein Anmeldeformular aus, und die Verwaltung wählt daraus die künftige Mieterschaft. Dabei bearbeitet sie Personendaten im Sinne des Datenschutzgesetzes (DSG). Der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) hat dazu ein Merkblatt veröffentlicht, erstellt am 19. Juni 2024 und aktualisiert am 15. Juli 2025. Sein Grundsatz: Daten über Mietinteressenten dürfen beschafft werden, soweit sie geeignet sind, nach objektiven Kriterien eine passende Mieterschaft auszuwählen.

Was darüber hinausgeht, greift in die Privatsphäre ein und braucht einen Rechtfertigungsgrund. Fehlt er, ist die Frage nach dem Merkblatt widerrechtlich und damit unzulässig. Dieser Ratgeber fasst zusammen, was das für ein Anmeldeformular bedeutet, und stützt sich auf das Merkblatt, das DSG und das Obligationenrecht (OR).

Wann eine Frage gerechtfertigt ist

Das DSG kennt drei Rechtfertigungsgründe: die Einwilligung, ein überwiegendes privates oder öffentliches Interesse und das Gesetz. Für Anmeldeformulare ordnet der EDÖB sie so ein:

• Einwilligung: Wer ein Formular ausfüllt, willigt zwar stillschweigend in die Bearbeitung für die Auswahl ein. Weil Wohnungssuchende aber kaum frei entscheiden können, ob sie eine Angabe verweigern, nimmt der EDÖB die Freiwilligkeit nur mit Zurückhaltung an.
• Überwiegendes privates Interesse: Die verlangte Angabe muss einen direkten Zusammenhang mit dem Abschluss des Mietvertrags haben und für die Auswahl von direktem Nutzen sein.
• Gesetz: Kantonales oder kommunales Recht kann etwa verlangen, dass die Daten der neuen Mieterschaft der Einwohnerkontrolle gemeldet werden. Das betrifft aber nur die gewählte Mieterschaft, nicht alle Bewerbenden.

Dazu kommen die allgemeinen Grundsätze des DSG: Rechtmässigkeit, Treu und Glauben, Verhältnismässigkeit, Zweckbindung und Datensicherheit. Ein Beispiel aus dem Merkblatt zur Rechtmässigkeit: Nach Art. 254 OR ist ein Koppelungsgeschäft nichtig, wenn der Mietvertrag davon abhängig gemacht wird. Die Verwaltung darf deshalb nicht fragen, ob jemand bei ihr auch eine Versicherung abschliessen würde.

Zwei Schritte: Formular und Vertragsabschluss

Der EDÖB geht von einem zweistufigen Verfahren aus. Im ersten Schritt bewerben sich Interessierte mit einem standardisierten Formular. Im zweiten Schritt holt die Verwaltung nur von den Personen, die für den Vertrag in Frage kommen, Belege und weitere Angaben ein, etwa eine Ausweiskopie, Belege zum Einkommen, Referenzen, die Bankverbindung oder den Nachweis einer Hausratversicherung.

Es ist nach dem Merkblatt unverhältnismässig, schon von allen Bewerbenden sämtliche Belege zu verlangen. Die Belege bestätigen nur, was im Formular bereits steht, und die Angaben im Formular genügen für eine Auswahl. Für ein Online-Formular heisst das: Uploads für Ausweis oder Lohnausweis gehören nicht in die erste Stufe.

Was im Formular zulässig ist

Das Merkblatt zählt die Angaben auf, die in Anmeldeformularen üblicherweise verlangt werden dürfen. Die Liste ist nicht abschliessend.

• Identität und Kontakt der Personen, die den Vertrag unterschreiben oder bürgen: Name, Vorname, Geburtsdatum, Adresse, Telefonnummer.
• Schweizer oder ausländische Staatsangehörigkeit, verbunden mit der Art der Aufenthaltsbewilligung und deren Ablaufdatum. Die Dauer einer Bewilligung kann sich auf die Dauer des Mietverhältnisses auswirken.
• Beruf, Tätigkeit und Arbeitgeber der Personen, die den Vertrag unterschreiben, nicht aber weiterer Personen im Haushalt.
• Ungefähres Jahreseinkommen, etwa in Kategorien. Die oberste Kategorie sollte nach dem Merkblatt, abgesehen von sehr hohen Mieten, nicht über 150 000 Franken liegen.
• Hängige Betreibungen und Verlustscheine, beschränkt auf die letzten fünf Jahre, entsprechend der Frist für das Einsichtsrecht nach dem Schuldbetreibungs- und Konkursgesetz.
• Kopie des Betreibungsregisterauszugs: Sie darf von allen Mietinteressenten verlangt werden. Das Original kann in der zweiten Phase vom gewählten Bewerber verlangt werden.
• Anzahl Personen, die in der Wohnung leben werden, und ob die Wohnung als Familienwohnung dient, weil dann besondere mietrechtliche Regeln gelten.
• Ob das bisherige Mietverhältnis von der Vermieterseite aufgelöst wurde und falls ja aus welchem Grund.
• Haustiere, möglichst differenziert nach Art, und Musikinstrumente, aber nur wenn es objektiv nötig ist, etwa bei schlechtem Schallschutz.

Was nicht ins Formular gehört

• Zivilstand: Er ist nach dem EDÖB kein geeignetes Auswahlkriterium und kann Rückschlüsse auf die sexuelle Orientierung zulassen. Zulässig ist nur die separate Frage, ob die Wohnung als Familienwohnung dient.
• Konfession: Sie ist für die Auswahl nicht nötig und ein besonders schützenswertes Personendatum.
• Nationalität und Heimatort: Beide bergen Diskriminierungspotenzial. Die Frage nach der Aufenthaltsbewilligung genügt.
• Dauer des bisherigen Mietverhältnisses und bisheriger Mietzins: Die Eidgenössische Datenschutzkommission hat das mit Urteil vom 28. August 2003 bestätigt (VPB 68.153).
• Leasing, Abzahlungs- und Kleinkreditverträge, Lohnpfändungen: Sie geben nach dem Merkblatt nur teilweise Auskunft über die finanziellen Verhältnisse.
• Ausweiskopie, Lohnausweis und Lohnabrechnungen von allen Bewerbenden: erst von der ausgewählten Person, wenn sich der Vertragsabschluss konkretisiert.
• Angaben zu Personen, die den Vertrag nicht unterschreiben, etwa Beruf oder Einkommen von Mitbewohnenden.

Referenzen

Referenzauskünfte beim Arbeitgeber oder der bisherigen Vermieterin sind mit Einwilligung zulässig. Die Einwilligung muss nicht ausdrücklich sein, aber im Formular oder in der Datenschutzerklärung muss klar stehen, dass die angegebenen Kontaktdaten für eine Referenz genutzt werden können. Ein Pflichtfeld für die bisherige Vermieterin ohne diese Aufklärung genügt nach dem EDÖB nicht. Die Angabe einer Referenz muss freiwillig sein.

Referenzen dürfen nur für Personen eingeholt werden, die ernsthaft für den Vertrag in Frage kommen, und nur zur Bestätigung der Angaben im Formular. Systematische Referenzabfragen bei allen Bewerbenden sind unverhältnismässig, heimliche Abklärungen verstossen gegen Treu und Glauben.

Aufbewahren, weitergeben, löschen

Nach der Unterzeichnung des Mietvertrags muss die Verwaltung die Formulare der anderen Bewerbenden mit allen Beilagen vernichten, auch die Kopien der Betreibungsauszüge. Eine Ausnahme ist etwa ein Eintrag in eine Warteliste, aber nur mit Einwilligung der betroffenen Person. Ohne Einwilligung dürfen die Daten auch nicht an andere Verwaltungen gehen oder für andere Objekte verwendet werden (Zweckbindung).

Zugang zu den Bewerbungen sollen nur die Personen haben, die die Auswahl treffen, und dieser Kreis ist so klein wie möglich zu halten. Bei Online-Formularen gehören dazu auch die Systeme, in denen die Daten liegen: Wer hat Zugriff, wo werden die Daten gespeichert, und wann werden sie automatisch gelöscht?

Online-Formulare und automatische Auswertung

Ein Online-Formular macht die Regeln nicht lockerer. Es erleichtert aber, sie einzuhalten: Felder, die nicht zulässig sind, gibt es gar nicht, Uploads erst in der zweiten Stufe, und eine Löschroutine räumt nach dem Vertragsabschluss auf. Über die Bearbeitung muss die Verwaltung informieren, in der Regel mit einer Datenschutzerklärung (Art. 19 DSG).

Vorsicht bei automatischen Bewertungen. Entscheidet ein System ausschliesslich automatisiert über eine Bewerbung und hat das eine erhebliche Wirkung für die betroffene Person, muss die Verwaltung darüber informieren, und die Person kann verlangen, dass ein Mensch den Entscheid überprüft (Art. 21 DSG). Sortierhilfen sind möglich, eine automatische Absage ist es aus unserer Sicht nicht: Wer die Wohnung erhält, sollte ein Mensch entscheiden.

Checkliste für Ihr Anmeldeformular

1. Zweck klar: Formular für ein bestimmtes Objekt, nicht für eine allgemeine Warteliste.
2. Keine unzulässigen Felder: Zivilstand, Konfession, Nationalität, Heimatort, bisheriger Mietzins und Mietdauer gestrichen.
3. Einkommen in Kategorien, oberste Kategorie in der Regel nicht über 150 000 Franken.
4. Betreibungen und Verlustscheine nur der letzten fünf Jahre.
5. Belege erst in der zweiten Stufe: Ausweis, Lohnausweis, Original des Betreibungsauszugs.
6. Referenzen freiwillig und mit Hinweis, dass sie kontaktiert werden können.
7. Familienwohnung als eigene Frage statt Zivilstand.
8. Datenschutzerklärung zum Formular, mit Zweck, Empfängern und Löschung.
9. Löschung der nicht berücksichtigten Bewerbungen nach Vertragsabschluss, Warteliste nur mit Einwilligung.
10. Kein automatischer Entscheid: Die Auswahl trifft ein Mensch.

Und Meyssens?

Meyssens ist ein Einzelunternehmen in Lausen (BL) und hat noch keine Kunden. Ein Anmeldeformular nach diesen Regeln ist bei uns als späterer Schritt geplant, erst nach einer rechtlichen Prüfung. Heute in Planung sind Bausteine, die mit wenig Personendaten auskommen: die Buchungsseite für Besichtigungstermine, die nur Name und Kontakt verlangt, und das digitale Übergabeprotokoll. Für alle gilt: Entwürfe ja, automatischer Versand nein, und Personendaten nur mit Vertrag zur Auftragsbearbeitung, Hosting in der Schweiz und Datenminimierung.

Dieser Ratgeber stützt sich auf das Merkblatt des EDÖB in der Fassung vom 15. Juli 2025. Für die Branchenempfehlung des SVIT zu Bewerbungsformularen verweisen wir auf die Übersichtsseite des Verbands, weil dort inzwischen eine neuere Fassung steht.