Eine Terminerinnerung per SMS oder E-Mail scheint harmlos, doch in der Arztpraxis kann schon ein Termin auf die Gesundheit schliessen lassen. Dieser Ratgeber zeigt, was der EDÖB, das Datenschutzgesetz und die FMH für Erinnerungen, das Recall-Verfahren in der Arztpraxis, den Self Check-in und die papierlose Praxis verlangen.
Eine kurze SMS am Vortag, eine E-Mail mit dem Termin oder eine Einladung zur nächsten Kontrolle: Erinnerungen helfen, vergessene Termine zu vermeiden, und entlasten das Telefon. Für eine Arztpraxis ist eine solche Nachricht aber keine gewöhnliche Kundenkommunikation. Daten über die Gesundheit sind nach dem Datenschutzgesetz besonders schützenswerte Personendaten (Art. 5 Bst. c Ziff. 2 DSG).
Der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) hält in seinem Merkblatt zu Patientenformularen fest, dass schon das blosse Bestehen einer Beziehung zu einer Therapeutin oder einem Arzt Rückschlüsse auf die Gesundheit zulassen kann, besonders bei Fachärztinnen und Fachärzten. Ein Termin bei einer Onkologin lässt zum Beispiel eine onkologische Erkrankung vermuten. Deshalb ist nach dem EDÖB auch der rein administrative Austausch, etwa eine Terminvereinbarung, als besonders schützenswert einzustufen. Dieser Ratgeber zeigt, was daraus für Terminerinnerung, Recall-Verfahren, Self Check-in und die papierlose Praxis folgt.
Für die Behandlung selbst braucht die Praxis keine Einwilligung in die Datenbearbeitung. Nach dem EDÖB fallen Daten, die im Rahmen einer medizinischen Leistung bearbeitet werden, unter den Behandlungsvertrag. Personendaten dürfen aber nur zu einem bestimmten und für die betroffene Person erkennbaren Zweck beschafft und nur damit vereinbar bearbeitet werden (Art. 6 Abs. 3 DSG). Wer die Handynummer für Rückfragen angegeben hat, rechnet nicht unbedingt mit Erinnerungen per SMS.
Entscheidend ist ausserdem der Kanal. Der EDÖB verlangt für besonders schützenswerte Daten eine sichere Bekanntgabe, zum Beispiel verschlüsselt. Möchte eine Patientin trotzdem einen ungesicherten Kanal, ist das nur möglich, wenn sie vorher über die Risiken informiert wurde und freiwillig zugestimmt hat. Sie muss eine echte Wahl haben, etwa ein Kästchen zum Ankreuzen auf dem Formular. Klauseln in Formularen, mit denen Patientinnen und Patienten pauschal in die ungesicherte elektronische Bekanntgabe einwilligen, können nach dem EDÖB problematisch sein.
Die FMH verlangt in ihren Minimalanforderungen zum IT-Grundschutz, dass Patientendaten per E-Mail verschlüsselt ausgetauscht werden (M-9.02). Sie nennt dafür Lösungen, die unter den Akteuren des Gesundheitswesens eingesetzt werden, beispielsweise die Produkte von HIN. Allgemein empfiehlt sie, sensible Daten beim Austausch über E-Mail, Fax oder Messaging-Dienste zu verschlüsseln.
Ob ein bestimmter SMS-Dienst, ein Messenger oder ein E-Mail-Anbieter als gesichert gelten kann, hängt von der Technik und vom Anbieter ab. Das lässt sich nicht pauschal beantworten und ist für jeden Dienst im Einzelfall zu prüfen. Bis das geklärt ist, gehen Sie am besten davon aus, dass der Kanal ungesichert ist, und holen Sie die informierte Wahl der Patientin oder des Patienten ein.
Der FMH-Leitfaden hält fest, dass das Berufsgeheimnis auch gegenüber Angehörigen gilt. Nach unserer Einschätzung gehören Erinnerungen deshalb nicht an gemeinsame Familien-Adressen oder -Nummern, ausser die Person ist damit einverstanden. Sinnvoll ist zudem der Hinweis, dass SMS und E-Mail nicht für Notfälle gedacht sind.
Nach dem Grundsatz der Verhältnismässigkeit (Art. 6 Abs. 2 DSG) enthält die Nachricht nur, was für die Erinnerung nötig ist. Unsere Empfehlung:
Wer für eine nicht wahrgenommene Konsultation ein Honorar verlangen will, sollte die Regel vorher bekannt machen. Der FMH-Leitfaden empfiehlt dazu einen Hinweis im Anmeldeformular, im Wartezimmer oder auf dem Terminkärtchen und nennt eine 24-Stunden-Frist als üblich. Ob die Forderung im Streitfall durchsetzbar ist, hängt vom Einzelfall ab.
Beim Recall lädt die Praxis Patientinnen und Patienten zu einer fälligen Kontrolle, Vorsorgeuntersuchung oder Impfung ein, ohne dass schon ein Termin besteht. Dafür braucht sie Angaben aus der Behandlung, etwa das Datum der letzten Kontrolle. Das ist mehr als eine Terminerinnerung, und die Nachricht verrät mehr über die Behandlung.
Dazu kommt eine offene Frage: Gilt eine solche Einladung als Werbung? Für Massenwerbung per E-Mail, SMS, Fax oder Telefon verlangt das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb grundsätzlich eine ausdrückliche Zustimmung, eine korrekte Absenderangabe und eine einfache, kostenlose Möglichkeit zur Abmeldung (Art. 3 Abs. 1 Bst. o UWG, wie das BAKOM erklärt). Ob ein Recall darunter fällt, beantwortet die Seite des BAKOM nicht. Zudem dürfen Ärztinnen und Ärzte nur Werbung machen, die objektiv ist, dem öffentlichen Bedürfnis entspricht und weder irreführend noch aufdringlich ist (Art. 40 Bst. d MedBG). Am sichersten ist es nach unserer Einschätzung, den Recall nur mit dokumentierter Einwilligung für den gewählten Kanal zu verschicken und in jeder Nachricht eine Abmeldung anzubieten.
Erinnerungen laufen meist über die Praxissoftware oder einen externen Versanddienst. Dieser bearbeitet Namen, Nummern und Termine im Auftrag der Praxis. Das DSG erlaubt das nur, wenn der Dienstleister die Daten so bearbeitet, wie die Praxis selbst es dürfte, und keine Geheimhaltungspflicht die Übertragung verbietet (Art. 9 Abs. 1 DSG). Die Praxis muss sich vergewissern, dass er die Datensicherheit gewährleisten kann (Art. 9 Abs. 2 DSG).
Die FMH empfiehlt, mit jedem Dritten, der mit einer Datenbearbeitung beauftragt wird, eine Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung und eine Geheimhaltungsvereinbarung abzuschliessen. Als Beispiele nennt sie unter anderem E-Mail-Hoster und Newsletter-Dienstleister. Liegen die Daten im Ausland, gelten zusätzlich die Regeln von Art. 16 DSG, und der EDÖB rät bei Patientendaten von Cloud-Diensten im Ausland ab, weil dort nicht immer ein Schutz besteht, der dem Berufsgeheimnis nach Art. 321 StGB entspricht.
Auch beim Self Check-in am Empfang und bei der papierlosen Praxis geht es um dieselben Grundsätze. Die FMH verlangt, dass Bildschirme in der Praxis so stehen, dass unberechtigte Personen keine Einsicht haben, und dass Geräte beim Verlassen des Arbeitsplatzes gesperrt werden. Für ein Terminal im Wartebereich heisst das nach unserer Einschätzung: keine Liste mit Namen der Tagespatienten, kurze Anzeigezeiten und keine Angaben zur Behandlung auf dem Bildschirm.
Wer auf Papier verzichtet, führt die Patientendokumentation elektronisch. Im Kanton Thurgau macht das Gesundheitsgesetz keine Vorgabe zur Form, die Dokumentation kann also elektronisch geführt werden. Das kantonale Merkblatt verlangt dann, dass Einträge mit Datum und Urheberschaft unabänderbar gespeichert und jederzeit abrufbar sind. Der Zugriff ist auf die Personen zu beschränken, die die Daten für ihre Funktion brauchen, und Archivierung und Datenexport sind schon beim Einrichten des Systems zu klären. Andere Kantone regeln die Patientendokumentation in eigenen Gesetzen; die Anforderungen sind je nach Kanton unterschiedlich.
Die Einwilligung ist an keine Form gebunden. Der EDÖB hält eine dokumentierte Einwilligung aus Beweisgründen aber für vorzuziehen. Sie muss aufgeklärt, spezifisch und frei sein, und sie kann jederzeit ohne Begründung widerrufen werden. Die Praxis muss dafür einfache Möglichkeiten bieten. In der Praxis heisst das: Kanal und Datum der Einwilligung in der Praxissoftware festhalten, Abmeldungen sofort übernehmen und Personen ohne Einwilligung auf anderem Weg erinnern, etwa telefonisch oder per Terminkarte.
Über die Erinnerungen informiert die Praxis in ihrer Datenschutzinformation, mit Zweck und Empfängern, einschliesslich des Versanddienstes (Art. 19 DSG).
Meyssens ist ein Einzelunternehmen in Lausen (BL) und hat noch keine Kunden. Für Arztpraxen ist ein Recall für Vorsorge, Impfungen und Kontrollen als Baustein geplant, er hat aber noch keine eigene Seite; Sie finden ihn unter Arztpraxen digital. Für Zahnarztpraxen beschreiben wir den Baustein Terminerinnerung und Recall: Entwürfe nur für Personen mit dokumentierter Einwilligung, ohne Angaben zur Behandlung, jede Nachricht von der MPA freigegeben. Für neue Termine planen wir die Online-Terminanfrage für Arztpraxen, verschlüsselt übermittelt und ohne Beschwerdefeld. Beide sind individuell auf Anfrage, nichts davon ist im Einsatz.
Ja, wenn der Kanal gesichert ist oder die Patientin über die Risiken informiert wurde und freiwillig zugestimmt hat. Der EDÖB stuft auch Terminvereinbarungen als besonders schützenswert ein und verlangt eine echte Wahlmöglichkeit, etwa ein Kästchen zum Ankreuzen.
Nur, was für die Erinnerung nötig ist: Datum, Uhrzeit und ein Kontakt zum Verschieben. Diagnose, Behandlung und Untersuchungsart gehören nicht hinein (Grundsatz der Verhältnismässigkeit, Art. 6 Abs. 2 DSG).
Das ist nicht abschliessend geklärt. Für Massenwerbung per SMS oder E-Mail verlangt Art. 3 Abs. 1 Bst. o UWG eine Einwilligung und eine Abmeldemöglichkeit, wie das BAKOM erklärt. Sicher ist der Recall mit dokumentierter Einwilligung und Abmeldung in jeder Nachricht.
Der Anbieter bearbeitet Personendaten im Auftrag der Praxis (Art. 9 DSG). Die FMH empfiehlt eine Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung und eine Geheimhaltungsvereinbarung. Bei Daten im Ausland gilt zusätzlich Art. 16 DSG.
Ja, jederzeit und ohne Begründung. Der EDÖB verlangt, dass die Praxis einfache Möglichkeiten zum Widerruf bietet.
Berufsgeheimnis, nDSG und die geplanten Bausteine für Praxen.
WeiterlesenErinnerungen als Entwürfe, nur mit Einwilligung, Freigabe durch die MPA.
WeiterlesenEinwilligung, Information und sichere Übermittlung nach dem EDÖB.
WeiterlesenDatenschutzerklärung, Auftragsbearbeiter und Datensicherheit.
WeiterlesenMeyssens ist ein Einzelunternehmen in Lausen (BL). Wir haben noch keine Kunden und keine Referenzen. Stand der hier genannten Produkte: Online-Terminanfrage für Arztpraxen und Terminerinnerung und Recall für Zahnarztpraxen individuell auf Anfrage. Ein Werkzeug ersetzt keine rechtliche Prüfung, und am Ende entscheidet immer ein Mensch.
Mit der Online-Terminanfrage fragen Patientinnen und Patienten einen Termin über ein kurzes Formular an, ohne Feld für Beschwerden. Die Anfrage landet in einer geordneten Liste mit einem Entwurf für die Antwort. Das Praxisteam wählt den Termin und gibt die Antwort frei.
Der Baustein stellt fällige Terminerinnerungen und Recalls als Entwürfe zusammen, nur für Patientinnen und Patienten, die eingewilligt haben. Die MPA prüft die Liste und gibt jede Nachricht frei. Nichts geht automatisch hinaus.
Allgemeine Fragen beantworten und das Praxisteam entlasten, ohne Patientendaten preiszugeben.
Mehr zu Arztpraxen BausteinMit der Online-Terminanfrage fragen Patientinnen und Patienten einen Termin über ein kurzes Formular an, ohne Feld für Beschwerden.
Mehr zu Online-Terminanfrage für Arztpraxen RatgeberWelche Anrufe die Arztpraxis anders lösen kann und was für Telefonservice und Callcenter gilt: Berufsgeheimnis, nDSG.
Mehr zu Praxistelefon entlastenHinterlassen Sie uns Ihre Angaben. Die Anfrage ist unverbindlich und kostenlos.
← Alle Ratgeber