Laborauftrag in der Zahnarztpraxis: was gehört hinein und wie erfassen Sie ihn digital?

Was ein Laborauftrag ist

Mit dem Laborauftrag bestellt die Zahnarztpraxis beim zahntechnischen Labor eine Arbeit für eine bestimmte Patientin oder einen bestimmten Patienten: eine Krone, eine Brücke, eine Prothese, eine Schiene. Der Auftrag ist mehr als ein Bestellzettel. Medizinprodukterechtlich ist er die schriftliche Verordnung, auf deren Grundlage das Labor eine Sonderanfertigung herstellt. Was hineingehört, ergibt sich deshalb zum Teil aus der Medizinprodukteverordnung (MepV) und den Merkblättern von Swissmedic, zum Teil aus dem Datenschutz und zum Teil aus dem praktischen Ablauf zwischen Praxis und Labor.

Dieser Ratgeber zeigt, welche Rollen die Vorschriften der Praxis und dem Labor zuweisen, welche Angaben ein vollständiger Laborauftrag enthält und worauf Sie achten, wenn Sie Laboraufträge digital erfassen und übermitteln. Er ersetzt weder die Vorgaben Ihres Labors noch eine rechtliche Prüfung im Einzelfall.

Zahnersatz als Sonderanfertigung

Swissmedic nennt in ihren Unterlagen zu den Herstellerpflichten (Online-Veranstaltung vom 2. September 2021) «Zahnersatz in der Zahntechnik» als typisches Beispiel einer Sonderanfertigung, neben der Einzelanfertigung eines Implantats und Orthesen. Das Merkblatt «3D Drucker Medizinprodukte» (Version 1.2, gültig ab 26.03.2026) umschreibt eine Sonderanfertigung als Produkt, das

• speziell gemäss einer schriftlichen Verordnung angefertigt wird,
• von einer Person verordnet, die aufgrund ihrer beruflichen Qualifikation zur Ausstellung von Verordnungen berechtigt ist,
• bei dem diese Person eigenverantwortlich die genaue Auslegung und die Merkmale festlegt,
• und das nur für einen einzigen Patienten bestimmt ist, um dessen individuellem Zustand und Bedürfnissen zu entsprechen.

Nicht als Sonderanfertigung gelten laut demselben Merkblatt serienmässig hergestellte Produkte, die nur angepasst werden, und Produkte, die zwar nach einer Verordnung, aber serienmässig in industriellen Verfahren hergestellt werden. Ob eine bestimmte Arbeit, etwa aus einem industriellen Fräszentrum, darunter fällt, ist im Einzelfall zu prüfen. Die Einordnung entscheidet darüber, welche Pflichten das Labor als Hersteller erfüllen muss.

Wer wofür verantwortlich ist

Die Aufteilung ist im Merkblatt von Swissmedic klar beschrieben: Die zur Verordnung berechtigte Person, in der Zahnarztpraxis also die Zahnärztin oder der Zahnarzt, trägt die Verantwortung für die Auslegung und die Zweckbestimmung der Arbeit. Der Hersteller, also das Labor, trägt die Verantwortung dafür, dass die anwendbaren grundlegenden Sicherheits- und Leistungsanforderungen eingehalten sind.

Daraus folgt für den Laborauftrag: Was das Labor herstellen soll, muss so beschrieben sein, dass es die Arbeit ohne eigene Entscheide über Auslegung und Merkmale ausführen kann. Wo der Auftrag lückenhaft ist, muss das Labor nachfragen oder selbst entscheiden, und genau diese Entscheidung liegt nach der Umschreibung der Sonderanfertigung bei der verordnenden Person. Ein vollständiger Auftrag schützt deshalb beide Seiten.

Hersteller von Sonderanfertigungen gelten nach Swissmedic als Hersteller im Sinne der MepV. Wer Sonderanfertigungen in der Schweiz auf dem Markt bereitstellt, muss das nach Art. 19 MepV vor der Bereitstellung Swissmedic melden, unter anderem mit Name und Adresse des Herstellers und aller Fertigungsstätten. Änderungen sind innerhalb von 30 Tagen zu melden. Nach dem FAQ-Merkblatt von Swissmedic zu den Notifikationen gilt die Meldepflicht für Hersteller, Bevollmächtigte, Importeure oder Händler mit Sitz in der Schweiz oder in Liechtenstein. Bei einem Schweizer Labor ist das in der Regel das Labor selbst. Ob die Praxis eine eigene Pflicht trifft, etwa wenn sie Arbeiten direkt aus dem Ausland bezieht, ist im Einzelfall zu prüfen.

Was in den Laborauftrag gehört

Eine verbindliche Feldliste für Laboraufträge schreibt keine der geprüften Quellen vor. Aus der Umschreibung der Sonderanfertigung und den Pflichten der Beteiligten lässt sich aber ableiten, welche Angaben nicht fehlen sollten. Die folgende Gliederung ist unsere Einschätzung, ergänzen Sie sie mit den Vorgaben Ihres Labors:

1. Verordnende Person und Praxis: Name der Zahnärztin oder des Zahnarztes, Praxisadresse, Kontakt für Rückfragen. Damit ist erkennbar, wer die Verordnung ausgestellt hat.
2. Eindeutiger Bezug zu einer Person: Die Arbeit ist für einen einzigen Patienten bestimmt. Ein Kürzel oder eine Fall-Nummer genügt dem Labor oft, wenn die Zuordnung in der Praxis sicher bleibt.
3. Art der Arbeit und betroffene Zähne: zum Beispiel Krone, Brücke, Teilprothese oder Schiene, mit Zahnnummern.
4. Auslegung und Merkmale: Material, Gestaltung, Farbe und weitere Angaben, die die verordnende Person festlegt.
5. Beilagen: Abformung oder digitaler Scan, Modelle, Bissregistrierung, Fotos, soweit für die Arbeit nötig.
6. Termine: Datum des Auftrags, gewünschter Liefertermin und Datum der Eingliederung oder Anprobe.
7. Hinweise zur Abrechnung: etwa ob es sich um einen Fall der Unfall-, Militär- oder Invalidenversicherung handelt, weil dafür ein eigener Zahntechnikertarif gilt.
8. Datum und Freigabe: wer den Auftrag ausgestellt und freigegeben hat.

Gesundheitsangaben gehören nur so weit in den Auftrag, wie das Labor sie für die Arbeit braucht. Das verlangt der Grundsatz der Verhältnismässigkeit nach Art. 6 Abs. 2 des Datenschutzgesetzes (DSG).

Was mit der fertigen Arbeit zurückkommt

Für Sonderanfertigungen gelten nach Art. 10 MepV besondere Anforderungen. Für die Praxis sichtbar sind vor allem diese Punkte:

• Erklärung: Beim Inverkehrbringen muss der Sonderanfertigung eine Erklärung des Herstellers beigefügt werden (Art. 10 Abs. 1 MepV). Hält die Arbeit einzelne grundlegende Anforderungen nicht vollständig ein, sind diese laut Swissmedic mit den Gründen in der Erklärung anzugeben.
• Aufschrift «Sonderanfertigung»: Swissmedic führt sie bei der Kennzeichnung auf.
• Kein Konformitätskennzeichen: Auf Sonderanfertigungen darf kein Konformitätskennzeichen angebracht werden (Art. 13 Abs. 2 Bst. a MepV).
• Keine eindeutige Produktidentifikation (UDI): Sonderanfertigungen sind davon ausgenommen (Art. 17 Abs. 1 MepV).
• Dokumentation beim Labor: Der Hersteller erstellt und aktualisiert eine Dokumentation und hält sie den Behörden zur Verfügung (Art. 10 Abs. 3 MepV).

Es lohnt sich, die Erklärung zusammen mit dem Laborauftrag in der Praxis abzulegen, damit Auftrag und gelieferte Arbeit später zusammen auffindbar sind. Die Pflicht, ein Patientendossier zu führen, ergibt sich laut EDÖB aus den kantonalen Gesundheitsgesetzen. Wie lange Sie Auftrag und Erklärung aufbewahren, prüfen Sie deshalb nach dem Recht Ihres Kantons.

Patientendaten im Laborauftrag

Ein Laborauftrag enthält Gesundheitsdaten. Daten über die Gesundheit gelten nach Art. 5 Bst. c DSG als besonders schützenswert. Der EDÖB zählt Laboratorien ausdrücklich zu den Hilfspersonen, die wie Praxisassistenz, Sekretariat und IT-Dienstleister ebenfalls dem Berufsgeheimnis unterliegen; er verweist dazu auf Art. 321 StGB. Für die Bekanntgabe gilt nach dem EDÖB: Sie muss gesichert sein, etwa durch Verschlüsselung.

• Nur das Nötige: Name, Geburtsdatum und Anamnese braucht das Labor in der Regel nicht vollständig. Eine Fall-Nummer mit Kürzel reduziert die Daten, bleibt für die Praxis aber ein Personenbezug.
• Sicherer Kanal: keine Aufträge mit Patientenangaben per unverschlüsselter E-Mail. Nutzen Sie den gesicherten Weg, den Ihr Labor anbietet, oder eine verschlüsselte Übermittlung.
• Datensicherheit: Praxis und allfällige Dienstleister gewährleisten eine dem Risiko angemessene Datensicherheit (Art. 8 DSG).

Mehr zu Formularen und Einwilligungen in der Praxis lesen Sie im Ratgeber Patientenformular und Datenschutz, die Grundpflichten für kleine Betriebe in der nDSG-Checkliste für KMU.

Laborauftrag digital erfassen

Mit «Laborauftrag digital» oder «digitaler Laborauftragserfassung» kann Verschiedenes gemeint sein, etwa ein ausfüllbares Formular statt Papier, der digitale Scan statt Abformung oder eine Übersicht über offene Arbeiten. Die geprüften Quellen schreiben kein bestimmtes Medium vor, sie sprechen von einer schriftlichen Verordnung. Ob ein Formular, ein Portal oder eine Datei ausreicht, klären Sie am besten mit Ihrem Labor. Unabhängig vom Werkzeug sollten digitale Aufträge diese Punkte erfüllen:

• Feste Pflichtfelder statt Freitext, damit keine Angabe zu Auslegung, Zähnen oder Termin fehlt.
• Nachvollziehbare Freigabe: Erkennbar ist, welche Zahnärztin oder welcher Zahnarzt den Auftrag verordnet hat.
• Datenminimierung: Fall-Nummer statt vollem Namen, die Zuordnung bleibt in der Praxissoftware.
• Gesicherte Übermittlung von Auftrag und Scan-Daten.
• Ablage mit Bezug: Auftrag, Rückfragen und die Erklärung des Labors bleiben beim Fall.
• Terminüberwachung: eine Liste offener Aufträge mit Liefertermin, damit eine fehlende Arbeit vor dem Patiententermin auffällt.

Fertigt die Praxis selbst an, etwa mit einem eigenen Fräs- oder Druckgerät, gilt Art. 9 MepV: Produkte, die in einer Gesundheitseinrichtung hergestellt und ausschliesslich dort verwendet werden, gelten als in Betrieb genommen. Für sie gelten die grundlegenden Sicherheits- und Leistungsanforderungen, unter weiteren Voraussetzungen nicht aber die übrigen Anforderungen der Verordnung; für im industriellen Massstab hergestellte Produkte gilt das nicht. Solche Produkte sind Swissmedic nach Art. 18 MepV vor der Inbetriebnahme zu melden, sofern Swissmedic sie nicht davon ausgenommen hat. Welche Voraussetzungen gelten und ob sie in Ihrer Praxis erfüllt sind, ist im Einzelfall zu prüfen.

Schritt für Schritt: vom Befund zur Eingliederung

1. Behandlung planen: Die Zahnärztin oder der Zahnarzt legt Art, Auslegung und Merkmale der Arbeit fest.
2. Vorlage wählen: pro Labor eine Vorlage mit den Feldern, die dieses Labor braucht.
3. Auftrag ausfüllen: Fall-Nummer, Zähne, Material, Farbe, Beilagen, Liefertermin und Eingliederungstermin eintragen.
4. Prüfen und freigeben: Die verordnende Person kontrolliert den Auftrag, bevor er hinausgeht.
5. Gesichert übermitteln: Auftrag und Scan über den verschlüsselten Weg ans Labor senden.
6. Offene Arbeit überwachen: einige Tage vor dem Patiententermin prüfen, ob die Arbeit eingetroffen ist.
7. Lieferung kontrollieren: Erklärung zur Sonderanfertigung und Lieferschein prüfen und beim Fall ablegen.
8. Abrechnung abgleichen: die Rechnung des Labors mit dem Auftrag vergleichen, bevor sie in die Patientenrechnung übernommen wird.

Laborkosten auf der Patientenrechnung

Der Zahnarzttarif enthält die zahntechnischen Arbeiten nicht. Nach der SSO werden sie zusätzlich in Rechnung gestellt: Die Zahnärztin oder der Zahnarzt erhält die Leistungsabrechnung des Labors und übernimmt sie unverändert in die Rechnung an den Patienten. Auf der Zahnarztrechnung erscheinen die Kosten für zahntechnische Leistungen deshalb als eigener Posten. Für Fälle der Unfall-, Militär- und Invalidenversicherung gilt der «Zahntechnikertarif UV/MV/IV» mit einem Taxpunktwert von CHF 1.00. Für die obligatorische Krankenpflegeversicherung gilt laut SSO weiterhin der ältere Zahntechnikertarif mit einem Taxpunktwert von CHF 5.55.

Bei grösseren Arbeiten kommt die Frage nach den Kosten oft schon vor dem Laborauftrag. Wie ein Kostenvoranschlag mit Laboranteil aufgebaut ist, zeigt der Ratgeber Kostenvoranschlag beim Zahnarzt.

Und Meyssens?

Meyssens ist ein Einzelunternehmen in Lausen (BL) und hat noch keine Kunden. Wir bieten individuell auf Anfrage eine Labor- und Materialbestellung an: Laboraufträge entstehen aus einer Vorlage pro Labor, mit Fall-Nummer statt Namen, als Entwurf. Den Inhalt bestimmt die Zahnärztin oder der Zahnarzt, die MPA prüft und schickt ab, und eine Liste zeigt offene Arbeiten vor dem Patiententermin. Die Pflichten als Hersteller bleiben beim Labor, und welche Angaben Ihr Labor braucht, legen Sie mit ihm fest.

Weitere geplante Bausteine für die Praxis finden Sie auf der Seite Zahnarztpraxen. Massgebend sind immer die aktuellen Fassungen der MepV und der Merkblätter von Swissmedic.