Digitale Assistenz in der Zahnarztpraxis: was rechtlich gilt und was praktisch hilft

Berufsgeheimnis und Datenschutz

Wer in einer Zahnarztpraxis über digitale Werkzeuge nachdenkt, bewegt sich in zwei Rechtsgebieten gleichzeitig: im Strafrecht mit dem Berufsgeheimnis und im Datenschutzrecht mit dem revidierten Datenschutzgesetz (nDSG). Beide verfolgen ein ähnliches Ziel, setzen aber unterschiedlich an. Das Berufsgeheimnis schützt das Vertrauensverhältnis zwischen Patientin und Praxis. Das Datenschutzgesetz regelt, wie Personendaten bearbeitet werden dürfen, auch durch Dritte und auch im Ausland. Für jedes neue Werkzeug lohnt es sich, beide Fragen getrennt zu stellen.

Wer an das Berufsgeheimnis gebunden ist

Das Berufsgeheimnis nach Art. 321 des Strafgesetzbuches erfasst Zahnärztinnen und Zahnärzte. Es gilt aber nicht nur für sie, sondern auch für ihre Hilfspersonen. Dazu zählen in der Praxis die Dentalassistenz, das Sekretariat und die Buchhaltung, also alle, die im Rahmen ihrer Arbeit von Patientengeheimnissen erfahren. Das erläutern der rechtliche Leitfaden von FMH und SAMW sowie die Leitfäden der Kantone Solothurn und Basel-Stadt zur beruflichen Schweigepflicht.

Eine Verletzung des Berufsgeheimnisses kann mit Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder Geldstrafe bestraft werden. Verfolgt wird sie nur auf Antrag. Für den Praxisalltag heisst das: Wer am Empfang ein Telefon entgegennimmt oder E-Mails sortiert, trägt dieselbe Verantwortung für die Verschwiegenheit wie die behandelnde Person. Das betrifft auch die Frage, wem man welche Zugänge zu welchen Systemen gibt.

Gesundheitsdaten im nDSG

Gesundheitsdaten gelten nach Art. 5 lit. c DSG als besonders schützenswerte Personendaten. Das ist mehr als eine Etikette: Wer solche Daten bearbeitet, muss besonders sorgfältig vorgehen, und manche Pflichten greifen bei besonders schützenswerten Daten früher oder strenger. Schon die Tatsache, dass jemand Patientin einer bestimmten Praxis ist, kann je nach Zusammenhang eine sensible Information sein. Ein Termin für eine Wurzelbehandlung, eine Rückfrage zu einer Rechnung oder ein Foto eines Röntgenbildes im Anhang einer E-Mail gehören eindeutig in diese Kategorie.

Externe Dienstleister

Fast jedes digitale Werkzeug bringt einen externen Dienstleister ins Spiel: den Anbieter der Software, das Rechenzentrum, manchmal weitere Unterauftragnehmer. Das DSG nennt das Auftragsbearbeitung. Nach Art. 9 DSG ist sie nur zulässig, wenn keine gesetzliche oder vertragliche Geheimhaltungspflicht entgegensteht. Für Praxen mit Berufsgeheimnis ist genau das der heikle Punkt.

Der Leitfaden der FMH zur Geheimhaltungs- und Auftragsbearbeitungsvereinbarung richtet sich an die Ärzteschaft und kann für Zahnarztpraxen als Orientierung dienen. Er verlangt, dass der Hauptvertrag, die bearbeiteten Datenarten und die technischen Massnahmen konkret geregelt sind. Eine blosse Geheimhaltungsvereinbarung genügt nach diesem Leitfaden nicht. Wer also nur eine allgemeine Verschwiegenheitserklärung des Anbieters in der Schublade hat, sollte nachbessern.

Wichtig sind auch die Folgen: Vorsätzliche Verstösse gegen die Pflichten bei der Auftragsbearbeitung sind nach Art. 61 lit. b DSG auf Antrag mit Busse bis CHF 250'000 strafbar. Diese Angabe stützt sich auf eine Sekundärquelle (Lexaris) und sollte am Gesetzestext geprüft werden.

Ausland und Cloud

Viele Dienste laufen auf Servern ausserhalb der Schweiz. Art. 16 DSG erlaubt die Bekanntgabe ins Ausland, wenn der Zielstaat einen angemessenen Schutz bietet oder geeignete Garantien bestehen. Welche Staaten der Bundesrat als angemessen anerkennt, zeigt die Staatenliste des Bundesamtes für Justiz.

Offen ist eine zweite Frage: Ob das Berufsgeheimnis eine Auslagerung in eine Cloud im Ausland überhaupt zulässt, ist nach unserer Recherche nicht abschliessend belegt. Das muss im Einzelfall juristisch geprüft werden. Wir geben hier bewusst keine Entwarnung, denn das Datenschutzrecht und das Strafrecht können zu unterschiedlichen Antworten führen.

Und wenn eine KI antwortet?

Für Anwendungen mit künstlicher Intelligenz gibt es in der Schweiz kein eigenes Gesetz. Der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) hält fest, dass das Datenschutzgesetz direkt gilt. Nutzerinnen und Nutzer sollen wissen, dass sie mit einer Maschine sprechen. Ein Chatbot auf der Praxiswebsite muss sich also klar als automatisches Programm zu erkennen geben.

Typische Alltagsprobleme

Telefon und Terminanfragen

In vielen Praxen ist das Telefon der wichtigste Kanal. SRF berichtete 2018 über einen Zürcher Zahnarzt, bei dem das Telefon der Hauptkanal für Termine war. Das ist ein Einzelbeispiel, aber es deckt sich mit dem, was man aus Gesprächen kennt: Während einer Behandlung kann niemand abnehmen, und am Empfang läuft vieles gleichzeitig. Ein Teil der Anrufe betrifft allgemeine Fragen, die auch auf der Website beantwortet werden könnten, etwa Öffnungszeiten, Anfahrt, Parkmöglichkeiten oder welche Unterlagen zum ersten Termin mitzubringen sind.

Rechnungsfragen

Zahnarztrechnungen sind für viele Patientinnen und Patienten schwer zu lesen. Der Blick berichtete 2025 von einer Expertenschätzung, wonach jede dritte Zahnarztrechnung zu hoch sei. Das ist eine Schätzung von Fachleuten, keine Erhebung, und sie sagt nichts über eine einzelne Praxis aus. Sie zeigt aber, dass Rechnungen kritisch gelesen werden und Rückfragen dazu zum Alltag gehören. Solche Fragen betreffen fast immer eine bestimmte Person und eine bestimmte Behandlung. Sie gehören deshalb zu einem Menschen und nicht zu einem automatischen Programm.

E-Mail-Postfach

Im Praxispostfach landen Patientenanfragen neben Lieferantenpost, Laborkorrespondenz, Werbung und Mitteilungen von Verbänden. Die Herausforderung besteht darin, Dringendes von Routine zu trennen, ohne dass patientenbezogene Nachrichten in falsche Hände geraten.

Wie Meyssens-Bausteine helfen könnten

Meyssens ist ein Einzelunternehmen. Wir haben noch keine Kunden und keine Referenzen aus Zahnarztpraxen. Die folgenden Bausteine beschreiben, wie unsere Produkte eingesetzt werden könnten, und zwar mit klaren Grenzen. Der Status steht jeweils dabei.

Website-Chatbot für Allgemeinfragen (Pilotphase)

Ein Chatbot kann Fragen beantworten, die keine Patientendaten berühren: Öffnungszeiten, Anfahrt, Notfallregelung der Praxis, Ablauf eines ersten Termins oder welche Unterlagen mitzubringen sind. Die Wissensbasis besteht nur aus Inhalten, die die Praxis selbst freigibt. Der Chatbot weist sich zu Beginn als automatisches Programm aus und bittet darum, keine Gesundheitsdaten einzugeben. Mehr dazu im Ratgeber Website-Chatbot: was er darf und was nicht.

Mail-Assistent nur für nicht-patientenbezogene Post (in Planung)

Denkbar ist ein Assistent, der Post sortiert und Antwortentwürfe vorbereitet, etwa für Lieferanten, Terminbestätigungen ohne medizinische Angaben oder allgemeine Anfragen. Patientenbezogene Korrespondenz bleibt ausgeklammert, solange Auftragsbearbeitung, Datenstandort und Berufsgeheimnis nicht geklärt sind. Entwürfe werden nie automatisch versendet: Ein Mensch prüft, ergänzt und sendet selbst.

Newsletter mit Opt-in (in Planung)

Ein Praxis-Newsletter kann über Ferienzeiten, neue Mitarbeitende oder allgemeine Tipps zur Zahnpflege informieren. Er geht nur an Personen, die sich ausdrücklich angemeldet haben, und enthält keine Angaben zu einzelnen Behandlungen.

Anonyme Umfragen (Pilotphase)

Mit einer kurzen, anonymen Umfrage lässt sich herausfinden, wie Patientinnen und Patienten die Terminvergabe, die Wartezeit oder die Verständlichkeit von Informationen erleben. Anonym heisst: keine Namen, keine Behandlungsdetails, nur Rückmeldungen zur Organisation.

Was die Bausteine nicht können

• Keine medizinischen Auskünfte. Ein Chatbot beurteilt keine Schmerzen, keine Befunde und keine Behandlungsoptionen. Bei Beschwerden verweist er an die Praxis.
• Keine Terminbuchung in der Praxissoftware. Unsere Bausteine sind nicht an Praxisverwaltungssysteme angebunden. Termine vergibt weiterhin die Praxis.
• Kein Schutz vor jeder Eingabe. Auch mit einem deutlichen Hinweis können Besucherinnen und Besucher Gesundheitsdaten in ein Chatfenster tippen. Das lässt sich nicht vollständig verhindern. Die Praxis muss deshalb wissen, wo solche Eingaben gespeichert werden und wie lange.
• Keine rechtliche Prüfung. Ob ein Werkzeug mit dem Berufsgeheimnis vereinbar ist, entscheidet nicht das Werkzeug. Das klären Sie mit einer Fachperson.

Eine Frage müssen wir als Anbieter selbst noch beantworten: wo das Sprachmodell hinter unserem Chatbot Daten verarbeitet, in welchem Land und bei welchem Anbieter. Solange das nicht geklärt und offengelegt ist, machen wir dazu keine Aussage. Fragen Sie danach, bei uns und bei jedem anderen Anbieter.

Checkliste: Digitales Tool in der Zahnarztpraxis prüfen

Die folgenden zehn Punkte helfen, ein neues Werkzeug strukturiert zu prüfen, bevor es eingeführt wird. Sie ersetzen keine rechtliche Beratung, machen aber sichtbar, wo Fragen offen sind.

1. Datenarten: Welche Daten fliessen in das Tool? Allgemeine Anfragen, Kontaktdaten oder Gesundheitsdaten?
2. Auftragsbearbeitung: Gibt es einen Vertrag, der Hauptleistung, Datenarten und Pflichten des Anbieters regelt (Art. 9 DSG)?
3. Geheimhaltung: Ist der Anbieter vertraglich zur Verschwiegenheit verpflichtet, und reicht das angesichts des Berufsgeheimnisses?
4. Datenstandort: In welchem Land werden die Daten gespeichert und verarbeitet, inklusive Unterauftragnehmer?
5. Berufsgeheimnis bei Auslandzugriff: Ist juristisch geklärt, ob ein Zugriff aus dem Ausland mit Art. 321 StGB vereinbar ist?
6. Technische Massnahmen: Verschlüsselung, Zugriffsrechte, Protokollierung und Löschung sind konkret beschrieben.
7. Maschinen-Hinweis: Ein Chatbot gibt sich klar als automatisches Programm zu erkennen.
8. Entwürfe ohne Auto-Versand: Kein Tool versendet Antworten selbständig. Ein Mensch prüft jede Nachricht.
9. Newsletter-Opt-in: Nur Personen mit ausdrücklicher Anmeldung erhalten den Newsletter, Abmeldung jederzeit möglich.
10. Vorfallplan: Es ist festgelegt, wer bei einer Datenpanne was tut und wann der EDÖB nach Art. 24 DSG informiert wird.

Quellen und Hinweis

• FMH/SAMW, Rechtlicher Leitfaden, Kapitel 7.1 Berufsgeheimnis
• Kanton Solothurn, Leitfaden Entbindung vom Berufsgeheimnis (2023)
• Kanton Basel-Stadt, Leitfaden zur beruflichen Schweigepflicht (Stand März 2023)
• Lexaris, DSG mit Art. 61 (Sekundärquelle)
• FMH, Leitfaden Geheimhaltungs- und Auftragsbearbeitungsvereinbarung
• Bundesamt für Justiz, Staatenliste angemessener Datenschutz
• Bundesrat, Medienmitteilung zum Swiss-US Data Privacy Framework
• EDÖB, AI and data protection
• SRF (2018), Termine online buchen: Schweizer Ärzte verpassen den Trend
• Blick (2025), Fachleute warnen: Jede dritte Zahnarztrechnung ist überhöht