Elternumfrage in Schule oder Kita durchführen: Anleitung von der Frage bis zur Auswertung

Wozu eine Elternumfrage?

Schulleitungen, Elternräte und Kita-Teams möchten oft wissen, wie Eltern zu einem Thema stehen: Besteht Bedarf an längeren Betreuungszeiten? Wie zufrieden sind die Familien mit dem Mittagstisch? Welcher Termin passt für den Elternabend? Eine Umfrage liefert darauf Antworten, wenn sie gut vorbereitet ist.

Diese Anleitung führt von der ersten Frage bis zur Auswertung. Sie stützt sich auf eine Stellungnahme der Datenschutzstelle des Kantons Zug zu Umfragen an Schulen, auf den Leitfaden Datenschutz für die Schulen des Kantons Basel-Landschaft und auf das Merkblatt der Datenschutzbeauftragten Basel-Stadt zur Informationspflicht. Für private Kitas und Elternvereine gilt das Datenschutzgesetz des Bundes. Die Vorgaben Ihres Kantons und Ihrer Schulträgerschaft gehen vor.

Schritt 1: Zuständigkeit und Zweck klären

Die Datenschutzstelle des Kantons Zug hält fest, dass vor einer Evaluation einige Punkte vorgängig zu regeln sind. Für eine Elternumfrage sind sie ebenso nützlich:

• Wer ist zuständig und verantwortlich?
• Welchen Bereich, welches Ziel und welchen Zweck hat die Umfrage?
• Wer nimmt teil, mit welcher Methode und welchem Ablauf?
• Wer wertet aus?
• In welcher Form und an wen werden Ergebnisse bekannt gegeben?
• Was geschieht danach mit den Daten: Aufbewahrung, Archivierung, Vernichtung?

Diese Festlegung dient dazu, Zweckbindung und Verhältnismässigkeit zu beurteilen. Im Kanton Zug ist die Umsetzung der Qualitätsentwicklung nach der Darstellung der Datenschutzstelle Aufgabe der Rektorin oder des Rektors, die Schulleitung ist für die Unterrichts- und Schulqualität ihrer Schuleinheit verantwortlich. Feedbacks einzelner Lehrpersonen sollen sich auf den eigenen Unterricht beschränken. Eine Umfrage des Elternrats oder einer einzelnen Lehrperson sprechen Sie deshalb sinnvollerweise mit der Schulleitung ab.

Schritt 2: Rechtsgrundlage oder Einwilligung

Eine öffentliche Schule braucht für die Bearbeitung von Personendaten eine Rechtsgrundlage. Die Zuger Datenschutzstelle hielt fest, dass sich Umfragen an einer gemeindlichen Schule auf das Schulgesetz stützen lassen, soweit sie im Rahmen der Qualitätsentwicklung und der Vorgaben zur internen Evaluation erfolgen. Ausserhalb dieses Rahmens sind sie nur zulässig nach hinreichender Information und mit ausdrücklicher Einwilligung aller Betroffenen, also auch der Eltern.

Ob es in Ihrem Kanton eine solche Grundlage gibt, ist im Einzelfall zu prüfen. Der Leitfaden Basel-Landschaft empfiehlt bei Anfragen zur Bekanntgabe von Daten im Rahmen von Umfragen, mit den im Leitfaden genannten kantonalen Stellen (AVS oder BMH) Kontakt aufzunehmen.

Schritt 3: Wenn möglich anonym

Die einfachste Lösung für den Datenschutz ist eine Umfrage, die gar keine Personendaten erhebt. Die Zuger Datenschutzstelle hält fest: Vollständig anonymisierte Daten sind keine Personendaten mehr, und das Datenschutzgesetz kommt nicht zur Anwendung. Vollständig anonym sind sie aber erst, wenn keinerlei Rückschlüsse auf Personen mehr möglich sind.

Die Verantwortlichen sollen sich deshalb fragen, ob sie überhaupt auf Personendaten angewiesen sind oder ob die Umfrage bei Eltern nicht vollständig anonym laufen kann. Bei Eltern-Feedbacks sollen nach der Zuger Stellungnahme Erhebung, Auswertung und Mitteilung der Ergebnisse vollständig anonym ausgestaltet werden, da Personendaten dafür nicht unentbehrlich sind.

Anonym ist eine Umfrage nicht schon, wenn kein Namensfeld vorkommt. Bei kleinen Gruppen können Angaben wie Klasse, Anzahl Kinder oder Wohnort zusammen eine Familie erkennbar machen. Und bei schriftlichen Antworten auf Papier kann die Handschrift auf eine Person schliessen lassen, worauf die Zuger Stelle ausdrücklich hinweist.

Schritt 4: Fragen formulieren

Aus den Zuger Hinweisen lassen sich Regeln für den Fragebogen ableiten:

• Nur nötige Fragen: Es sollen nur die Daten erhoben werden, die für den Zweck tatsächlich notwendig sind, und nur so viele, wie es dafür braucht.
• Auswahl statt Freitext: Ankreuzen aus einer Auswahl oder Bewerten auf einer Skala ist der Anonymität dienlicher als freie Antworten.
• Keine Fragen über andere Personen: Im Zuger Fall enthielten freie Antworten Vornamen von Kindern und Namen von Lehrpersonen. Das soll vermieden werden.
• Keine Rückschlüsse: Die Zuger Broschüre zur internen Schulevaluation nennt als Spielregel, nur Fragen zu stellen, die keine Rückschlüsse auf einzelne Personen zulassen.

Ein Beispiel: Der Elternrat möchte wissen, ob Bedarf an längeren Betreuungszeiten besteht. Dafür genügen wenige Fragen, etwa:

• «Würden Sie ein Betreuungsangebot am späteren Nachmittag nutzen?» mit den Antworten «regelmässig», «gelegentlich», «nein», «weiss nicht».
• «An welchen Wochentagen?» mit Ankreuzfeldern von Montag bis Freitag.
• «Gibt es etwas, das Sie dazu sagen möchten?» als einziges, freiwilliges Freitextfeld, mit dem Hinweis, keine Namen zu nennen.

Name, Adresse, Klasse und Anzahl Kinder sind für diese Frage nicht nötig. Wer später Ergebnisse je Schulhaus braucht, fragt das Schulhaus ab, aber nur, wenn jede Gruppe gross genug ist, dass einzelne Familien nicht erkennbar werden.

Freitext ist nicht verboten, aber er braucht vor der Weitergabe eine sorgfältige Durchsicht. Fragen zur Gesundheit der Kinder oder zu familiären Verhältnissen gehören nur in eine Umfrage, wenn sie wirklich nötig sind und die Grundlage dafür geklärt ist.

Schritt 5: Eltern informieren

Das Merkblatt der Datenschutzbeauftragten Basel-Stadt richtet sich an die öffentlichen Organe dieses Kantons. Es zählt die Umfrage bei einer bestimmten Bevölkerungsgruppe ausdrücklich zu den Fällen, in denen ein öffentliches Organ Personendaten beschafft und informieren muss (§ 15 IDG BS). Ihr kantonales Recht kann Abweichungen enthalten. Zu den Angaben gehören mindestens:

• Name und Kontakt der verantwortlichen Stelle,
• welche Daten bearbeitet werden,
• die Rechtsgrundlage und der Zweck, konkret statt «zur Erfüllung unserer Aufgaben»,
• an wen die Daten gehen, etwa an den Betreiber der Umfrage-Software,
• die Rechte der Betroffenen.

Bei digitalen Formularen genügt nach dem Merkblatt ein gut sichtbarer Link auf die Datenschutzerklärung. Für private Organisationen gilt die Informationspflicht nach Art. 19 DSG, die der EDÖB für alle Datenbearbeitungen von Vereinen hervorhebt. Auch bei einer anonymen Umfrage ist es fair, kurz zu erklären, wozu sie dient und was mit den Ergebnissen geschieht.

Schritt 6: Durchführen

• Teilnahme freiwillig: Wer nicht mitmacht, darf keine Nachteile haben. Das ist auch die Bedingung einer gültigen Einwilligung, wie der Leitfaden Basel-Landschaft festhält.
• Papier als Alternative: Nicht alle Familien nutzen digitale Werkzeuge gleich. Ein Papierfragebogen mit Ankreuzfeldern erreicht sie trotzdem.
• Frist setzen: Ein klares Enddatum und eine Erinnerung an alle, nicht an einzelne Familien, schützt die Anonymität.
• Link nicht personalisieren: Wer anonym fragt, verschickt einen gemeinsamen Link statt individueller Zugänge, die sich einer Familie zuordnen lassen.

Schritt 7: Auswerten und Ergebnisse teilen

Spätestens vor der Bekanntgabe von Ergebnissen sind Personendaten nach der Zuger Stellungnahme vollständig zu anonymisieren. Namen von Kindern, Eltern oder Lehrpersonen dürfen in Auswertungen nicht erscheinen. Der Leitfaden Basel-Landschaft verlangt für die Bekanntgabe zu nicht personenbezogenen Zwecken wie Statistiken, dass aus den Auswertungen keine Rückschlüsse auf Personen möglich sind.

Praktisch heisst das: Ergebnisse zusammengefasst zeigen, sehr kleine Gruppen nicht einzeln ausweisen, Freitexte vor der Weitergabe kürzen oder zusammenfassen. Im Zuger Fall führte gerade der Versand einer Tabelle mit Originalzitaten an alle Lehrpersonen zu Unstimmigkeiten. Schicken Sie Ergebnisse nur an den Kreis, der sie für den Zweck braucht.

Checkliste vor dem Versand

1. Zuständigkeit, Zweck und Adressaten der Ergebnisse sind schriftlich festgehalten.
2. Die Schulleitung oder Trägerschaft ist informiert und einverstanden.
3. Rechtsgrundlage geklärt oder Einwilligung vorgesehen.
4. Jede Frage ist für den Zweck nötig, Freitext nur wo unvermeidlich.
5. Keine Angaben, die zusammen eine Familie erkennbar machen.
6. Kurze Information für Eltern mit Zweck, Verantwortlichen und Link zur Datenschutzerklärung.
7. Papierversion für Familien ohne digitalen Zugang.
8. Termin für das Löschen der Rohdaten nach der Auswertung festgelegt.

Und Meyssens?

Meyssens ist ein Einzelunternehmen in Lausen (BL) und hat noch keine Kunden. Umfragen & Abstimmungen befindet sich in der Pilotphase: Vorgesehen ist, dass Sie festlegen, ob die Teilnahme anonym oder namentlich erfolgt, einen Link verschicken und die Ergebnisse zusammengefasst sehen. Die Schritte oben, von der Zuständigkeit bis zum Löschen, bleiben Aufgabe der Schule oder Kita. Ein Elternverein, der zusammengefasste Ergebnisse auf einer eigenen Website zeigen möchte, kann dafür eine Website für Vereine anfragen (individuell auf Anfrage). Für Abstimmungen in einem Elternverein lohnt sich der Ratgeber Online-Abstimmungen im Verein, weitere Hinweise stehen auf der Seite Kindergärten und Schulen.