Elternkommunikation in Schule und Kita: Welche Kanäle sind datenschutzkonform?

Worum es geht

Lehrpersonen, Schulleitungen und Kita-Teams informieren Eltern laufend: über Elternabende, Ausflüge, kurzfristige Ausfälle, Termine und Anlässe. Dafür stehen viele Kanäle zur Verfügung, vom Brief über E-Mail bis zu Messenger-Apps und Schulplattformen. Bei jedem Kanal stellt sich dieselbe Frage: Welche Daten fliessen dabei über wen, und darf die Schule oder Kita das?

Eine einzige Antwort für die ganze Schweiz gibt es nicht. Den Datenschutz ihrer Behörden und öffentlichen Schulen regeln die Kantone in eigenen Gesetzen. Dieser Ratgeber stützt sich auf die Leitfäden der Kantone Basel-Landschaft und Thurgau sowie auf das Dossier von educa.ch und zeigt, welche Überlegungen dort gelten. Massgebend sind immer die Vorgaben Ihres Kantons und Ihrer Schulträgerschaft.

Welches Recht gilt: Kanton oder Bund?

Der Leitfaden Datenschutz für die Schulen des Kantons Basel-Landschaft (August 2024) beschreibt die Aufteilung so: Das Datenschutzgesetz des Bundes richtet sich an alle privaten Personen und an die Bundesverwaltung. Die Datenbearbeitung durch kantonale Behörden regeln die kantonalen Datenschutzgesetze. Als öffentliche Organe gelten auch die kantonalen und kommunalen Schulen, in Basel-Landschaft also nach dem Informations- und Datenschutzgesetz (IDG).

• Öffentliche Schule und öffentlicher Kindergarten: kantonales Datenschutzrecht, ergänzt durch das kantonale Bildungsrecht.
• Private Kita, Privatschule, Elternverein: als private Organisationen unterstehen sie in der Regel dem Datenschutzgesetz des Bundes (DSG). Bei Einrichtungen mit einem öffentlichen Auftrag ist im Einzelfall zu prüfen, welches Recht gilt.

Der Grundsatz ist in beiden Fällen ähnlich: Es sollen nur die Daten bearbeitet werden, die für den Zweck nötig sind, und die Betroffenen sollen erkennen können, was mit ihren Daten geschieht. Der EDÖB formuliert das für private Organisationen am Beispiel der Vereine: Es dürfen nur Daten bearbeitet werden, die für den Zweck geeignet und nötig sind (Art. 6 Abs. 2 DSG).

Zuerst die Daten einteilen

Der Leitfaden des Kantons Thurgau (Modul Digitale Kommunikation, Version 1.2 vom 1. Dezember 2024) empfiehlt, die Daten der Kommunikation zuerst zu kategorisieren und danach den Kanal zu wählen:

• Sachdaten: Informationen ohne Personenbezug, etwa der Termin des Elternabends oder die Packliste für die Schulreise.
• Personendaten: Angaben zu einem bestimmten Kind oder einer bestimmten Familie, etwa eine Absenz oder eine Anmeldung.
• Besonders schützenswerte Personendaten: etwa Angaben zur Gesundheit oder zu Fördermassnahmen eines Kindes.

Je heikler die Daten, desto strenger die Anforderungen an den Kanal. Für Sachdaten sind die meisten Wege unproblematisch. Für besonders schützenswerte Daten empfiehlt der Leitfaden Basel-Landschaft, die Information im Zweifel persönlich oder per Post zu übermitteln.

E-Mail: unproblematisch für Sachdaten

Beide Leitfäden behandeln E-Mail ähnlich. Der Thurgauer Leitfaden empfiehlt, seitens Schule auf private E-Mail-Konten zu verzichten. Mails innerhalb derselben sicheren und datenschutzkonformen Domain der Schule kann er auch für besonders schützenswerte Personendaten empfehlen. Mails an private Adressen der Eltern bergen dagegen hohe Risiken, die sich nur teilweise verringern lassen, etwa mit Verschlüsselung. Er empfiehlt deshalb, diesen Weg vorwiegend für Sachdaten zu nutzen.

Der Leitfaden Basel-Landschaft hält fest, dass E-Mail grundsätzlich unproblematisch ist, solange keine Personendaten enthalten sind oder diese anonymisiert wurden. Weitere Punkte daraus:

• Besondere Personendaten gehören nicht in eine Mail an externe Adressen wie private Postfächer der Eltern.
• Schreibt ein Elternteil von sich aus über eine Erkrankung des Kindes, soll die Lehrperson nicht einfach mit «Antworten» reagieren, sondern die sensiblen Angaben aus dem Verlauf löschen oder telefonisch antworten.
• Mails mit Personendaten gehen wenn möglich an persönliche Adressen, nicht an ein allgemeines Postfach.

Für private Organisationen verlangt der EDÖB am Beispiel der Vereine, bei elektronischen Mitteilungen an alle Mitglieder die Funktion «Blindkopie» zu verwenden, damit die Adressen nicht an andere Mitglieder gehen. Für eine Kita oder einen Elternverein, der eine Rundmail an alle Eltern schickt, ist das eine einfache Vorsichtsmassnahme.

Messenger-Dienste und WhatsApp

Messenger sind schnell und bei Eltern verbreitet. Gerade deshalb äussern sich die kantonalen Stellen dazu deutlich:

• Thurgau: Messenger, die den datenschutzrechtlichen Anforderungen genügen, können auch für Personendaten empfohlen werden. WhatsApp genügt diesen Anforderungen nach dem Leitfaden nicht, und es wird empfohlen, ihn im Schulbereich nicht zu verwenden.
• Basel-Landschaft: Die Nutzung von WhatsApp wird ausdrücklich nicht empfohlen, da eine mit dem IDG BL konforme Nutzung nicht möglich sei.
• educa.ch: Das Dossier «Messenger-Dienste im schulischen Kontext» fasst zusammen, dass kantonale Datenschützer und Lehrerverbände Bedenken bei WhatsApp äussern, unter anderem wegen des Zugriffs auf das Adressbuch und der Datenbearbeitung in den USA. Die Kantone reagieren unterschiedlich: Einige untersagen die Nutzung zwischen Lernenden und Lehrpersonen oder raten davon ab, andere halten sie unter bestimmten Bedingungen für möglich.

Der Thurgauer Leitfaden nennt einen grundsätzlichen Punkt: Verlangt eine Schule, dass die Kommunikation über einen Dienst läuft, der alle Kontakte des Telefons ausliest, zwingt sie Eltern, ihre Kontakte an den Betreiber herauszugeben. Für einen solchen Zwang gibt es keine gesetzliche Erlaubnis. Datenhungrige Messenger sind im Schulbereich deshalb zu vermeiden.

Schulplattformen, Apps und Cloud-Dienste

Der Thurgauer Leitfaden hält Plattformen wie Portale oder Schulverwaltungssoftware auch für Personendaten für geeignet, wenn sie die datenschutzrechtlichen Anforderungen erfüllen und einen geschlossenen Bereich mit persönlichem Zugang bieten, den die Schule vergibt.

Der Leitfaden Basel-Landschaft beschreibt, worauf es bei Kommunikationsplattformen ankommt:

• Der Anbieter darf nicht mehr Personendaten bearbeiten, als die Schule selbst dürfte, und sie nicht zu eigenen kommerziellen Zwecken verwenden.
• Er muss die Daten angemessen schützen. Das ist vor dem Einsatz zu klären.
• Die Verantwortung trägt die Schulleitung, die das Produkt einsetzt.
• Eltern sind über die Nutzung und die möglichen Datenschutzeinstellungen zu informieren.
• Mangels Rechtsgrundlage ist die Nutzung solcher Produkte in Basel-Landschaft nur mit Einwilligung und damit freiwillig zulässig. Wer nicht mitmacht, darf keine Nachteile haben und muss die Informationen auf einem anderen Weg erhalten.

Auch private Kitas sollten vor dem Einsatz eines Dienstes klären, wie der Anbieter mit den Daten umgeht. Was das nach DSG konkret bedeutet, beschreibt unsere nDSG-Checkliste für KMU.

Telefonkette und Papier haben weiter ihren Platz

Nicht jede Information braucht ein digitales Werkzeug. Der Leitfaden Basel-Landschaft nennt das Rund- oder Kettentelefon gerade auf der Primarstufe als Möglichkeit, Eltern in besonderen Situationen kurzfristig zu informieren. Dafür genügen Name, Vorname und Telefonnummer. Welche Nummer sie angeben, Festnetz oder Handy, entscheiden die Eltern selbst.

Auch der Brief behält eine Rolle: Er erreicht Familien ohne Smartphone, und er ist der naheliegende Ersatzweg für Eltern, die eine App oder Plattform nicht nutzen möchten. Wo eine Plattform nur freiwillig genutzt werden darf, braucht es diesen zweiten Weg ohnehin.

Checkliste: Kanal wählen in sieben Schritten

1. Vorgaben klären: Kantonale Leitfäden, Weisungen der Schulträgerschaft oder der Gemeinde lesen. Bei Unklarheit die zuständige Datenschutzstelle oder den Rechtsdienst fragen.
2. Informationen einteilen: Sachdaten, Personendaten, besonders schützenswerte Personendaten.
3. Kanal je Kategorie festlegen: zum Beispiel Newsletter oder Brief für Sachdaten, geschützte Plattform oder Gespräch für Personendaten, Gespräch oder Post für heikle Angaben.
4. Dienste prüfen: Wo werden die Daten gespeichert, welche Daten liest die App aus, nutzt der Anbieter sie für eigene Zwecke, gibt es einen Vertrag zur Auftragsbearbeitung?
5. Freiwilligkeit sichern: Einen Ersatzweg für Familien anbieten, die den digitalen Kanal nicht nutzen möchten oder können.
6. Eltern informieren: Welche Kanäle es gibt, wofür sie dienen und wie man sich abmeldet.
7. Regeln im Team festhalten: keine privaten Mailkonten, keine Gesundheitsangaben per Mail an private Adressen, Blindkopie bei Rundmails.

Praktische Beispiele

• Termin für den Elternabend: eine Sachinformation. Sie kann per Newsletter, Brief oder Mail an alle gehen, Rundmails mit Blindkopie.
• Terminabfrage: Eltern wählen online einen Termin. Namen der Kinder sind dafür nicht nötig, eine Auswahl der Termine genügt.
• Absenz wegen Krankheit: Die Information betrifft die Gesundheit eines Kindes. Hier ist ein Anruf oder ein geschützter Kanal der Schule besser als ein Klassenchat.
• Fotos vom Ausflug: Wer Fotos an Eltern weitergibt, gibt Personendaten bekannt. Was dabei gilt, steht im Ratgeber Fotos von Kindern auf der Schulwebsite.
• Meinung der Eltern einholen: Eine Befragung lässt sich meist anonym durchführen. Wie, zeigt die Anleitung zur Elternumfrage.

Und Meyssens?

Meyssens ist ein Einzelunternehmen in Lausen (BL) und hat noch keine Kunden. Für Schulen und Kitas sind zwei Werkzeuge vorgesehen: ein Newsletter für regelmässige Elterninformation mit Anmeldung per Bestätigungslink und Abmeldung jederzeit (individuell auf Anfrage), und Umfragen & Abstimmungen für Terminabfragen und Rückmeldungen, wahlweise anonym (in der Pilotphase). Beide ersetzen weder die Abklärung mit der Schulträgerschaft noch den Ersatzweg auf Papier. Die Vorgaben Ihres Kantons gehen jedem Werkzeug vor. Mehr zur Branche finden Sie unter Kindergärten und Schulen.