Offerte für Elektroinstallationen erstellen: Aufbau, Positionen und Checkliste

Worum es in diesem Ratgeber geht

Eine Offerte für Elektroinstallationen ist mehr als ein Preis. Sie beschreibt, was der Betrieb liefert und installiert, unter welchen Annahmen, und welche Pflichten aus der Verordnung über elektrische Niederspannungsinstallationen (NIV, SR 734.27) dazugehören. Dieser Ratgeber zeigt einen praktischen Aufbau, typische Positionen und eine Checkliste. Er richtet sich an kleine Elektroinstallationsbetriebe, die Offerten in Excel oder in einer Branchensoftware schreiben.

Was eine Offerte rechtlich bedeutet, wie lange sie bindet und was bei Gegenofferten gilt, steht im Ratgeber Offertanfragen schneller beantworten. Hier geht es um den Inhalt einer Elektro-Offerte.

Vor der Offerte: Grundlagen klären

Eine Offerte ist nur so gut wie die Angaben, auf denen sie beruht. Bevor der Betrieb rechnet, lohnt sich ein kurzer Abgleich:

• Art der Arbeit: Neuanlage, Erweiterung, Änderung oder Umbau. Auf dem Formular für den Sicherheitsnachweis des ESTI sind genau diese Kategorien vorgesehen.
• Unterlagen: Pläne, Leistungsverzeichnis der Bauherrschaft, Fotos, Angaben zur bestehenden Installation, etwa zum Schutzsystem und zum Anschlussüberstromunterbrecher.
• Kontrollbericht: Geht es um die Behebung von Mängeln aus einer periodischen Kontrolle, ist der Mängelbericht die Grundlage. Mehr dazu im Ratgeber Kontrollbericht nach der Elektrokontrolle.
• Zugang und Termine: Wann ist die Baustelle zugänglich, wer arbeitet vorher und nachher?
• Öffentlich oder privat: Bei öffentlichen Ausschreibungen gibt die Vergabestelle Form und Inhalt vor. Dann zählt deren Leistungsverzeichnis, nicht die eigene Vorlage.

Aufbau einer Elektro-Offerte

Ein klarer Aufbau macht die Offerte prüfbar, für die Kundschaft und später für die eigene Abrechnung. Eine mögliche Reihenfolge:

1. Kopf: Betrieb, Kundschaft, Objektadresse, Datum, Offertnummer, Bezug auf Anfrage, Plan oder Besichtigung.
2. Ausgangslage: In zwei bis drei Sätzen, was gemacht werden soll.
3. Positionen: gegliedert nach Bereichen, mit Menge, Einheit, Einheitspreis und Total.
4. Kontrollen und Dokumentation: Erstprüfung, Schlusskontrolle, Sicherheitsnachweis, siehe unten.
5. Regiearbeiten: Stundenansätze für Arbeiten, die sich nicht im Voraus beschreiben lassen.
6. Nicht enthalten: was ausdrücklich nicht offeriert ist.
7. Annahmen und Vorbehalte: Voraussetzungen, unter denen der Preis gilt.
8. Total: Summe, allfällige Rabatte, Mehrwertsteuer, Gesamtbetrag.
9. Konditionen: Gültigkeit, Zahlungsbedingungen, Termine, Annahme.

Der Aufbau ist ein Vorschlag. Eine gesetzliche Vorgabe für den Aufbau einer privaten Offerte haben wir nicht gefunden.

Positionen: eigene Gliederung oder NPK

Für das Bauwesen gibt es in der Schweiz einen gemeinsamen Standard: den Normpositionen-Katalog NPK. Herausgeber ist CRB für Hochbau, Untertagbau und Gebäudetechnik, zusammen mit dem VSS für den Tiefbau. Die Inhalte erarbeiten Fachverbände gemeinsam mit Planern; unter den Verbänden, die Kalkulationsgrundlagen hinterlegen, nennt CRB auch EIT.swiss. Der NPK enthält firmen-, marken- und produktneutrale Normpositionen in Deutsch, Französisch und Italienisch, gegliedert in rund 200 Kapitel. Laut CRB sorgen die standardisierten Positionen dafür, dass alle Anbietenden in einer Ausschreibung über dieselben Informationen verfügen und Offerten vergleichbar werden; während der Ausführung dient das Leistungsverzeichnis der Kostenkontrolle und der Rechnungsstellung.

Auch die öffentlichen Bauherren empfehlen den NPK. Die KBOB schreibt in ihrem Leitfaden zur Beschaffung von Werkleistungen, eine vollständige, realistische und widerspruchsfreie Leistungsbeschreibung, idealerweise mit Hilfe des NPK, ermögliche vergleichbare Angebote. Liegt einer Anfrage ein Leistungsverzeichnis nach NPK bei, füllt der Betrieb dieses aus. Abweichungen klärt man vorher mit der anfragenden Stelle oder bietet sie, wo zulässig, als Variante an.

Bei kleinen privaten Aufträgen arbeiten viele Betriebe mit einer eigenen Gliederung. Sinnvoll ist eine Einteilung, die sich an der Arbeit auf der Baustelle orientiert, zum Beispiel:

• Verteilung und Schutzorgane,
• Rohr- und Kabelwege,
• Leitungen und Kabel,
• Schalter, Steckdosen und Apparate,
• Beleuchtung,
• Kommunikation und Schwachstrom,
• Demontage und Entsorgung,
• Kontrollen und Dokumentation.

Jede Position sollte so beschrieben sein, dass ein Dritter versteht, was geliefert und montiert wird. Wer das Material später aus der Offerte bestellen will, profitiert von Positionen, die Material und Arbeit klar trennen oder eindeutig verknüpfen.

Kontrollen und Sicherheitsnachweis gehören in die Offerte

Elektroinstallationen haben Pflichten, die Zeit kosten und deshalb in die Offerte gehören:

• Erstprüfung: Inhaber einer allgemeinen Installationsbewilligung müssen vor der Inbetriebnahme eine baubegleitende Erstprüfung durchführen und protokollieren (ESTI, Häufige Fragen).
• Schlusskontrolle und Sicherheitsnachweis: Vor der Übergabe an die Eigentümerschaft ist eine Schlusskontrolle durchzuführen. Ihr Ergebnis wird im Sicherheitsnachweis festgehalten, der der Netzbetreiberin zuzustellen ist (Art. 24 und 37 NIV, nach ESTI-Mitteilung 2024-0802). Laut ESTI ist ein Sicherheitsnachweis bei der Übergabe und bei Neubauten, Umbauten, Erweiterungen und Anpassungen zu erstellen.
• Mess- und Prüfprotokoll: Es gehört zum Sicherheitsnachweis, mit den Messwerten pro Stromkreis.
• Hinweis auf die Abnahmekontrolle: Übernimmt die Eigentümerschaft eine Installation mit einer Kontrollperiode von weniger als 20 Jahren oder eine Energieerzeugungsanlage, muss sie innerhalb von sechs Monaten eine Abnahmekontrolle durch ein unabhängiges Kontrollorgan veranlassen (Art. 35 Abs. 3 NIV, nach ESTI-Mitteilung 2024-0802). Diese Kontrolle darf der Betrieb nicht selbst machen. Ein Hinweis in der Offerte verhindert Überraschungen.

Ob Erstprüfung und Schlusskontrolle als eigene Position oder in den Einheitspreisen erscheinen, entscheidet der Betrieb. Wichtig ist, dass der Aufwand nicht vergessen geht und die Kundschaft weiss, dass der Sicherheitsnachweis Teil der Leistung ist.

Preis, Regie und Mehrwertsteuer

Einheitspreise und Mengen: Bei Offerten nach Leistungsverzeichnis wird zu jeder Position ein Einheitspreis offeriert. Die KBOB beschreibt, dass Vergabestellen zur Plausibilisierung einzelne Einheitspreise mit Erfahrungswerten oder Summen von NPK-Kapiteln mit dem Mittelwert der Angebote vergleichen können. Preise ausserhalb einer definierten Bandbreite können dann tiefer bewertet werden.

Regiearbeiten: Für Arbeiten, die sich nicht im Voraus beschreiben lassen, nennt die Offerte Stundenansätze. Die KBOB nennt in ihrem Leitfaden bei den Regieansätzen als mögliche Nachweisform die Verwendung der Branchenempfehlung. Rapporte für Regiearbeiten sollten Datum, Person, Stunden und ausgeführte Arbeit enthalten, damit die Rechnung nachvollziehbar ist.

Mehrwertsteuer: Seit dem 1. Januar 2024 gelten laut ESTV ein Normalsatz von 8,1 Prozent, ein reduzierter Satz von 2,6 Prozent und ein Sondersatz für Beherbergung von 3,8 Prozent. Welcher Satz für eine bestimmte Leistung gilt, ist im Einzelfall zu prüfen. Ob ein Betrieb überhaupt mehrwertsteuerpflichtig ist, ist eine eigene Frage und mit der Treuhand zu klären.

Ungefähre Kosten: Wer nur schätzen kann, schreibt das klar hin und unterscheidet zwischen festen und geschätzten Teilen. Die rechtlichen Folgen einer Überschreitung beschreibt der Ratgeber zu Offertanfragen.

Offerten in Excel: was zu beachten ist

Manche kleineren Betriebe schreiben Offerten in Excel. Das funktioniert, wenn einige Regeln eingehalten werden:

• Eine Vorlage, nicht viele Kopien: Formeln für Totale, Rabatte und Mehrwertsteuer in einer geschützten Vorlage, aus der jede Offerte neu entsteht.
• Feste Positionsnummern: Dieselbe Leistung hat immer dieselbe Nummer und Beschreibung. Das erleichtert Vergleiche, Nachträge und die Materialbestellung.
• Versionen kennzeichnen: Offertnummer und Version im Dateinamen und im Kopf, damit klar ist, welche Fassung die Kundschaft angenommen hat.
• PDF verschicken: Die Kundschaft erhält ein PDF, die Excel-Datei bleibt im Betrieb.
• Leistungsverzeichnisse nicht abtippen: Liegt ein Leistungsverzeichnis im elektronischen Format vor, ist es sicherer, es im Programm zu bearbeiten, das dieses Format lesen kann.

Grenzen hat Excel, wenn mehrere Personen gleichzeitig an Offerten arbeiten oder wenn Offerte, Auftrag, Material und Rechnung zusammenhängen sollen. Dann lohnt sich ein Vergleich mit Branchensoftware.

Aufträge der öffentlichen Hand

Wer Aufträge für Elektriker sucht, findet einen Teil davon in öffentlichen Ausschreibungen. Viele davon werden auf simap.ch veröffentlicht. Laut KMU-Portal des Bundes sind die Publikationen ohne Anmeldung suchbar; für Unterlagen, Fragen und die Offerteingabe braucht es ein Konto. Die Dienste von simap sind kostenlos, Auftraggeber können für die Zusendung von Unterlagen aber Gebühren verlangen. Die Frist für die Angebotseingabe beträgt laut KMU-Portal in der Regel 40 Tage für offene und 25 Tage für selektive Verfahren; massgebend ist die Frist in der Ausschreibung.

Bei öffentlichen Ausschreibungen gelten strengere Formvorschriften. Laut KBOB werden nur Angebote geöffnet, die fristgerecht eingereicht wurden, und das Öffnungsprotokoll hält unter anderem den Gesamtpreis jedes Angebots fest (Art. 37 BöB/IVöB). Laut KBOB steht es den Anbieterinnen frei, zusätzlich zum Angebot für die ausgeschriebene Leistung Varianten vorzuschlagen; die Auftraggeberin kann das in der Ausschreibung beschränken oder ausschliessen (Art. 33 BöB/IVöB).

Checkliste vor dem Versand

1. Bezug klar: Anfrage, Plan oder Mängelbericht ist genannt.
2. Art der Arbeit: Neuanlage, Erweiterung, Änderung oder Umbau ist erkennbar.
3. Positionen vollständig: Menge, Einheit, Einheitspreis, Total, verständliche Beschreibung.
4. Leistungsverzeichnis unverändert, wenn eines vorgegeben war.
5. Erstprüfung, Schlusskontrolle und Sicherheitsnachweis sind enthalten.
6. Hinweis Abnahmekontrolle bei Kontrollperiode unter 20 Jahren oder Energieerzeugungsanlage.
7. Regieansätze genannt, falls Regiearbeiten möglich sind.
8. Nicht enthalten und Annahmen ausdrücklich aufgeführt.
9. Mehrwertsteuer mit richtigem Satz ausgewiesen, falls der Betrieb steuerpflichtig ist.
10. Gültigkeit und Zahlungsbedingungen mit Datum.
11. Offertnummer und Version im Kopf und im Dateinamen.
12. Frist eingehalten bei öffentlichen Ausschreibungen, alle verlangten Unterlagen beigelegt.

Und Meyssens?

Meyssens ist ein Einzelunternehmen in Lausen (BL) und hat noch keine Kunden. Wir schreiben keine Offerten für Betriebe. Für das Elektro-Handwerk planen wir eine Materialliste aus Offerte oder Auftrag, die aus den Positionen einer Offerte eine Materialliste und Bestellentwürfe pro Lieferant erstellt, und ein Ausschreibungs-Radar, das öffentliche Ausschreibungen nach Stichworten und Regionen sammelt. Beide setzen wir individuell auf Anfrage um; geprüft und abgeschickt wird immer vom Betrieb. Für Regierapporte gibt es den geplanten Zeitabgleich zwischen Rapport und Arbeitszeit. Übersicht: Elektro-Handwerk digital.