Zeitabgleich zwischen Rapport und Arbeitszeit
Der Baustein vergleicht die Stunden aus den Arbeitsrapporten mit der Arbeitszeiterfassung und markiert Tage, an denen beides nicht zusammenpasst. Korrekturen nehmen Mitarbeitende und Betrieb vor. Er setzt eine bestehende Zeiterfassung voraus.
Beispiel
Zeitabgleich · KW 45
- Monteur A · DienstagRapport 9.0 h · Arbeitszeit 8.0 h
- Monteur B · DonnerstagRapport vorhanden · keine Arbeitszeit erfasst
- Monteur A · Mittwochstimmt überein
Der Abgleich ändert keine Einträge. Erfundene Beispieldaten.
Beispielansicht, wie das Produkt aussehen könnte. Das Produkt ist in Planung.
Wer was übernimmt
Heute von Hand
Arbeitgebende müssen Dauer, Beginn und Ende der täglichen und wöchentlichen Arbeitszeit sowie Pausen von einer halben Stunde und mehr dokumentieren (Art. 46 ArG, Art. 73 ArGV 1, SECO). Die Unterlagen sind fünf Jahre aufzubewahren (KMU-Portal des Bundes). In Betrieben mit weniger als 50 Angestellten ist eine vereinfachte Erfassung auch mit einer individuellen schriftlichen Vereinbarung möglich (Art. 73b ArGV 1). Gleichzeitig halten die Arbeitsrapporte Stunden für die Rechnung fest. Ob beides zusammenpasst, prüft in vielen Betrieben niemand systematisch; das ist eine Einschätzung.
Das übernimmt der Baustein
Der Baustein liest die Rapportstunden pro Person und Tag und die Einträge der Arbeitszeiterfassung. Für jeden Tag vergleicht er die Summen und markiert Abweichungen, fehlende Einträge und Tage mit Rapport, aber ohne erfasste Arbeitszeit. Eine Liste pro Woche zeigt dem Betrieb, wo nachgefragt werden sollte, zusammen mit einem Entwurf für die Rückfrage an die betroffene Person. Die Daten bleiben in den bestehenden Systemen, und der Baustein ändert keine Einträge.
Das entscheiden Sie
Ob eine Abweichung korrigiert wird und in welchem System, entscheiden Mitarbeitende und Betrieb gemeinsam. Der Baustein ändert weder Rapporte noch Arbeitszeiten. Bevor er eingesetzt wird, informiert der Betrieb die Mitarbeitenden über den Abgleich; den Text dafür klären wir mit dem Betrieb.
Entwürfe ja, automatischer Versand nein. Jeder Baustein bereitet vor: Entwürfe, Listen und Hinweise. Was Ihren Betrieb verlässt, gibt ein Mensch frei.
Für wen
Für Elektro- und Handwerksbetriebe, die Rapporte und Arbeitszeit getrennt erfassen. Für Betriebe, die bereits eine digitale Zeiterfassung nutzen.
Aufwand: klein (Einschätzung)
Das ist eine Einschätzung aus unserer Recherche, keine gemessene Grösse. Belegte Schweizer Zahlen dazu, wie viel Handarbeit in diesem Ablauf heute anfällt, gibt es nicht. Den tatsächlichen Aufwand bestimmt vor allem, welche Software Sie heute nutzen und welche Exporte sie bietet.
Daten und Schutz
Namen, Arbeitszeiten und Rapportstunden der Mitarbeitenden, also Personendaten. Der Abgleich dient der korrekten Erfassung, nicht der Überwachung von Personen. Es gelten die Bedingungen unten.
- Vertrag zur Auftragsbearbeitung, bevor echte Daten verarbeitet werden
- Hosting in der Schweiz
- Datenminimierung: nur die Angaben, die der Ablauf wirklich braucht
Weitere Bausteine und passende Seiten
Alle zehn geplanten Bausteine für Elektro-Handwerk und drei Abläufe stehen auf der Branchenseite.
Fälligkeitsliste für Kontrollen und Wartungen
Der Baustein führt die Anlagen Ihrer Kundschaft mit Kontrollperiode und nächstem Kontrolldatum und legt rechtzeitig ein Anschreiben an die Eigentümerschaft als Entwurf an. Verschickt wird nichts automatisch. Der Betrieb entscheidet, wer angeschrieben wird.
Mehr erfahren In PlanungMaterialliste aus Offerte oder Auftrag
Aus einer Offerte oder einem Auftrag erstellt der Baustein eine Materialliste und einen Bestellentwurf pro Lieferant. Mengen, Lager und das Abschicken bleiben beim Betrieb. Personendaten braucht er keine.
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Informationspflicht, Auftragsbearbeitung und Datensicherheit.
WeiterlesenHäufige Fragen
Wie lange sind Unterlagen zur Arbeitszeit aufzubewahren?
Fünf Jahre, so das KMU-Portal des Bundes.
Ändert der Baustein Einträge?
Nein. Er markiert Abweichungen und schlägt Rückfragen als Entwurf vor. Korrigiert wird im bestehenden System.
Brauchen wir eine bestimmte Zeiterfassung?
Eine bestehende digitale Zeiterfassung mit Export. Welche Programme passen, klären wir mit den ersten Pilotbetrieben.
Quellen und Hinweis
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