Newsletter im Verein versenden: wie regeln Sie Einwilligung, Abmeldung und Datenschutz?

Zwei Gesetze, die zusammenspielen

Viele Vereine informieren ihre Mitglieder per E-Mail: über Anlässe, die Generalversammlung, neue Angebote oder Spendenaufrufe. Sobald daraus ein regelmässiger Newsletter an eine längere Liste wird, stellen sich rechtliche Fragen. In der Schweiz sind dafür vor allem zwei Gesetze massgebend:

• Das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG): Es regelt in Art. 3 Abs. 1 lit. o, unter welchen Bedingungen Massenwerbung per E-Mail verschickt werden darf.
• Das Datenschutzgesetz (DSG): Es gilt für jede Bearbeitung von Personendaten, also auch für eine Empfängerliste mit Namen und E-Mail-Adressen.

Dieser Ratgeber erklärt, was beide Gesetze für einen Vereinsnewsletter bedeuten, wie Sie Einwilligung und Abmeldung sauber regeln und worauf Sie bei einem Versanddienst achten. Am Schluss steht eine Checkliste für den ersten Versand.

Wann gilt ein Newsletter als Massenwerbung?

Nach Art. 3 Abs. 1 lit. o UWG handelt unlauter, wer Massenwerbung ohne direkten Zusammenhang mit einem angeforderten Inhalt fernmeldetechnisch sendet oder solche Sendungen veranlasst und es dabei unterlässt, vorher die Einwilligung einzuholen, den korrekten Absender anzugeben oder auf eine problemlose und kostenlose Ablehnungsmöglichkeit hinzuweisen. Das Bundesamt für Kommunikation (BAKOM) fasst das so zusammen: Seit dem 1. April 2007 gilt ein Opt-in-System, automatisierte Massenwerbung ist nur erlaubt, wenn die Empfängerinnen und Empfänger ausdrücklich zugestimmt haben. Spam per E-Mail, SMS, Fax oder Telefon ist laut BAKOM seither ausdrücklich verboten.

Ob ein Vereinsnewsletter Werbung im Sinne dieser Bestimmung ist, hängt vom Inhalt ab. Ein Spendenaufruf, die Werbung für einen Anlass mit Eintritt oder der Verkauf von Vereinsartikeln können je nach Gestaltung als Werbung verstanden werden. Bei einer reinen Mitteilung an Mitglieder, etwa der Einladung zur Generalversammlung, ist das weniger klar. Eine ausdrückliche Regel für Vereine enthalten weder das UWG noch die Seiten des BAKOM. Im Einzelfall prüfen lohnt sich, einfacher ist aber, die drei Bedingungen des UWG bei jedem Newsletter einzuhalten: Einwilligung, korrekter Absender, Abmeldemöglichkeit.

Das UWG kennt eine Ausnahme: Wer beim Verkauf von Waren, Werken oder Leistungen Kontaktdaten von Kunden erhält und auf die Ablehnungsmöglichkeit hinweist, darf ihnen ohne Einwilligung Werbung für eigene ähnliche Angebote senden. Ob ein Mitgliederbeitrag oder ein Ticketkauf beim Verein darunter fällt, ist nicht ausdrücklich geregelt. Verlassen Sie sich nicht darauf.

Einwilligung einholen

Wo eine Einwilligung nötig ist, ist sie nach Art. 6 Abs. 6 DSG nur gültig, wenn sie für eine oder mehrere bestimmte Bearbeitungen nach angemessener Information freiwillig erteilt wird. Für einen Newsletter heisst das:

• Klar benennen: Wer verschickt den Newsletter, worüber und ungefähr wie oft?
• Freiwillig: Die Anmeldung ist ein eigener Schritt, etwa ein Kästchen, das nicht vorausgefüllt ist, oder ein eigenes Formular.
• Getrennt von anderen Zwecken: Die Anmeldung zu einem Anlass ist nicht automatisch eine Anmeldung zum Newsletter.
• Nachweisbar: Halten Sie fest, wann und wie sich jemand angemeldet hat.

Ein bestimmtes technisches Verfahren schreibt das UWG nicht vor. Ein Bestätigungslink, den die angemeldete Person in einer ersten E-Mail anklickt, hilft aber zu zeigen, dass die Anmeldung wirklich von der Inhaberin oder dem Inhaber der Adresse stammt.

Bei Mitgliedern gilt eine Besonderheit: Laut EDÖB darf ein Verein Mitgliederdaten ohne Einwilligung bearbeiten, soweit dies für den Vereinszweck erforderlich ist, und nur für den erkennbaren Zweck, für den sie erhoben wurden. Vereinsinterne Mitteilungen können darunter fallen. Für werbende Inhalte gelten die Regeln des UWG trotzdem.

Abmeldung und Absender

Jeder Newsletter braucht nach Art. 3 Abs. 1 lit. o UWG einen Hinweis auf eine problemlose und kostenlose Möglichkeit, weitere Sendungen abzulehnen. Laut BAKOM muss diese Möglichkeit bei jeder Nachricht bestehen, und der Absender muss darauf hinweisen. In der Praxis dient dazu ein Abmeldelink. Dazu kommt der korrekte Absender. Laut BAKOM muss eine Person eindeutig bestimmbar sein, und das Verschleiern des Absenders ist verboten.

Auch das DSG spricht für eine konsequente Abmeldung. Eine Persönlichkeitsverletzung liegt nach Art. 30 Abs. 2 lit. b DSG insbesondere vor, wenn Personendaten entgegen der ausdrücklichen Willenserklärung der betroffenen Person bearbeitet werden. Wer sich abgemeldet hat und trotzdem weiter Newsletter erhält, kann ein solcher Fall sein.

• Der Abmeldelink steht in jedem Newsletter, gut sichtbar.
• Die Abmeldung funktioniert ohne Login und ohne Begründung.
• Abmeldungen per Antwort-E-Mail werden ebenfalls umgesetzt.
• Als Absender erscheint der Verein mit einer gültigen Kontaktadresse.

Informieren nach Art. 19 DSG

Bei der Anmeldung beschafft der Verein Personendaten. Er muss deshalb nach Art. 19 DSG mindestens über seine Identität und Kontaktdaten, den Bearbeitungszweck und gegebenenfalls die Empfänger der Daten informieren, bei einer Bekanntgabe ins Ausland auch über den Staat. In der Praxis geschieht das mit einem kurzen Hinweis beim Anmeldeformular und einem Link auf die Datenschutzerklärung der Vereinswebsite. Was dort stehen sollte, erklärt der Ratgeber Website für einen Verein erstellen.

Sammeln Sie nur, was Sie für den Newsletter brauchen. In der Regel reicht die E-Mail-Adresse, allenfalls ein Name für die Anrede. Nach Art. 6 Abs. 3 DSG dürfen Personendaten nur zu einem bestimmten und für die betroffene Person erkennbaren Zweck beschafft werden.

Mitglieder, Gönner und Interessierte

Die Empfängerliste eines Vereins ist oft gemischt. Es lohnt sich, die Gruppen zu trennen:

• Mitglieder: Vereinsinterne Mitteilungen im Rahmen des Vereinszwecks. Für werbende Inhalte die Bedingungen des UWG einhalten.
• Gönner und Spender: Sie sind nicht automatisch Mitglieder. Holen Sie für den Newsletter eine Einwilligung ein.
• Interessierte: Nur mit Anmeldung über ein Formular oder eine andere nachweisbare Einwilligung.

Vorsicht ist bei Rundmails aus dem eigenen Postfach geboten. Laut EDÖB sollten E-Mails an alle Mitglieder im Blindkopie-Verfahren versendet werden. So sehen die Empfänger die Adressen der anderen nicht. Die Weitergabe einer Mitgliederliste an andere Mitglieder braucht laut EDÖB die vorgängige Einwilligung jedes Mitglieds und einen klar definierten Zweck, Kundenwerbung gehört nicht dazu. Ein Dachverband gilt als Dritter, ihm dürfen Mitgliederdaten nur mit Einwilligung oder gestützt auf die Statuten bekanntgegeben werden.

Versanddienst, Ausland und Datensicherheit

Wer einen Newsletter-Dienst nutzt, überträgt ihm in der Regel die Bearbeitung der Empfängerliste. Nach Art. 9 DSG ist das zulässig, wenn der Dienst die Daten nur so bearbeitet, wie der Verein selbst es dürfte, und wenn sich der Verein vergewissert hat, dass er die Datensicherheit gewährleisten kann. Halten Sie das in einem Vertrag fest.

Speichert der Dienst die Daten im Ausland, gilt Art. 16 DSG: Ohne Feststellung eines angemessenen Schutzes durch den Bundesrat braucht es geeignete Garantien, etwa vom EDÖB anerkannte Standarddatenschutzklauseln. Für die USA hat der Bundesrat entschieden, dass ab dem 15. September 2024 Daten an Unternehmen übermittelt werden dürfen, die nach dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert sind. Nennen Sie den Staat in der Datenschutzerklärung (Art. 19 Abs. 4 DSG).

Schützen Sie den Zugang zum Versanddienst und zur Liste. Das DSG verlangt eine dem Risiko angemessene Datensicherheit (Art. 8 DSG). Allgemeine Hinweise für kleine Organisationen finden Sie im Ratgeber nDSG für KMU: Checkliste.

Empfängerliste pflegen und löschen

Personendaten werden nach Art. 6 Abs. 4 DSG vernichtet oder anonymisiert, sobald sie für den Zweck nicht mehr erforderlich sind. Wer sich abmeldet oder aus dem Verein austritt, gehört deshalb nicht mehr auf die Liste, es sei denn, er hat den Newsletter ausdrücklich weiter abonniert. Ob Sie einen Nachweis über eine Abmeldung aufbewahren, damit die Adresse nicht versehentlich wieder hinzugefügt wird, klären Sie im Vorstand und nennen es in der Datenschutzerklärung.

Betroffene haben nach Art. 25 DSG ein Auskunftsrecht. Laut EDÖB ist die Auskunft in der Regel innert 30 Tagen und kostenlos zu erteilen. Sie können zudem verlangen, dass unrichtige Daten berichtigt werden (Art. 32 Abs. 1 DSG).

Checkliste vor dem ersten Versand

1. Zweck festlegen: Worüber informiert der Newsletter, und an wen geht er?
2. Gruppen trennen: Mitglieder, Gönner und Interessierte getrennt führen.
3. Einwilligung einholen: Eigenes Formular oder nicht vorausgefülltes Kästchen, Zeitpunkt festhalten.
4. Bestätigungslink einrichten: Als Nachweis, dass die Adresse der Person gehört.
5. Hinweis beim Formular: Verantwortlicher, Zweck, Empfänger, Link zur Datenschutzerklärung (Art. 19 DSG).
6. Nur nötige Felder: E-Mail-Adresse, allenfalls Name.
7. Absender prüfen: Verein mit gültiger Kontaktadresse.
8. Abmeldelink testen: Kostenlos, ohne Login, sofort wirksam.
9. Versanddienst klären: Vertrag, Speicherort, Garantien bei Ausland (Art. 9 und 16 DSG).
10. Zugänge schützen: Starke Passwörter, nur Personen mit Aufgabe im Verein.
11. Rundmails vermeiden: Falls doch, nur in Blindkopie.
12. Liste pflegen: Abmeldungen und Austritte umsetzen, Anfragen innert 30 Tagen beantworten.

Und Meyssens?

Meyssens ist ein Einzelunternehmen in Lausen BL ohne Kunden und Referenzen. Den Newsletter mit Anmeldung über einen Bestätigungslink richten wir individuell auf Anfrage ein, ebenso die Website für Vereine mit dem Anmeldeformular. Die Umfragen und Abstimmungen sind in der Pilotphase. Welche Inhalte Sie verschicken und an wen, entscheidet Ihr Vorstand. Ein Werkzeug kann Einwilligung und Abmeldung technisch abbilden, die rechtliche Einordnung im Einzelfall ersetzt es nicht.