Website für einen Verein erstellen: was braucht es praktisch und rechtlich?

Was eine Vereinswebsite leisten soll

Wer eine Website für einen Verein erstellen will, denkt zuerst an Gestaltung und Baukasten. Wichtiger sind zwei andere Fragen: Was sollen Mitglieder, Interessierte und Gönner auf der Seite finden, und wer hält sie aktuell, auch nach dem nächsten Vorstandswechsel? Dazu kommen einige rechtliche Punkte, vor allem beim Datenschutz. Für Vereine in der Schweiz gelten das Vereinsrecht im Zivilgesetzbuch (Art. 60 ff. ZGB) und das Datenschutzgesetz (DSG), das seit dem 1. September 2023 in der revidierten Fassung in Kraft ist.

Dieser Ratgeber geht beides durch: zuerst die praktische Seite, dann Impressum, Datenschutzerklärung, Mitgliederdaten und eingebundene Dienste. Am Schluss steht eine Anleitung in zehn Schritten.

Welche Inhalte auf die Website gehören

Eine Vereinswebsite muss nicht gross sein. Sie sollte aber die Fragen beantworten, die sonst per Telefon oder E-Mail beim Vorstand landen. Hilfreich ist eine kurze Liste fester Bereiche:

• Startseite: In ein bis zwei Sätzen, wer der Verein ist und was er tut, dazu die nächsten Anlässe.
• Anlässe und Termine: Datum, Ort, Zeit und ob eine Anmeldung nötig ist. Vergangene Termine gehören ins Archiv oder werden entfernt.
• Mitglied werden: Beitrag, Ablauf der Aufnahme und ein Kontaktweg. Wer über die Aufnahme entscheidet, steht in Ihren Statuten. Sagen diese nichts, beschliesst die Vereinsversammlung darüber (Art. 65 Abs. 1 ZGB).
• Vorstand und Kontakt: Funktionen und eine Kontaktadresse. Private Telefonnummern und Wohnadressen der Vorstandsmitglieder braucht es dafür nicht.
• Dokumente: Statuten und Reglemente, die Interessierte vor dem Beitritt lesen sollen.
• Rechtliches: Datenschutzerklärung und Angaben zum Verein, von jeder Seite aus erreichbar.

Protokolle der Generalversammlung, Mitgliederlisten und interne Unterlagen gehören nicht auf die öffentliche Seite. Dazu mehr im Abschnitt zu den Mitgliederdaten.

Wer die Website pflegt und wie Zugänge übergeben werden

Die häufigste Schwäche von Vereinswebsites ist nicht die Technik, sondern die Pflege. Oft weiss nur eine Person, wie die Seite aktualisiert wird. Tritt sie zurück, veraltet die Website. Planen Sie deshalb von Anfang an:

• Zuständigkeit: Legen Sie im Vorstand fest, wer Inhalte pflegt und wer sie freigibt.
• Zugänge auf den Verein: Domain, Hosting und Konten sollten auf den Verein lauten oder über eine Vereinsadresse laufen, nicht über das private Konto eines Mitglieds.
• Übergabe: Halten Sie fest, welche Zugänge es gibt und wo die Liste liegt. Bei einem Wechsel im Vorstand werden Passwörter geändert und alte Zugänge entfernt.
• Mehrere Personen: Mindestens zwei Personen sollten Inhalte bearbeiten können.

Das ist auch eine Frage der Datensicherheit: Das DSG verlangt geeignete technische und organisatorische Massnahmen, die dem Risiko angemessen sind (Art. 8 DSG). Zugänge, die bei ehemaligen Vorstandsmitgliedern bleiben, passen nicht dazu.

Braucht eine Vereinswebsite ein Impressum?

Für Angaben zum Anbieter einer Website ist vor allem das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) einschlägig. Nach Art. 3 Abs. 1 lit. s UWG handelt unlauter, wer Waren, Werke oder Leistungen im elektronischen Geschäftsverkehr anbietet und dabei unter anderem keine klaren und vollständigen Angaben über seine Identität und seine Kontaktadresse einschliesslich der E-Mail-Adresse macht.

Ob Ihr Verein darunter fällt, hängt davon ab, was er auf der Website anbietet. Verkauft er online Tickets, Fanartikel oder Kurse, kann die Bestimmung anwendbar sein. Bei einer reinen Informationsseite ist das weniger klar und im Einzelfall zu prüfen. Für die Praxis ist die Frage meist nicht entscheidend: Auch die Datenschutzerklärung muss die Identität und die Kontaktdaten des Verantwortlichen nennen (Art. 19 Abs. 2 lit. a DSG). Eine Seite mit dem Namen des Vereins, der Postadresse und einer E-Mail-Adresse deckt die Angaben zu Identität und Kontakt ab, die beide Bestimmungen nennen.

Gibt es auf der Website einen Bestellvorgang, verlangt Art. 3 Abs. 1 lit. s UWG zudem Hinweise zu den technischen Schritten bis zum Vertragsabschluss, Mittel zum Korrigieren von Eingabefehlern und eine unverzügliche elektronische Bestätigung der Bestellung.

Datenschutzerklärung: was hinein muss

Sobald eine Vereinswebsite Personendaten beschafft, etwa über ein Kontaktformular, eine Anmeldung zu einem Anlass oder einen Newsletter, gilt die Informationspflicht nach Art. 19 DSG. Der Verein informiert die betroffenen Personen angemessen und teilt ihnen mindestens mit:

• die Identität und die Kontaktdaten des Verantwortlichen,
• den Bearbeitungszweck,
• gegebenenfalls die Empfängerinnen und Empfänger oder deren Kategorien,
• bei einer Bekanntgabe ins Ausland den Staat und gegebenenfalls die Garantien (Art. 19 Abs. 4 DSG).

Der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) empfiehlt in seinem Merkblatt zu Datenschutzerklärungen im Internet weitere Angaben: welche Personendaten erhoben werden, wie lange sie aufbewahrt werden, welche Dienste Dritter wie Analysewerkzeuge, Social Plugins oder Karten eingebunden sind und über welche Kontaktadresse Fragen zur Datenbearbeitung gestellt werden können. Die Erklärung muss mit den tatsächlichen Bearbeitungen übereinstimmen und von jeder Seite aus leicht erreichbar sein. Ist die Website mehrsprachig, sollte die Erklärung auch in diesen Sprachen vorliegen. Allgemeine Formulierungen wie «unter Umständen bearbeiten wir Ihre Daten» sind laut EDÖB zu vermeiden.

Kopieren Sie deshalb keine fremde Vorlage, ohne sie anzupassen. Klären Sie zuerst, welche Formulare, Karten, Videos oder Statistikwerkzeuge Ihre Seite tatsächlich verwendet. Wer als private Person vorsätzlich nicht informiert, kann nach Art. 60 DSG auf Antrag mit Busse bis 250 000 Franken bestraft werden.

Mitgliederdaten, Protokolle und Fotos

Der EDÖB hat eigene Hinweise zum Datenschutz in Vereinen veröffentlicht. Für die Website sind diese Punkte zentral:

• Verantwortung: Der Vorstand ist dafür zuständig, dass Mitgliederdaten datenschutzkonform verwendet werden. Er darf nur Daten verlangen, die in direktem Zusammenhang mit dem Vereinszweck in den Statuten stehen.
• Veröffentlichung: Laut EDÖB birgt die Veröffentlichung von Daten im Internet ein erhöhtes Risiko einer Persönlichkeitsverletzung. Ein passwortgeschützter Mitgliederbereich ist oft die bessere Lösung.
• Protokolle: Ein Protokoll der Generalversammlung sollte nur den Mitgliedern zugänglich sein, nicht der Öffentlichkeit.
• Fotos: Grundlage für die Veröffentlichung ist in der Regel die Einwilligung der abgebildeten Personen. Sie kann jederzeit widerrufen werden. Besteht kein anderer Rechtfertigungsgrund, sind die Fotos dann unverzüglich zu entfernen.
• Rechte der Betroffenen: Mitglieder können Auskunft, Berichtigung und Löschung verlangen. Die Auskunft ist laut EDÖB in der Regel innert 30 Tagen und kostenlos zu erteilen. Der Verein braucht dafür einen einfachen Weg, etwa eine Kontaktadresse auf der Website.

Was das Datenschutzgesetz allgemein von kleinen Organisationen verlangt, fasst unser Ratgeber nDSG für KMU: Checkliste zusammen.

Hosting, Formulare und eingebundene Dienste

Kaum eine Vereinswebsite kommt ohne fremde Dienste aus: Hosting, Formulardienst, Newsletter-Werkzeug, Kartendienst oder eingebettete Videos. Datenschutzrechtlich sind das oft Auftragsbearbeiter. Der Verein darf ihnen die Bearbeitung übertragen, wenn die Daten so bearbeitet werden, wie er selbst es tun dürfte, und er muss sich vergewissern, dass der Dienst die Datensicherheit gewährleisten kann (Art. 9 DSG).

Liegen die Daten im Ausland, kommt Art. 16 DSG dazu: Eine Bekanntgabe ist zulässig, wenn der Bundesrat dem Staat einen angemessenen Schutz bescheinigt hat oder geeignete Garantien bestehen, etwa vom EDÖB anerkannte Standarddatenschutzklauseln. Für die USA hat der Bundesrat am 14. August 2024 entschieden, dass ab dem 15. September 2024 Daten an Unternehmen übermittelt werden dürfen, die nach dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert sind. Prüfen Sie bei jedem Dienst, wo er die Daten speichert, und nennen Sie das in der Datenschutzerklärung.

Für eingebundene Dienste wie Analysewerkzeuge, Social Plugins oder Karten soll die Datenschutzerklärung laut EDÖB angeben, welche Daten an sie übertragen werden und wie die Nutzenden dieser Übermittlung widersprechen können. Verwenden Sie deshalb nur, was Sie wirklich brauchen.

Schritt für Schritt zur Vereinswebsite

1. Ziel klären: Wen soll die Website erreichen, und welche Fragen soll sie beantworten?
2. Bereiche festlegen: Startseite, Anlässe, Mitglied werden, Vorstand und Kontakt, Dokumente, Rechtliches.
3. Zuständigkeit bestimmen: Wer pflegt Inhalte, wer gibt sie frei, wer ist Stellvertretung?
4. Domain und Hosting auf den Verein: Konten über eine Vereinsadresse, Zugänge dokumentiert.
5. Dienste prüfen: Für jeden Dienst Speicherort, Vertrag und Zweck notieren (Art. 9 und 16 DSG).
6. Formulare sparsam: Nur Felder, die für den Zweck nötig sind.
7. Datenschutzerklärung schreiben: Mindestangaben nach Art. 19 DSG, passend zu den tatsächlichen Bearbeitungen.
8. Angaben zum Verein: Name, Postadresse und E-Mail-Adresse gut sichtbar, bei Online-Verkauf die Punkte nach Art. 3 Abs. 1 lit. s UWG.
9. Interne Inhalte schützen: Protokolle, Mitgliederlisten und Kontaktdaten nur in einem geschützten Bereich.
10. Übergabe planen: Einmal im Jahr, etwa vor der Generalversammlung, Inhalte, Zugänge und Datenschutzerklärung durchsehen.

Und Meyssens?

Meyssens ist ein Einzelunternehmen in Lausen BL ohne Kunden und Referenzen. Die Website für Vereine richten wir individuell auf Anfrage ein, ebenso den Newsletter. Die Umfragen und Abstimmungen sind in der Pilotphase. Die Datenschutzerklärung und die Entscheidung, was öffentlich erscheint, bleiben Sache Ihres Vorstands. Ein Werkzeug kann die Pflege erleichtern, aber es ersetzt diese Klärung nicht.