Unbezahlte Arztrechnung: Wie mahnt eine Praxis korrekt?

Wer die Arztrechnung schuldet

Ob eine Praxis überhaupt bei der Patientin oder beim Patienten mahnt, hängt vom Abrechnungssystem ab. Haben Versicherer und Leistungserbringer nichts anderes vereinbart, schulden die Versicherten der Praxis die Vergütung und haben ihrerseits Anspruch auf Rückerstattung durch die Krankenkasse. Das ist das System des Tiers garant (Art. 42 Abs. 1 KVG), das nach dem KVG die Regel ist. Im System des Tiers payant schuldet dagegen der Versicherer die Vergütung (Art. 42 Abs. 2 KVG). Der FMH-Leitfaden hält fest, dass der Tiers payant heute mehrheitlich angewendet wird und das Einverständnis der Patientin oder des Patienten voraussetzt.

Dieser Ratgeber betrifft Rechnungen, die die Patientin oder der Patient selbst bezahlen muss, also vor allem den Tiers garant. Das KVG erlaubt zudem, dass die versicherte Person ihren Rückerstattungsanspruch der Praxis abtritt (Art. 42 Abs. 1 KVG). Ob das im Einzelfall eine Lösung ist, klären Sie mit der Patientin oder dem Patienten.

Bevor es zur Mahnung kommt

Der FMH-Leitfaden beschreibt, dass sich offene Rechnungen bei einzelnen Patientinnen und Patienten häufen können. Er nennt Wege, wie sich Praxen zumindest teilweise schützen können:

• Kürzere Intervalle bei der Fakturierung, damit sich keine grossen Beträge ansammeln.
• Bar- oder Vorauszahlung in geeigneten Fällen.
• Verweigerung weiterer Behandlung bei offenen Rechnungen, ausser bei Notfällen.
• Kontakt mit dem Sozialamt, wenn jemand in finanziellen Schwierigkeiten ist, und nur mit Einverständnis der betroffenen Person.

Eine klare Rechnung beugt ebenfalls Rückfragen vor. Die Praxis muss eine detaillierte und verständliche Rechnung zustellen und alle Angaben machen, die zur Überprüfung der Vergütung nötig sind (Art. 42 Abs. 3 KVG).

Mahnung und Verzug nach Obligationenrecht

Ist eine Forderung fällig, setzt erst die Mahnung des Gläubigers den Schuldner in Verzug (Art. 102 Abs. 1 OR). Wurde ein bestimmter Verfalltag verabredet, tritt der Verzug schon mit Ablauf dieses Tages ein (Art. 102 Abs. 2 OR). Ob ein auf der Rechnung aufgedrucktes Zahlungsziel als verabredeter Verfalltag gilt, ist im Einzelfall zu prüfen. Wer sicher gehen will, mahnt ausdrücklich und setzt eine neue Frist.

• Verzugszins: Wer mit einer Geldschuld in Verzug ist, schuldet Verzugszinsen von fünf Prozent pro Jahr (Art. 104 Abs. 1 OR). Von Verzugszinsen dürfen keine Verzugszinsen berechnet werden (Art. 105 Abs. 3 OR).
• Weiterer Schaden: Einen grösseren Schaden als die Zinsen kann der Gläubiger nur unter den Voraussetzungen von Art. 106 OR verlangen.
• Mahngebühren: Das OR nennt im Verzugsrecht Zinsen und Schadenersatz, aber keine pauschalen Mahngebühren. Ob eine Gebühr verlangt werden darf, hängt von der Vereinbarung mit der Patientin oder dem Patienten ab und ist im Einzelfall zu prüfen.

Was in die Mahnung gehört und was nicht

Die ursprüngliche Rechnung enthält nach dem FMH-Leitfaden Diagnosen nach dem «Tessiner Code», die Kennnummer der Versichertenkarte und die AHV-Nummer. Die Mahnung muss das nicht wiederholen. Sie dient nur dazu, eine bestimmte Rechnung in Erinnerung zu rufen. Unsere Empfehlung für den Inhalt:

• Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und offener Betrag
• eine neue, konkrete Zahlungsfrist mit Datum
• Zahlungsangaben und eine Kontaktmöglichkeit für Rückfragen oder eine Ratenvereinbarung
• keine Diagnose, keine Leistungen, keine Angaben zur Behandlung

Die Mahnung geht an die Person, die die Rechnung schuldet, und nicht an Angehörige oder eine gemeinsame Adresse, wenn das nicht abgesprochen ist. Das Berufsgeheimnis gilt nach dem FMH-Leitfaden auch gegenüber Angehörigen.

Mahnstufen und Verjährung

Wie oft gemahnt werden muss, schreibt das Gesetz nicht vor. Ein Beitrag auf dem KMU-Portal des Bundes empfiehlt bei Zahlungsverzug, zuerst nachzufragen und dann ein bis drei Mahnschreiben zu verschicken, bevor ein Betreibungsbegehren folgt.

Wichtig ist die Verjährung: Forderungen aus «ärztlicher Besorgung» verjähren mit Ablauf von fünf Jahren (Art. 128 Ziff. 3 OR), gerechnet ab der Fälligkeit (Art. 130 OR). Die Mahnung gehört nicht zu den Gründen, die das Gesetz für eine Unterbrechung nennt. Unterbrochen wird die Verjährung unter anderem durch eine Anerkennung der Forderung, zum Beispiel eine Abschlagszahlung, und durch eine Schuldbetreibung (Art. 135 OR).

Vor der Betreibung: das Berufsgeheimnis klären

Hier liegt der wichtigste Unterschied zu den meisten anderen Betrieben. Ärztinnen und Ärzte unterstehen dem Berufsgeheimnis nach Art. 321 StGB. Schon die Tatsache, dass ein Behandlungsverhältnis besteht, ist geschützt. Wer ein Betreibungsbegehren stellt, gibt dem Betreibungsamt genau das bekannt. Der FMH-Leitfaden und die Datenschutzbeauftragte des Kantons Zürich halten deshalb fest: Für die Einleitung einer Betreibung braucht es die Einwilligung der betroffenen Person oder eine Entbindung durch die kantonale Aufsichtsbehörde, meist die Gesundheitsdirektion.

• Kantonale Ausnahmen: Einzelne Kantone, laut FMH zum Beispiel Schaffhausen und Basel-Stadt, erlauben in ihrem Gesundheitsgesetz die nötigen Angaben gegenüber Betreibungs- und Gerichtsbehörden ohne vorgängige Entbindung. Die Regel ist je nach Kanton unterschiedlich.
• Beispiel Zürich: Die Gesundheitsdirektion stellt ein eigenes Formular für die Entbindung zum Inkasso bereit. Das begründete Gesuch kann nur die schweigepflichtige Medizinalperson selbst stellen; einzureichen ist es per Post oder über eine HIN-gesicherte E-Mail-Adresse. Das Verfahren dauert laut Kanton in der Regel zwei Wochen.
• Überwiegendes Interesse: Nach dem FMH-Leitfaden hat das Bundesgericht das Interesse der Ärztin oder des Arztes, ein offenes Honorar zu betreiben, als überwiegendes Interesse anerkannt (BGE 142 II 307).

So läuft die Betreibung ab

Liegt die Entbindung oder Einwilligung vor, folgt das Verfahren nach dem Schuldbetreibungs- und Konkursgesetz (SchKG):

1. Betreibungsbegehren schriftlich oder mündlich an das Betreibungsamt am Wohnsitz der Schuldnerin oder des Schuldners (Art. 46 und 67 SchKG). Laut KMU-Portal des Bundes geht das auch digital über EasyGov.swiss.
2. Zahlungsbefehl: Das Amt fordert die Person auf, innert 20 Tagen zu zahlen (Art. 69 SchKG).
3. Rechtsvorschlag: Die betriebene Person kann innert zehn Tagen nach Zustellung Rechtsvorschlag erheben (Art. 74 SchKG). Der Rechtsvorschlag stellt die Betreibung ein (Art. 78 SchKG). Die Praxis muss ihren Anspruch dann im Zivilprozess geltend machen oder die Rechtsöffnung verlangen (Art. 79 ff. SchKG). Die provisorische Rechtsöffnung setzt eine unterschriebene Schuldanerkennung voraus (Art. 82 SchKG).
4. Fortsetzungsbegehren: frühestens 20 Tage nach Zustellung des Zahlungsbefehls; das Recht erlischt ein Jahr nach der Zustellung (Art. 88 SchKG).

Der Beitrag auf dem KMU-Portal weist darauf hin, dass sich ein Verfahren meist nicht lohnt, wenn es teurer ist als die Forderung. Bei kleinen Beträgen kann ein Gespräch oder eine Ratenvereinbarung nach unserer Einschätzung der bessere Weg sein.

Inkassobüro und externe Abrechnungsstelle

Viele Praxen möchten das Mahnwesen auslagern. Der EDÖB hält in seinem Merkblatt zu Patientenformularen fest, dass eine vorgängige Einwilligung der Patientinnen und Patienten in die Weitergabe eines allfälligen Inkassoverfahrens an ein Drittunternehmen unzulässig ist. Eine solche Klausel im Anmeldeformular genügt also nicht. Rechnungen durch ein Drittunternehmen ausstellen zu lassen, ist nach dem EDÖB grundsätzlich denkbar, wenn die Patientin oder der Patient informiert wird, welche Daten der Dritte erhält. Der FMH-Leitfaden verlangt bei der Abrechnung über eine Ärztekasse oder andere Abrechnungsstelle eine Entbindung durch die Patientin oder den Patienten. Für die Weitergabe einer konkreten, unbezahlten Rechnung an ein Inkassobüro gelten nach unserem Verständnis dieselben Regeln wie für die Betreibung; das ist im Einzelfall zu prüfen.

Checkliste: unbezahlte Arztrechnung Schritt für Schritt

1. Abrechnungssystem prüfen: Tiers garant oder Tiers payant? Wer schuldet den Betrag?
2. Offene Posten regelmässig auswerten, mit Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Fälligkeit.
3. Zahlungserinnerung sachlich und ohne Behandlungsangaben verschicken, mit neuer Frist.
4. Mahnung mit konkretem Datum, Hinweis auf Verzugszins nur, wenn Sie ihn auch verlangen.
5. Gespräch anbieten: Ratenzahlung, Abtretung des Rückerstattungsanspruchs oder, mit Einverständnis, Kontakt zum Sozialamt.
6. Verjährung im Blick behalten: fünf Jahre für Forderungen aus ärztlicher Besorgung.
7. Vor der Betreibung: kantonale Regel zum Berufsgeheimnis klären, Einwilligung oder Entbindung einholen.
8. Betreibungsbegehren am Wohnsitz der Schuldnerin oder des Schuldners einreichen und die Fristen des SchKG notieren.

Und Meyssens?

Meyssens ist ein Einzelunternehmen in Lausen (BL) und hat noch keine Kunden. Wir planen einen Mahnentwurf für Arztpraxen: Er liest eine Liste offener Rechnungen und schreibt sachliche Entwürfe mit Rechnungsnummer, Datum, Betrag und neuer Frist, ohne Angaben zur Behandlung. Die Praxis entscheidet über jede Mahnung und versendet sie selbst; eine Weitergabe an ein Inkassobüro oder eine Betreibung übernimmt der Baustein nicht. Er ist individuell auf Anfrage und noch nirgends im Einsatz. Weil er mit Rechnungsdaten arbeitet, empfehlen wir ihn erst, wenn geklärt ist, wie ein externer Dienstleister unter dem Berufsgeheimnis eingebunden wird. Den Zusammenhang mit den übrigen Werkzeugen zeigt die Seite Arztpraxen digital.