Mahnentwurf für Arztpraxen
Der Baustein erkennt überfällige Rechnungen im System Tiers garant und schreibt sachliche Mahnentwürfe ohne Angaben zur Behandlung. Die Praxis entscheidet, ob gemahnt wird. Wir empfehlen ihn erst, wenn die Rechtslage zum Berufsgeheimnis für die Praxis geklärt ist.
Beispiel
Offene Rechnungen · Tiers garant
- Rechnung 2026-0412fällig seit 34 Tagen · CHF 186.40
- Rechnung 2026-0398Ratenvereinbarung · zurückgestellt
Entwurf Zahlungserinnerung
Unsere Rechnung Nr. 2026-0412 vom … über CHF 186.40 ist noch offen. Bitte überweisen Sie den Betrag bis …
Keine Angaben zur Behandlung im Text. Erfundene Beispieldaten.
Beispielansicht, wie das Produkt aussehen könnte. Das Produkt ist in Planung.
Wer was übernimmt
Heute von Hand
Im System Tiers garant, das nach dem KVG die Regel ist, geht die Rechnung an die Patientin oder den Patienten (FMH-Leitfaden, Kapitel 4.8). Bleibt sie unbezahlt, sucht jemand im Praxisteam die offenen Posten heraus und schreibt Mahnungen einzeln. Dabei ist Vorsicht geboten: Schon das Bestehen einer Behandlungsbeziehung kann nach dem EDÖB Rückschlüsse auf die Gesundheit erlauben, und das Berufsgeheimnis nach Art. 321 StGB gilt auch für die Hilfspersonen der Ärztin oder des Arztes (FMH-Leitfaden, Kapitel 7.1). Wie externe Dienstleister dabei einzuordnen sind, beantwortet der Leitfaden nicht ausdrücklich.
Das übernimmt der Baustein
Der Baustein liest eine Liste der offenen Rechnungen aus der Praxissoftware, mit Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Fälligkeit. Ist eine Rechnung überfällig, erscheint sie in einer Liste, und der Baustein schreibt einen sachlichen Mahnentwurf: Rechnungsnummer, Datum, Betrag, neue Zahlungsfrist, keine Diagnose, keine Leistungen. Die Praxis sieht die Entwürfe gesammelt, kann einzelne zurückstellen, etwa bei einer Ratenvereinbarung, und druckt oder versendet die freigegebenen selbst. Der Baustein zeigt, wann eine zweite Mahnung fällig wäre, wiederum als Entwurf. Eine Weitergabe an ein Inkassobüro gehört nicht dazu.
Das entscheiden Sie
Ob und wann gemahnt wird, entscheidet die Praxis, auch bei Härtefällen und Ratenvereinbarungen. Jeder Entwurf wird geprüft und von der Praxis selbst versendet. Bevor echte Rechnungsdaten verarbeitet werden, klären wir mit der Praxis, wie ein externer Dienstleister unter dem Berufsgeheimnis eingebunden wird. Der Kanton Zürich beschreibt dafür IT-Dienstleister als mögliche Hilfspersonen mit Geheimhaltungsvereinbarung und vertraglich geregelter Bearbeitung.
Entwürfe ja, automatischer Versand nein. Jeder Baustein bereitet vor: Entwürfe, Listen und Hinweise. Was Ihren Betrieb verlässt, gibt ein Mensch frei.
Für wen
Für Arztpraxen, die im System Tiers garant abrechnen und Mahnungen heute von Hand schreiben.
Aufwand: klein (Einschätzung)
Das ist eine Einschätzung aus unserer Recherche, keine gemessene Grösse. Belegte Schweizer Zahlen dazu, wie viel Handarbeit in diesem Ablauf heute anfällt, gibt es nicht. Den tatsächlichen Aufwand bestimmt vor allem, welche Software Sie heute nutzen und welche Exporte sie bietet.
Daten und Schutz
Name, Adresse, Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeit. Weil bei einer Arztpraxis schon die Behandlungsbeziehung sensibel ist, behandeln wir diese Daten als besonders schützenswert. Der Entwurf enthält keine Angaben zur Behandlung. Der Baustein setzt eine Liste der offenen Rechnungen als Export voraus; ob die Praxissoftware einen solchen Export bietet, ist noch zu klären.
- Vertrag zur Auftragsbearbeitung, bevor echte Daten verarbeitet werden
- Hosting in der Schweiz
- Datenminimierung: nur die Angaben, die der Ablauf wirklich braucht
Weitere Bausteine und passende Seiten
Alle zehn geplanten Bausteine für Arztpraxen und drei Abläufe stehen auf der Branchenseite.
Online-Terminanfrage für Arztpraxen
Patientinnen und Patienten fragen einen Termin über ein kurzes Formular an, ohne Feld für Beschwerden. Die Anfrage landet in einer geordneten Liste mit einem Entwurf für die Antwort. Das Praxisteam wählt den Termin und gibt die Antwort frei.
Mehr erfahren In PlanungDienstplan und Materialbestellung für Arztpraxen
Der Baustein schlägt Dienstpläne für das Praxisteam nach Pensum und Abwesenheiten vor und erstellt Bestelllisten, sobald Verbrauchsmaterial den Mindestbestand erreicht. Patientendaten braucht er keine. Die Praxis entscheidet über Einsätze und Bestellungen.
Mehr erfahrenPatientenformulare und Datenschutz
Was eine Praxis fragen darf und wann es eine Einwilligung braucht.
WeiterlesenHäufige Fragen
Stehen Diagnosen oder Leistungen in der Mahnung?
Nein. Der Entwurf nennt Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Frist. Was über die Behandlung bekannt ist, bleibt in der Praxis.
Darf die Praxis die Weitergabe an ein Inkassobüro im Voraus vereinbaren?
Der EDÖB hält in seinem Merkblatt zu Patientenformularen fest, dass eine vorgängige Einwilligung in die Weitergabe eines allfälligen Inkassoverfahrens an ein Drittunternehmen unzulässig ist. Der Baustein übernimmt keine Weitergabe an ein Inkassobüro.
Warum empfehlen Sie den Baustein nicht sofort?
Weil er mit Rechnungsdaten arbeitet und das Berufsgeheimnis auch für Hilfspersonen gilt. Wie ein externer Dienstleister eingebunden wird, klären wir mit jeder Praxis vor dem Einsatz. Das ist keine Rechtsberatung.
Quellen und Hinweis
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