Sitzungsprotokoll und Pendenzenliste
Bau- und Planersitzungen mit einer festen Vorlage protokollieren: Beschlüsse, Pendenzen mit Verantwortlichen und Termin. Offene Punkte wandern automatisch in das nächste Protokoll. Aufnahmen oder KI-Transkripte gehören nicht dazu, ausser alle Beteiligten willigen ein.
Beispiel
Bausitzung 7 · Schulhaus Rheinweg
- Farbkonzept Fassade bemusternArchitektur · bis 12.11.
- Offerte Elektro nachreichenElektroplanung · überfällig
- Zufahrt Baustelle klärenBauleitung · übernommen aus Sitzung 6
Erfundenes Projekt. Keine Aufnahme, kein Transkript.
Beispielansicht, wie das Produkt aussehen könnte. Das Produkt ist in Planung.
Wer was übernimmt
Heute von Hand
Protokolle werden nach der Sitzung aus Notizen abgetippt, Pendenzen stehen verstreut in mehreren Dokumenten. Vor der nächsten Sitzung sucht jemand zusammen, was erledigt ist. Wer für welchen Punkt zuständig war, ist nicht immer klar.
Das übernimmt der Baustein
Eine Protokollvorlage pro Projekt mit Teilnehmenden, Traktanden, Beschlüssen und Pendenzen. Jede Pendenz hat eine verantwortliche Stelle und einen Termin. Der Baustein übernimmt offene Pendenzen in das nächste Protokoll, zeigt überfällige Punkte und bereitet den Versand an den Verteiler als Entwurf vor.
Das entscheiden Sie
Die protokollführende Person hält fest, was beschlossen wurde, und gibt das Protokoll frei. Termine und Zuständigkeiten legen die Beteiligten in der Sitzung fest. An den Verteiler geht das Protokoll erst nach Freigabe.
Entwürfe ja, automatischer Versand nein. Jeder Baustein bereitet vor: Entwürfe, Listen und Hinweise. Was Ihren Betrieb verlässt, gibt ein Mensch frei.
Für wen
Für Architekturbüros in Projektleitung und Bauleitung mit regelmässigen Sitzungen. Für Büros, die Pendenzen über mehrere Projekte im Blick behalten möchten.
Aufwand: klein bis mittel (Einschätzung)
Das ist eine Einschätzung aus unserer Recherche, keine gemessene Grösse. Belegte Schweizer Zahlen dazu, wie viel Handarbeit in diesem Ablauf heute anfällt, gibt es nicht. Den tatsächlichen Aufwand bestimmt vor allem, welche Software Sie heute nutzen und welche Exporte sie bietet.
Daten und Schutz
Protokolle enthalten Namen und Funktionen der Teilnehmenden. Aufnahmen und KI-Transkripte nur mit Einwilligung aller Beteiligten und mit Vertrag.
- Vertrag zur Auftragsbearbeitung, bevor echte Daten verarbeitet werden
- Hosting in der Schweiz
- Datenminimierung: nur die Angaben, die der Ablauf wirklich braucht
Weitere Bausteine für Architekturbüros
Ausgewählt für diese Branche, mit Ablauf-Grafik und Beispiel auf der Branchenseite.
Zeiterfassung nach Projekt und Phase
Stunden werden direkt dem Projekt und der Phase zugeordnet, am Computer oder unterwegs auf dem Handy. Am Monatsende liegt ein Rapport pro Projekt und Phase als Entwurf bereit. Er dient als Grundlage für Zeithonorar und Akontorechnung.
Mehr erfahren In PlanungAkontorechnung aus Stunden
Aus dem freigegebenen Monatsrapport entsteht ein Entwurf für die Akonto- oder Honorarrechnung, mit Stunden, Ansätzen und bisherigen Zahlungen. Die Projektleitung prüft die Berechnung und gibt die Rechnung frei. Verschickt wird sie vom Büro selbst.
Mehr erfahrenQuellen und Hinweis
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