Digitale Unterstützung für Architekturbüros in der Schweiz

Was im Büroalltag Zeit bindet

Belegte Branchenzahlen zum Zeitaufwand in Schweizer Architekturbüros haben wir nicht gefunden. Die folgende Beschreibung ist eine Plausibilitätsannahme aus typischen Abläufen, keine Erhebung.

Ausschreibungen finden und prüfen

Öffentliche Aufträge sind für viele Büros ein wichtiger Teil des Geschäfts, sei es als Planerauftrag oder als Wettbewerb. Wer sie gewinnen will, muss sie zuerst finden. Die zentrale Plattform dafür ist simap.ch. Danach beginnt die eigentliche Arbeit: Passt der Auftrag zum Büro? Welche Eignungskriterien gelten? Reicht die Zeit bis zur Eingabe? Diese Prüfung ist anspruchsvoll, und sie fällt oft genau dann an, wenn laufende Projekte die volle Aufmerksamkeit verlangen.

Ein möglicher Ablauf vom Fund bis zum Entscheid

Viele Büros arbeiten ohne festen Ablauf für Ausschreibungen. Das führt dazu, dass gute Gelegenheiten zu spät bemerkt oder zu lange geprüft werden. Ein einfacher Ablauf in fünf Schritten kann helfen:

1. Sichten: Einmal pro Woche neue Ausschreibungen durchgehen und nur nach Thema und Region vorsortieren.
2. Kurzprüfung: Für jede interessante Ausschreibung den Check unten in wenigen Minuten ausfüllen.
3. Unterlagen beziehen: Nach der Registrierung auf simap die vollständigen Dokumente herunterladen und die Fragen im Forum verfolgen.
4. Entscheiden: An einem festen Termin im Team Go oder No-Go beschliessen und das Datum festhalten.
5. Rückblick: Nach dem Zuschlag kurz notieren, was gut lief und was nicht, auch bei einer Absage.

Der Wert eines solchen Ablaufs liegt weniger in der Zeitersparnis als in der Verlässlichkeit: Niemand muss sich merken, ob eine Ausschreibung schon jemand angeschaut hat.

Bauherrenfragen und Änderungswünsche

Bauherrschaften fragen nach dem Stand des Projekts, nach Kosten, nach dem nächsten Schritt oder bringen Änderungswünsche ein. Vieles kommt per E-Mail, verteilt über den Tag. Manche Fragen wiederholen sich von Projekt zu Projekt, etwa zum Ablauf der Baueingabe oder zu benötigten Unterlagen. Andere betreffen Vertrag und Verantwortung und brauchen eine sorgfältige, individuelle Antwort.

Änderungswünsche geordnet festhalten

Änderungswünsche der Bauherrschaft wirken sich oft auf Kosten, Termine und manchmal auf Bewilligungen aus. Wer sie nur im E-Mail-Verlauf hat, verliert leicht den Überblick. Bewährt hat sich, jeden Wunsch kurz mit Datum, Inhalt, Auswirkung und Entscheid festzuhalten und diese Liste regelmässig mit der Bauherrschaft abzugleichen. Das ist keine rechtliche Vorgabe, sondern gute Praxis, die spätere Missverständnisse verhindert.

Rechtlicher Rahmen in Kürze

BöB und IVöB: Schwellenwerte

Für Beschaffungen des Bundes gilt das Bundesgesetz über das öffentliche Beschaffungswesen (BöB), für Kantone die Interkantonale Vereinbarung (IVöB) mit den kantonalen Ausführungsbestimmungen. Welches Verfahren angewendet wird, hängt vom Auftragswert ab. Für Dienstleistungen, also auch für Planerleistungen, gelten ausserhalb des Staatsvertragsbereichs folgende Schwellenwerte ohne Mehrwertsteuer, wie sie etwa der Kanton Wallis und der Kanton Basel-Landschaft (für 2026/27) aufführen:

• unter CHF 150'000: freihändiges Verfahren möglich
• unter CHF 250'000: Einladungsverfahren
• ab CHF 250'000: offenes oder selektives Verfahren

Im Staatsvertragsbereich liegt der Schwellenwert für Dienstleistungen bei den Kantonen bei CHF 350'000. Wie Gemeinden einzuordnen sind, ist zwischen den Quellen nicht eindeutig: Die Angaben aus Basel-Landschaft und dem Wallis widersprechen sich. Offen ist auch, ob Planerleistungen in einzelnen Kantonen wie Bauleistungen behandelt werden. Prüfen Sie deshalb immer die Angaben in der konkreten Ausschreibung und die Regeln Ihres Kantons.

Fristen und Rechtsmittel

Als Faustregel nennt das KMU-Portal des Bundes eine Angebotsfrist von 40 Tagen im offenen und 25 Tagen im selektiven Verfahren. Kantonale Regeln können abweichen, und massgeblich ist immer die Frist in der Ausschreibung selbst.

Gegen einen Zuschlag des Bundes kann innert 20 Tagen ab Eröffnung der Verfügung Beschwerde geführt werden. Einen Fristenstillstand gibt es dabei nicht (Art. 56 BöB). Wer die Ferienzeit einplant, verliert also unter Umständen das Rechtsmittel. Unsere Quelle für den Gesetzestext ist eine nicht rechtsverbindliche Wiedergabe. Für kantonale Verfahren gelten die kantonalen Regeln.

simap.ch

simap.ch ist die elektronische Plattform für öffentliche Ausschreibungen und kostenlos. Für das Herunterladen der Dokumente, das Fragenforum und die Einreichung von Angeboten ist eine Registrierung nötig. Weitere Funktionen und Schnittstellen haben wir nicht geprüft und machen dazu keine Aussagen.

SIA 142 und SIA 118

Architekturwettbewerbe nach der Ordnung SIA 142 suchen die beste Lösung für eine Aufgabe, ohne dass der Preis bewertet wird. Wer den Wettbewerb gewinnt, hat normalerweise Anspruch auf einen Folgeauftrag. Das unterscheidet den Wettbewerb grundlegend von einer Offertausschreibung.

In der Bauausführung ist die Rolle der Bauleitung wichtig. Nach Art. 33 Abs. 2 der Norm SIA 118 darf der Unternehmer davon ausgehen, dass die Bauleitung die Bauherrschaft vertreten darf. Die Honorarordnungen sehen eine solche Vertretungsbefugnis laut WEKA meist nicht vor. Daraus kann eine Lücke entstehen, die im Vertrag mit der Bauherrschaft geklärt werden sollte.

Datenschutz im Büro

Auch Architekturbüros bearbeiten Personendaten: Kontaktdaten von Bauherrschaften, Korrespondenz, Pläne von Privatwohnungen. Dafür gilt das revidierte Datenschutzgesetz. Für KI-Anwendungen gilt es nach dem EDÖB direkt, und Nutzende sollen wissen, dass sie mit einer Maschine kommunizieren. Einen Überblick über die Pflichten gibt unser Ratgeber nDSG für KMU.

Wie Meyssens-Bausteine helfen könnten

Ausschreibungs-Radar (in Planung)

Das Büro hinterlegt einmal seine Schwerpunkte, etwa Schulbauten, Wohnungsbau oder Umbauten im Bestand, und die Regionen, in denen es tätig ist. Zu Wochenbeginn liegt eine Liste neuer passender Ausschreibungen bereit, jeweils mit Link zur Originalquelle. Das Team entscheidet, welche es genauer prüft. Ob und wie ein solcher Radar auf simap zugreifen darf, klären wir anhand der Nutzungsbedingungen von simap, bevor wir dazu etwas versprechen.

Mail-Assistent (in Planung) und Website-Chatbot (Pilotphase)

Ein Mail-Assistent könnte Anfragen von Bauherrschaften nach Projekt und Thema ordnen und für wiederkehrende Fragen, etwa zu benötigten Unterlagen für die Baueingabe, einen Entwurf aus freigegebenen Textbausteinen vorschlagen. Die Projektleitung prüft, ergänzt und sendet selbst. Ein Chatbot auf der Website könnte allgemeine Fragen zum Büro und zum typischen Projektablauf beantworten und gibt sich dabei als Maschine zu erkennen.

Newsletter (in Planung) und Umfragen (Pilotphase)

Ein Newsletter kann über abgeschlossene Projekte oder Wettbewerbserfolge informieren, an Personen, die sich angemeldet haben. Eine kurze Umfrage nach Projektabschluss kann zeigen, wie die Bauherrschaft die Zusammenarbeit erlebt hat.

Grenzen

• Kein Werkzeug entscheidet über die Teilnahme an einer Ausschreibung. Das bleibt ein Entscheid des Büros.
• Fristen werden immer in der Originalausschreibung geprüft, nie nur in einer Zusammenfassung.
• Keine Aussagen zu Vertrag, Haftung oder Vertretung gegenüber der Bauherrschaft.
• Ein Mensch prüft jede Antwort, bevor sie hinausgeht.

Zum Mitnehmen: Ausschreibungs-Check in 10 Punkten

Mit dieser Liste prüfen Sie eine Ausschreibung, bevor Sie Zeit in ein Angebot investieren. Sie ersetzt nicht das Lesen der Unterlagen, sorgt aber dafür, dass nichts Wichtiges übersehen wird.

1. Auftraggeber und Gesetz: Wer schreibt aus, und gilt BöB oder IVöB mit kantonalem Recht?
2. Verfahrensart: Freihändig, Einladung, offen oder selektiv?
3. Auftragswert und Schwelle: Passt das Verfahren zum Schwellenwert, und liegt der Auftrag im Staatsvertragsbereich?
4. Fristen im Kalender: Fragenforum, Eingabe, Präsentation, alle Daten direkt aus der Ausschreibung eintragen.
5. Eignungskriterien: Erfüllt das Büro Referenzen, Kapazität und Qualifikationen?
6. Zuschlagskriterien: Wie werden Preis, Qualität und weitere Kriterien gewichtet?
7. Wettbewerb nach SIA 142: Handelt es sich um einen Wettbewerb, und ist ein Folgeauftrag vorgesehen?
8. Unterlagen und Verantwortliche: Wer erstellt welchen Teil des Angebots bis wann?
9. Go/No-Go mit Datum: Bis wann fällt der Entscheid, ob das Büro teilnimmt?
10. Beschwerdefrist: Wie lange kann ein Zuschlag angefochten werden? Beim Bund 20 Tage ohne Fristenstillstand.

Quellen und Hinweis

• Kanton Wallis, Nationale Schwellenwerte
• Kanton Basel-Landschaft, Schwellenwerte 2026/27
• KMU-Portal des Bundes, Teilnahme an einer Ausschreibung
• droit-bilingue.ch, Art. 56 ff. BöB (nicht rechtsverbindlich)
• WEKA, Architekturwettbewerbe: Architektenvertrag und Wettbewerb
• WEKA, Bauherrschaft: ihre Rolle in der Bauausführung
• EDÖB, AI and data protection