Gästemeldung im Hotel: welche Daten sind zu erfassen und wohin gehen sie?

Bund und Kanton regeln gemeinsam

Wer Gäste gegen Entgelt beherbergt, muss in der Schweiz Daten über die Gäste erfassen und der zuständigen Behörde melden. Diese Pflicht kann zwei Grundlagen haben. Der Bund verlangt eine Meldung für ausländische Gäste, gestützt auf das Ausländer- und Integrationsgesetz (AIG). Kantone können zusätzlich eine Gästekontrolle für alle Gäste vorschreiben, etwa in ihren Gastgewerbe- oder Polizeigesetzen, und bestimmen, wie und wohin gemeldet wird. In den drei hier beschriebenen Kantonen ist das der Fall.

Deshalb gibt es keine einheitliche Antwort auf die Frage, welche Felder ein Meldeschein enthalten muss und wie er übermittelt wird. Dieser Ratgeber zeigt, was im Bundesrecht steht, was der Bundesrat 2026 vorgeschlagen hat, und was in den Kantonen Basel-Stadt, Schaffhausen und Zürich gilt. Für diese drei Kantone haben wir die offiziellen Unterlagen gelesen. Andere Kantone haben wir nicht geprüft.

Was das Bundesrecht verlangt

Art. 16 AIG lautet: «Wer Ausländerinnen oder Ausländer gewerbsmässig beherbergt, muss sie der zuständigen kantonalen Behörde melden.» Das Verfahren steht in Art. 18 der Verordnung über Zulassung, Aufenthalt und Erwerbstätigkeit (VZAE):

• Meldeschein: Wer eine Ausländerin oder einen Ausländer gegen Entgelt beherbergt, füllt einen Meldeschein gemäss den Angaben im Ausweispapier aus.
• Unterschrift: Die beherbergte Person unterschreibt den Meldeschein und legt dafür ihre Ausweispapiere vor.
• Übermittlung: Der Meldeschein geht an die zuständige kantonale Behörde.
• Gruppen: Bei Gruppen erfolgt die Meldung durch eine Liste, die die verantwortliche Reiseleitung unterschreibt.

Welche Behörde zuständig ist und in welcher Form der Meldeschein übermittelt wird, legt das Bundesrecht nicht fest. Das bestimmt der Kanton.

Reform 2026: Meldung über eine nationale Lösung

Am 26. August 2026 hat der Bundesrat eine Vernehmlassung zu einer Änderung der VZAE eröffnet. Sie geht auf die Motion 21.4426 «Schluss mit dem Meldeschein-Chaos in der Beherbergung» zurück. Laut der Medienmitteilung des Bundesrats soll das Meldewesen für die Beherbergung schweizweit digitalisiert werden:

• Beherbergende sollen Meldungen elektronisch und ohne Unterschrift des Gastes übermitteln können.
• Sie sollen prüfen, ob die Angaben des Gastes mit dem vorgelegten Ausweis übereinstimmen.
• Die nationale Lösung soll auf der Plattform EasyGov umgesetzt werden. Kantone mit funktionierenden digitalen Meldesystemen können diese weiter nutzen.
• Die Kantone bleiben für die Umsetzung zuständig.

Die Vernehmlassung dauert bis zum 27. November 2026. Es handelt sich um einen Vorschlag, nicht um geltendes Recht. Bis eine Änderung in Kraft tritt, gilt Art. 18 VZAE in der heutigen Fassung. Wie die Kantone die Unterschrift bei elektronischen Meldungen handhaben, ist unterschiedlich: Schaffhausen etwa verzichtet darauf.

Basel-Stadt: tägliche Erfassung im Meldesystem

Im Kanton Basel-Stadt steht die Gästekontrolle in § 35 des Gastgewerbegesetzes. Seit dem 25. August 2022 lautet die Bestimmung: «Die Beherbergungsbetriebe sind verpflichtet, die Meldedaten ihrer Gäste vollständig und wahrheitsgetreu täglich im dafür vorgesehenen Meldesystem zu erfassen.»

Als Beherbergungsbetriebe gelten nach § 10 desselben Gesetzes insbesondere Hotels jeder Art und Pensionen mit jeweils mehr als sechs Betten. Welche Felder das Meldesystem verlangt und wie der Zugang funktioniert, regelt das Gesetz nicht im Einzelnen. Das klären Sie bei der zuständigen kantonalen Stelle.

Schaffhausen: elektronischer Meldeschein bis 2 Uhr

Im Kanton Schaffhausen ist nach Art. 18 des Gastgewerbegesetzes über die Beherbergung eine Gästekontrolle zu führen, und die Gäste haben den Meldeschein wahrheitsgetreu auszufüllen. Die Schaffhauser Polizei darf jederzeit Einsicht nehmen und täglich Berichte über Ankunft und Aufenthalt verlangen. Auf den 1. Februar 2024 hat der Kanton die Meldung auf ein elektronisches Verfahren über das Portal gast.sh.ch umgestellt. Die Broschüre von Schaffhauser Polizei und Volkswirtschaftsdepartement (Stand November 2023) nennt:

• Übermittlung: täglich bis 2 Uhr, entweder per Schnittstelle aus der Hotelsoftware, als Sammelmeldung mit Excel oder als Einzelmeldung im Portal.
• Jeder Gast einzeln: Pro Gast ist ein Meldeschein auszufüllen.
• Pflichtangaben: Ankunft, Abreise, Zimmernummer, Familienname, Vorname, Geschlecht, Geburtsdatum, Nationalität, Adresse, PLZ, Ort, Land des Wohnorts, Ausweisart, Ausweisnummer, Fahrzeugkennzeichen und ob Kurtaxe geschuldet ist.
• Erleichterungen: Der Gast muss nicht mehr unterschreiben, und die Aufbewahrungspflicht für Meldescheine in Papierform entfällt.
• Kurtaxe: Die gemeldeten Daten dienen auch der Kurtaxenabrechnung, die quartalsweise erfolgt.
• Ferienwohnungen und Plattformen: Auch die Vermietung von Ferienwohnungen und von Privatwohnungen über Online-Plattformen untersteht nach der Broschüre der Meldepflicht.

Zürich: Gästekontrolle nach Polizeigesetz

Im Kanton Zürich stützt sich die Pflicht auf § 21 Abs. 4 des Polizeigesetzes: Die Beherbergungsbetriebe führen eine Gästekontrolle und stellen Meldescheine aus, die der Polizei zum Zweck der Identitätsfeststellung zur Verfügung zu stellen sind. Das Merkblatt der Stadtpolizei Zürich «Rechtliche Informationen für Beherbergende» hält fest:

• Die Pflicht gilt für Privatpersonen und juristische Personen.
• Auch wer eine Wohnung über eine Online-Plattform gewerbsmässig und gegen Entgelt vermietet, ist meldepflichtig.
• Die Meldungen sind elektronisch vorzunehmen. Die Anmeldeformulare gibt die Kantonspolizei Zürich ab.

Welche Felder im Zürcher System verlangt werden, nennt das Merkblatt nicht. Das klären Sie bei der Anmeldung bei der Kantonspolizei.

Andere Kantone: je nach Kanton unterschiedlich

Für die übrigen Kantone machen wir keine Angaben, weil wir die Unterlagen nicht geprüft haben. Aus den drei Beispielen lässt sich aber ablesen, wonach Sie fragen sollten: Rechtsgrundlage, zuständige Stelle, Meldesystem oder Formular, Frist für die Übermittlung, verlangte Felder, Aufbewahrung von Papierscheinen und Verbindung zur Kurtaxe oder Gästetaxe. Die Antworten geben die Kantonspolizei, die Gastgewerbebehörde oder die Tourismusorganisation Ihres Kantons.

Schritt für Schritt: Gästemeldung einrichten

1. Zuständige Stelle klären: Bei Kantonspolizei oder Gastgewerbebehörde nachfragen, welches Meldesystem gilt und ob der Betrieb sich registrieren muss.
2. Felder abgleichen: Die verlangten Pflichtangaben mit dem Check-in-Formular und der Hotelsoftware vergleichen.
3. Ausweis prüfen: Die Angaben gemäss Ausweispapier erfassen, wie es Art. 18 VZAE für ausländische Gäste verlangt.
4. Unterschrift klären: Prüfen, ob Ihr Kanton die Unterschrift des Gastes noch verlangt oder darauf verzichtet, wie Schaffhausen beim elektronischen Meldeschein.
5. Frist einhalten: Einen festen Ablauf für die tägliche Übermittlung festlegen, auch am Wochenende und bei späten Anreisen.
6. Gruppen regeln: Festlegen, wer die Liste bei Gruppen erstellt und wer sie unterschreibt.
7. Ferienwohnungen nicht vergessen: Auch Wohnungen, die über Plattformen vermietet werden, können meldepflichtig sein.
8. Reform verfolgen: Das Ergebnis der Vernehmlassung zur VZAE abwarten und den Ablauf anpassen, sobald neue Regeln gelten.

Meldedaten und Datenschutz

Meldedaten enthalten Ausweisnummern, Geburtsdaten und Adressen. Für ihre Bearbeitung gilt das Datenschutzgesetz (DSG). Nach Art. 6 DSG dürfen Personendaten nur zu einem bestimmten und für die betroffene Person erkennbaren Zweck beschafft und nur so bearbeitet werden, wie es mit diesem Zweck vereinbar ist. Sie sind zu vernichten oder zu anonymisieren, sobald sie für den Zweck nicht mehr erforderlich sind. Nach Art. 8 DSG braucht es eine dem Risiko angemessene Datensicherheit.

Daraus folgt nach unserer Einschätzung: Daten, die Sie für die Gästemeldung erheben, gehören nicht automatisch in die Adressliste für einen Newsletter. Wer Gäste später per E-Mail informieren möchte, klärt die Voraussetzungen dafür separat, zum Beispiel mit einer Anmeldung zum Newsletter. Mehr dazu in unserer nDSG-Checkliste für KMU. Wie lange Sie Meldedaten in der Hotelsoftware aufbewahren dürfen oder müssen, kann je nach Kanton unterschiedlich sein und ist im Einzelfall zu prüfen.

Und Meyssens?

Meyssens ist ein Einzelunternehmen in Lausen (BL) und hat noch keine Kunden. Die Gästemeldung selbst läuft über Ihre Hotelsoftware oder das Meldesystem des Kantons, dafür bieten wir nichts an. Für Hotels und Gastronomie planen wir Werkzeuge rund um die Kommunikation: Der Website-Chatbot (Pilotphase) kann Fragen zum Check-in aus Ihren freigegebenen Inhalten beantworten, etwa welche Ausweise Gäste mitbringen sollen. Der Newsletter (individuell auf Anfrage) arbeitet nur mit Gästen, die sich selbst angemeldet und die Anmeldung bestätigt haben, und nicht mit Meldedaten.