Arbeitszeiterfassung in Pflegeheim und Spitex: was verlangt das Arbeitsgesetz?

Gilt das Arbeitsgesetz für Ihr Heim oder Ihre Spitex?

Wer «Zeiterfassung Pflege» sucht, will meist wissen, was das Gesetz wirklich verlangt und was nur Gewohnheit ist. Die Grundlage ist das Arbeitsgesetz (ArG) mit seinen Verordnungen. Es gilt grundsätzlich für alle Arbeitgeber in der Schweiz. Nicht unterstellt sind die Verwaltungen von Bund, Kantonen und Gemeinden (Art. 2 ArG) sowie öffentliche Anstalten, die ihnen gleichgestellt sind. Ein Merkblatt von ARTISET hält dazu fest, dass eine Einrichtung nur dann ausgenommen ist, wenn sie vollständig Teil einer öffentlichen Verwaltung und in diese hierarchisch und administrativ eingebunden ist. Heime, die von der Verwaltung unabhängig sind, unterstehen dem ArG, ausdrücklich genannt werden Alters-, Pflege- und Krankenheime.

Auch innerhalb eines unterstellten Betriebs gibt es Ausnahmen. Nicht unterstellt ist, wer eine höhere leitende Tätigkeit ausübt. Laut ARTISET legen die Gerichte das eng aus, meist betrifft es nur die oberste Leitung, nicht die Bereichs- oder Abteilungsleitungen. Für diese Personen gelten laut ARTISET die Vorschriften des ArG zum Gesundheitsschutz trotzdem. Ob Ihre Organisation oder einzelne Funktionen unterstellt sind, ist im Einzelfall zu prüfen, etwa bei einer Spitex, die als Teil einer Gemeindeverwaltung geführt wird.

Welche Angaben müssen erfasst werden?

Der Arbeitgeber muss Verzeichnisse oder Unterlagen führen, aus denen die für den Vollzug nötigen Angaben hervorgehen, und sie den Behörden zur Verfügung halten (Art. 46 ArG). Was darin stehen muss, zählt Art. 73 Abs. 1 der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV 1) auf, unter anderem:

• die Personalien sowie Art der Beschäftigung, Ein- und Austritt;
• die geleistete tägliche und wöchentliche Arbeitszeit mit Ausgleichs- und Überzeitarbeit sowie ihre Lage;
• die gewährten wöchentlichen Ruhe- oder Ersatzruhetage, soweit sie nicht regelmässig auf einen Sonntag fallen;
• Lage und Dauer der Pausen von einer halben Stunde und mehr;
• die nach Gesetz geschuldeten Lohn- und Zeitzuschläge.

Das SECO fasst es so zusammen: Für jede Person muss nachvollziehbar sein, wann sie gearbeitet, die Pausen bezogen und die Arbeit beendet hat. Laut der Wegleitung des SECO erlauben auch Gleitzeit, Jahresarbeitszeit oder eine monatliche Sollzeit nicht, auf die Aufzeichnung der individuell geleisteten Arbeitszeit zu verzichten. Die Aufzählung in Art. 73 ist nicht abschliessend.

Pausen: was gilt und was zählt als Arbeitszeit?

Art. 15 ArG schreibt Mindestpausen vor: eine Viertelstunde bei mehr als fünfeinhalb Stunden täglicher Arbeitszeit, eine halbe Stunde bei mehr als sieben Stunden und eine Stunde bei mehr als neun Stunden. Die Pausen sind um die Mitte der Arbeitszeit anzusetzen. Entsteht vor oder nach einer Pause ein Block von mehr als fünfeinhalb Stunden, ist dafür eine zusätzliche Pause zu gewähren (Art. 18 ArGV 1). «Pausen» ganz am Anfang oder am Ende der Arbeitszeit gelten laut SECO nicht als gewährt.

Für die Pflege besonders wichtig: Pausen gelten als Arbeitszeit, wenn die Mitarbeitenden ihren Arbeitsplatz nicht verlassen dürfen (Art. 15 Abs. 2 ArG). Arbeitsplatz ist dabei jeder Ort, an dem sie sich für die zugewiesene Arbeit aufhalten müssen (Art. 18 Abs. 5 ArGV 1). Muss jemand während der Pause auf der Abteilung bleiben, gilt die Pause laut Wegleitung des SECO zwar als gewährt, sofern man sich unter vertretbaren Bedingungen ausruhen und verpflegen kann, sie muss aber an die Arbeitszeit angerechnet werden. Das sollte die Erfassung sichtbar machen.

Sonderregeln für Heime und Spitex

Die Verordnung 2 zum Arbeitsgesetz (ArGV 2) enthält eigene Bestimmungen für Heime und für Spitex-Betriebe. Sie ändern nichts an der Pflicht zur Erfassung, aber sie bestimmen, welche Regeln Ihre Auswertung prüfen muss.

• Heime (Art. 16 ArGV 2): Heime dürfen Nacht- und Sonntagsarbeit ohne behördliche Bewilligung anordnen. Laut Wegleitung des SECO darf das Personal unter Bedingungen bis zu sieben aufeinanderfolgende Tage arbeiten, danach sind mindestens 83 zusammenhängende Stunden Ruhezeit zu gewähren. Die tägliche Ruhezeit darf auf 9 Stunden herabgesetzt werden, im Durchschnitt von zwei Wochen muss sie 12 Stunden betragen. Im Kalenderjahr sind mindestens 12 freie Sonntage zu gewähren, und der wöchentliche freie Halbtag kann für bis zu acht Wochen zusammengefasst werden.
• Spitex (Art. 17 ArGV 2): Spitex-Betriebe dürfen Nacht- und Sonntagsarbeit ohne Bewilligung anordnen, soweit das nötig ist, um die Pflege und Betreuung zu Hause zu gewährleisten. Die Sonderregel gilt für das Personal, das direkt oder indirekt für Pflege, Hauswirtschaft und Betreuung eingesetzt wird, nicht aber zum Beispiel für die Administration. Die übrigen Vorschriften zu Nacht- und Sonntagsarbeit bleiben anwendbar.

Die Begriffe sind weit gefasst. Bei Heimen zählen laut SECO alle Mitarbeitenden dazu, deren Dienstleistungen den Bewohnerinnen und Bewohnern zugutekommen, etwa auch das Küchenpersonal.

Wegzeit, Umkleiden und Weiterbildung

Als Arbeitszeit gilt die Zeit, während der sich jemand zur Verfügung des Arbeitgebers hält, unabhängig vom Ort (Art. 13 Abs. 1 ArGV 1). Der Weg zur Arbeit und zurück zählt grundsätzlich nicht. Muss jemand ausserhalb des üblichen Arbeitsortes arbeiten und wird der Weg dadurch länger als üblich, gilt die Differenz zur normalen Wegzeit als Arbeitszeit (Art. 13 Abs. 2 ArGV 1). Wie Fahrten zwischen Einsätzen bei Klientinnen und Klienten zu erfassen und anzurechnen sind, sollte der Betrieb klar regeln und im Zweifel mit dem kantonalen Arbeitsinspektorat klären.

Zwei weitere Punkte nennt die Wegleitung des SECO ausdrücklich. Umkleiden gehört zur Arbeitszeit, wenn es obligatorisch Teil des Arbeitsprozesses ist, etwa das Anziehen von Schutzausrüstung oder steriler Arbeitskleidung. Und Weiterbildung auf Anordnung des Arbeitgebers ist Arbeitszeit (Art. 13 Abs. 4 ArGV 1).

Papier, Tabelle oder App: welche Form ist zulässig?

Das Gesetz schreibt keine bestimmte Technik vor. Laut SECO heisst Arbeitszeiterfassung «nicht in jedem Fall Stempeluhr». Das Merkblatt zu den Modalitäten der Arbeitszeiterfassung nennt mehrere zulässige Formen:

• Von Hand oder in einer Tabelle: Die Mitarbeitenden tragen täglich Beginn, Pause und Ende ein.
• Elektronische Stempeluhr, auch gekoppelt an den Badge für das Gebäude.
• Erfassung per Smartphone: Das SECO beschreibt sie als ortsunabhängige Stempeluhr, die besonders für Mitarbeitende mit vielen Ausseneinsätzen sinnvoll sein kann. Für die mobile Zeiterfassung in der ambulanten Pflege ist das der naheliegende Weg.
• Fixer Schichtplan mit Abweichungen: Wird tatsächlich nach einem festen Schichtplan gearbeitet, kann dieser als Nachweis gelten. Abweichungen wie Schichttausch, Kurse oder verlängerte Tage müssen zusätzlich dokumentiert werden.

Wichtig auch für Heime: Nur die Abwesenheiten zu erfassen genügt laut SECO nicht. Wer mit Fixzeiten arbeitet, muss auch Plusstunden, die genaue Lage der Mehrstunden und verschobene Pausen festhalten.

Vereinfachte Erfassung oder Verzicht?

Seit 2016 gibt es zwei Ausnahmen. Bei der vereinfachten Erfassung nach Art. 73b ArGV 1 wird nur die täglich geleistete Arbeitszeit erfasst, bei Nacht- und Sonntagsarbeit zusätzlich Anfang und Ende. Sie setzt voraus, dass die Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten zu einem namhaften Teil selbst festsetzen können. In Betrieben mit weniger als 50 Mitarbeitenden kann sie individuell und schriftlich vereinbart werden, mit Hinweis auf die geltenden Arbeits- und Ruhezeitvorschriften und einem jährlich dokumentierten Gespräch zur Arbeitsbelastung.

Ein Verzicht auf die Erfassung nach Art. 73a ArGV 1 ist nur über einen Gesamtarbeitsvertrag möglich, für Personen mit grosser Autonomie und einem Bruttojahreseinkommen von mehr als 120 000 Franken, bei Teilzeit anteilsmässig, und mit schriftlicher Vereinbarung. Für Pflegepersonal, das nach Dienstplan arbeitet, dürften beide Ausnahmen selten passen, denn der Dienstplan bestimmt die Arbeitszeit. Prüfen Sie das im Einzelfall.

Aufbewahrung und Kontrolle

Verzeichnisse und Unterlagen sind nach Ablauf ihrer Gültigkeit mindestens fünf Jahre aufzubewahren (Art. 73 Abs. 2 ArGV 1). Die Behörden können Einsicht in weitere Unterlagen nehmen, soweit es für ihre Aufgabe nötig ist, und sie für Ermittlungen mitnehmen (Art. 73 Abs. 3 ArGV 1). Laut Wegleitung des SECO zu Art. 46 ArG dürfen elektronische Systeme die Kontrolle nicht behindern: Die Angaben müssen während der ganzen Aufbewahrungszeit schriftlich oder in einer vereinbarten Form vorgelegt werden können. Vor der Einführung einer neuen Software lohnt sich deshalb die Frage, wie ein Export für fünf Jahre lesbar bleibt.

Auch der Datenschutz spielt mit. Wer Arbeitszeiten aus Hilfsangaben ableitet, etwa aus dem Login am Computer oder dem Badge, muss die Mitarbeitenden laut SECO darüber informieren. Diese Daten dürfen nicht für andere Zwecke verwendet werden, eine unzulässige Überwachung ist zu vermeiden, und manuelle Ergänzungen müssen möglich sein. Mehr zu den Grundpflichten im nDSG-Ratgeber für KMU.

Checkliste: Zeiterfassung für Heim und Spitex

1. Unterstellung klären: Untersteht Ihre Organisation dem ArG, und welche Funktionen sind ausgenommen?
2. Sonderregeln bestimmen: Art. 16 ArGV 2 für Heime oder Art. 17 ArGV 2 für die Spitex, plus allfällige Regeln aus GAV oder Personalreglement.
3. Pflichtangaben abbilden: Beginn, Ende, Pausen ab 30 Minuten, Ruhetage, Überzeit und Zuschläge pro Person.
4. Pausenregel festlegen: Wann gilt eine Pause als Arbeitszeit, weil die Abteilung nicht verlassen werden darf?
5. Wegzeiten regeln: Wie werden Fahrten zwischen Einsätzen und verlängerte Arbeitswege erfasst?
6. Umkleiden und Weiterbildung als Arbeitszeit berücksichtigen, wo das zutrifft.
7. Form wählen: Papier, Terminal oder Smartphone, Hauptsache vollständig und nachvollziehbar.
8. Abweichungen vom Dienstplan zeitnah festhalten, nicht erst am Monatsende.
9. Mitarbeitende informieren, wie und wofür Zeitdaten verwendet werden.
10. Fünf Jahre aufbewahren und einen lesbaren Export für Kontrollen sicherstellen.

Und Meyssens?

Meyssens ist ein Einzelunternehmen in Lausen (BL) und hat noch keine Kunden. Die Arbeitszeiterfassung für Pflege und Spitex ist kein fertiges Produkt, sondern ein Baustein, den wir individuell auf Anfrage umsetzen. Vorgesehen ist: Mitarbeitende erfassen Beginn, Pausen und Ende am Handy oder Terminal, der Baustein vergleicht mit dem Dienstplan und markiert Lücken oder Abweichungen von Regeln, die Ihr Betrieb hinterlegt. Am Monatsende soll pro Person ein Abschluss als Entwurf bereitliegen. Welche Regeln gelten, entscheidet der Betrieb, der Baustein trifft keine arbeitsrechtliche Beurteilung, und die Freigabe bleibt bei der Teamleitung.

Wer die Zeiten erfasst, kann sie auch für die Abrechnung nutzen. Dazu passt die Vorprüfung der Leistungsabrechnung und der Ratgeber zur elektronischen Spitex-Abrechnung. Einen Überblick über alle Abläufe finden Sie auf der Seite Pflegeheim und Spitex.