Eintritt ins Pflegeheim: welche Unterlagen, Abklärungen und Kosten sind zu klären?

Was vor dem Eintritt zu klären ist

Ein Eintritt ins Pflegeheim kommt oft plötzlich, etwa nach einem Spitalaufenthalt. Dann müssen Angehörige in kurzer Zeit viel klären: Wer entscheidet, welches Heim in Frage kommt, welche Unterlagen gebraucht werden und wer welche Kosten trägt. Vieles davon ist bundesrechtlich geregelt, etwa die Beiträge der Krankenversicherung an die Pflege, die Grundzüge der Ergänzungsleistungen und die Vertretung urteilsunfähiger Personen im Zivilgesetzbuch (ZGB). Anderes ist je nach Kanton unterschiedlich, vor allem die Anmeldung, die Taxen für Pension und Betreuung und die Restfinanzierung.

Dieser Ratgeber folgt dem Ablauf von der Abklärung bis zum Heimvertrag. Als Beispiele für kantonale Regeln dienen die Merkblätter von Basel-Stadt und Zürich. Für Ihren Kanton lohnt sich ein Anruf bei der Gemeinde, der kantonalen Fachstelle für Alter und Pflege oder direkt beim Wunschheim.

Pflegebedarf abklären

Grundlage für die Pflegestufe ist die Ermittlung des Pflegebedarfs. Nach Art. 8a der Krankenpflege-Leistungsverordnung (KLV) erfolgt sie durch eine Pflegefachperson in Zusammenarbeit mit der betroffenen Person oder den Angehörigen. Sie umfasst die Beurteilung der Gesamtsituation und die Abklärung des Umfeldes und wird nach einheitlichen Kriterien auf einem einheitlichen Formular festgehalten, mit dem voraussichtlichen Zeitaufwand. Das Ergebnis geht zur Kenntnis an die Ärztin oder den Arzt. Seit dem 1. Juli 2024 können Abklärung, Beratung, Koordination und Grundpflege laut BAG auch ohne ärztliche Anordnung zulasten der Krankenversicherung erbracht werden, Untersuchung und Behandlung brauchen weiterhin eine ärztliche Anordnung.

Manche Kantone schalten vor den Eintritt eine behördliche Abklärung. In Basel-Stadt etwa kann man sich nicht direkt selbst in einem Pflegeheim anmelden. Das Gespräch mit der Abteilung Langzeitpflege des Gesundheitsdepartements ist obligatorisch (für Riehen und Bettingen ist die Fachstelle Alter der Gemeinde Riehen zuständig), die Möglichkeiten der Pflege zu Hause müssen ausgeschöpft sein, und die betroffene Person muss dem Eintritt zustimmen. Die Anfrage kann laut Merkblatt von der Person selbst, einer Vertretung oder Fachpersonen kommen, etwa Angehörigen, Beistand, Hausarzt, Spitalsozialdienst oder Spitex.

Heim wählen, besichtigen, Warteliste

Wie die Plätze vergeben werden, ist je nach Kanton unterschiedlich. Das Basler Merkblatt zum Anmelde- und Vermittlungsprozess (Version vom 1. Januar 2026) beschreibt folgende Grundsätze:

• Freie Heimwahl: Pflegebedürftige Personen wählen ihr Wunschheim selbst. Für spezialisierte Wohnformen, etwa bei Demenz, ist die Wahl auf geeignete Angebote beschränkt.
• Warteliste: Die Anmeldung erfolgt über die behördliche Pflegeberatung, die Reihenfolge richtet sich grundsätzlich nach dem Anmeldedatum.
• Provisorischer Eintritt: Ist im Wunschheim kein Platz frei, kann oder muss die Person vorübergehend in ein anderes Heim eintreten und wechselt, sobald ein Platz frei wird.
• Eintrittsplanung: Sie umfasst im Idealfall eine Besichtigung vor Ort, die Klärung finanzieller Fragen wie EL-Anmeldung und Sozialversicherungsansprüche, den individuellen Heimvertrag und allenfalls eine pflegerische Vorabklärung zu Hause oder im Spital.

Wo es kein solches System gibt, kann die Anmeldung direkt beim Heim möglich sein. Klären Sie das bei der Gemeinde oder beim Heim. Eine Besichtigung hilft, Zimmer, Tagesablauf und Ansprechpersonen kennenzulernen, bevor ein Vertrag unterschrieben wird.

Wer entscheidet? Patientenverfügung und Vertretung

Eine der wichtigsten Fragen beim Eintritt ist, wer die Person vertritt, falls sie nicht mehr urteilsfähig ist. Das ZGB kennt dafür mehrere Instrumente:

• Patientenverfügung (Art. 370 und 371 ZGB): Sie legt fest, welchen medizinischen Massnahmen die Person zustimmt, und kann eine Vertrauensperson bezeichnen. Sie muss schriftlich errichtet, datiert und unterzeichnet sein.
• Vorsorgeauftrag (Art. 360 und 361 ZGB): Er überträgt Personensorge, Vermögenssorge oder die Vertretung im Rechtsverkehr. Er ist von Hand zu schreiben, zu datieren und zu unterzeichnen oder öffentlich zu beurkunden.
• Gesetzliches Vertretungsrecht (Art. 374 ZGB): Ehegatten und eingetragene Partner, die im gemeinsamen Haushalt leben oder regelmässig und persönlich Beistand leisten, dürfen ohne Vorsorgeauftrag oder Beistandschaft das Nötige für den Unterhalt erledigen und Einkommen und Vermögen ordentlich verwalten.
• Medizinische Massnahmen (Art. 378 ZGB): Das Gesetz legt eine Reihenfolge fest, beginnend mit der Person aus Patientenverfügung oder Vorsorgeauftrag, dann Beistand mit entsprechendem Vertretungsrecht, Ehegatte oder eingetragene Partnerin, Person im gemeinsamen Haushalt, Nachkommen, Eltern und Geschwister, jeweils mit weiteren Voraussetzungen.

Nach dem Zürcher Leitfaden zum Erwachsenenschutzrecht für Pflegeheime (Stand 2012) soll nach dem kantonalen Patientengesetz beim Eintrittsgespräch abgeklärt werden, ob eine Patientenverfügung oder ein Vorsorgeauftrag besteht. Unterlagen sollen wenn möglich in die Dokumentation aufgenommen werden, sonst ist zumindest der Hinterlegungsort zu vermerken. Nicht immer ist dieselbe Person für Finanzen und für medizinische Fragen zuständig.

Heimvertrag und Betreuungsvertrag

Wird eine urteilsunfähige Person für längere Dauer in einer Wohn- oder Pflegeeinrichtung betreut, muss schriftlich ein Betreuungsvertrag festlegen, welche Leistungen die Einrichtung erbringt und welches Entgelt geschuldet ist (Art. 382 ZGB). Die Wünsche der Person sind so weit wie möglich zu berücksichtigen. Wer sie beim Abschluss vertritt, richtet sich nach den Regeln für medizinische Massnahmen. Handelt ein Beistand, braucht der Vertrag laut Zürcher Leitfaden zusätzlich die Zustimmung der Kindes- und Erwachsenenschutzbehörde (KESB), gestützt auf Art. 416 Abs. 1 Ziff. 2 ZGB.

Achten Sie beim Vertrag auf die Taxen, die enthaltenen Leistungen, Zusatzkosten und die Kündigungsfrist. Laut dem Basler Merkblatt ist ein Wechsel in ein anderes Heim gemäss Heimvertrag unter Berücksichtigung der Kündigungsfrist möglich. Wie lange die Frist ist, steht im jeweiligen Vertrag. Das Heim muss zudem die Persönlichkeit urteilsunfähiger Bewohnender schützen und Kontakte nach aussen fördern, und die freie Arztwahl ist gewährleistet, soweit nicht wichtige Gründe dagegen sprechen (Art. 386 ZGB).

Wer bezahlt was?

Die Rechnung eines Pflegeheims besteht grob aus zwei Teilen: den Kosten der Pflege und den Kosten für Unterkunft, Verpflegung und Betreuung.

• Pflege, Krankenversicherung: Die obligatorische Krankenpflegeversicherung zahlt pro Tag einen Beitrag nach Pflegebedarf in 12 Stufen zu je 20 Minuten, von 9.60 Franken bei bis zu 20 Minuten bis 115.20 Franken bei mehr als 220 Minuten (Art. 7a Abs. 3 KLV).
• Pflege, Eigenanteil: Die Bewohnerin oder der Bewohner zahlt höchstens 20 Prozent des höchsten Pflegebeitrags des Bundesrates (Art. 25a Abs. 5 KVG). Im Kanton Zürich etwa beträgt dieser Beitrag laut Kreisschreiben der Gesundheitsdirektion vom 26. August 2026 für 2027 höchstens 23 Franken pro Tag, in der tiefsten Stufe weniger.
• Pflege, Restfinanzierung: Den Rest der Pflegekosten deckt die öffentliche Hand, je nach Kanton der Kanton oder die Gemeinden (im Kanton Zürich die Gemeinden). Es gelten laut BAG die Regeln der Restfinanzierung des Standortkantons des Heims, unabhängig vom Wohnort.
• Pension und Betreuung: Diese Kosten trägt in der Regel die Bewohnerin oder der Bewohner selbst, die Regeln sind kantonal. Im Kanton Zürich etwa gehen Unterkunft, Verpflegung und Betreuung nach § 12 des Pflegegesetzes zulasten der Leistungsbezügerin oder des Leistungsbezügers, die Gemeinden können sie ganz oder teilweise übernehmen. Private Heime ohne Leistungsvereinbarung mit einer Gemeinde legen diese Taxen dort frei fest.

Wie hoch die gesamte Tagestaxe ist, hängt vom Heim, vom Zimmer und vom Kanton ab. Verlangen Sie vor dem Eintritt eine schriftliche Aufstellung der voraussichtlichen Kosten. Seit Oktober 2021 übernehmen die Krankenversicherer zudem Pflegematerial aus der Mittel- und Gegenständeliste einheitlich, wie das BAG festhält.

Ergänzungsleistungen und Hilflosenentschädigung

Reichen Rente und Vermögen nicht, helfen die Ergänzungsleistungen (EL). Laut dem Merkblatt 5.01 der AHV/IV (Stand 1. Januar 2025) gelten im Heim zusätzlich die Tagestaxe, für die der Kanton einen Höchstbetrag festlegen kann, und ein kantonaler Betrag für persönliche Auslagen als anerkannte Ausgaben. Weitere Punkte aus dem Merkblatt:

• Vermögensschwelle: Anspruch hat nur, wer nicht mehr als 100 000 Franken (Alleinstehende) oder 200 000 Franken (Ehepaare) Vermögen hat. Die selbstbewohnte Liegenschaft zählt dabei nicht.
• Vermögensverzehr: Bei Heimbewohnenden kann der angerechnete Teil des Vermögens je nach Kanton bis zu einem Fünftel betragen.
• Ehepaare: Lebt ein Ehegatte im Heim, wird die EL für beide einzeln berechnet.
• Anmeldung: Der Anspruch besteht grundsätzlich ab dem Monat, in dem die Anmeldung eingereicht wurde. Es lohnt sich also, sie früh bei der zuständigen EL-Stelle einzureichen. Ein- und Austritte im Heim sind zu melden.

Die Hilflosenentschädigung der AHV ist unabhängig von Einkommen und Vermögen. Sie setzt voraus, dass die Hilflosigkeit mindestens sechs Monate gedauert hat. Laut Merkblatt 3.01 (Stand 1. Januar 2026) beträgt sie 630 Franken pro Monat bei mittlerem und 1008 Franken bei schwerem Grad. Die Entschädigung leichten Grades gibt es nur bei einem Aufenthalt zu Hause.

Checkliste: Unterlagen für den Eintritt

Welche Unterlagen ein Heim verlangt, legt es selbst fest. In Basel-Stadt erhalten die Heime mit der Anmeldung laut Merkblatt unter anderem Angaben zur Person, Kontakte von Bezugs- und Vertretungspersonen, den Hausarzt, Angaben zur Kranken- und Sozialversicherung und den Pflegebedarfsnachweis. Die folgende Liste ist eine praktische Hilfe zum Bereitlegen, keine amtliche Vorgabe:

1. Ausweis und Versichertenkarte der Krankenversicherung, dazu Angaben zu Zusatzversicherungen.
2. Ärztliche Unterlagen: Medikamentenliste, Berichte, Kontakt der Hausärztin oder des Hausarztes.
3. Ergebnis der Pflegebedarfsabklärung oder, wo verlangt, der behördliche Pflegebedarfsnachweis.
4. Patientenverfügung und Vorsorgeauftrag im Original oder mit Angabe des Hinterlegungsorts.
5. Vertretung: Name und Kontakt der vertretungsberechtigten Personen, Entscheid der KESB bei einer Beistandschaft.
6. Finanzen: Rentenverfügungen der AHV und Pensionskasse, Vermögensübersicht, EL-Verfügung oder EL-Anmeldung.
7. Hilflosenentschädigung: bestehende Verfügung oder Anmeldung prüfen.
8. Heimvertrag: Taxordnung, Leistungen, Kündigungsfrist, unterschrieben von der berechtigten Person.
9. Wohnung und Post: Kündigungsfrist der bisherigen Wohnung, Adressänderung, Abonnemente.

Schritt für Schritt zum Heimeintritt

1. Kantonale Regeln klären: Gibt es eine obligatorische Abklärung oder eine zentrale Warteliste?
2. Pflegebedarf abklären lassen, etwa durch Spitex, Spital oder die zuständige Stelle.
3. Heime vergleichen und besichtigen, Wunschheim und Alternativen festlegen.
4. Kosten schriftlich einholen und mit Rente und Vermögen vergleichen.
5. EL und Hilflosenentschädigung prüfen und rechtzeitig anmelden.
6. Vertretung und Patientenverfügung klären, Dokumente bereitlegen.
7. Heimvertrag lesen und unterzeichnen, bei Urteilsunfähigkeit durch die berechtigte Person.
8. Eintritt planen: Termin, Möbel, Medikamente, Information an Ärztin und Spitex.

Und Meyssens?

Meyssens ist ein Einzelunternehmen in Lausen (BL) und hat noch keine Kunden. Für Heime bieten wir individuell auf Anfrage einen Baustein für Besichtigungen und Informationsgespräche an: Er ist kein fertiges Produkt. Vorgesehen ist, dass Angehörige online einen Termin wählen und Bestätigung und Erinnerung nur Datum, Ort und Ansprechperson enthalten. Die Buchung wäre keine Anmeldung und kein Eintrag auf einer Warteliste. Wo die Vermittlung über eine Behörde läuft, wie in Basel-Stadt, soll die Seite darauf verweisen.

Welche Daten ein Heim beim Eintritt erfasst und an wen es sie weitergibt, erklärt der Ratgeber Datenschutz in der Pflege. Einen Überblick über alle Abläufe finden Sie auf der Seite Pflegeheim und Spitex.